Как избавиться от страха внедрения ERP — советы директора практики 1C

Внедрение ERP-систем — это явление, которое остается для многих не до конца понятным, сложным и потому внушающим определенные опасения. Особенно это касается тех, кто связан с бизнесом, а не с IT-сферой. Ведь под термином «внедрение ERP» может скрываться как установка отдельного модуля, так и масштабная интеграция системы для целой группы компаний. Это и усиление контроля для топ-менеджмента, и усложнение процессов для рядовых сотрудников. Да, все это непросто, но разобраться можно. Главное — не поддаваться страху. Давайте рассмотрим четыре основные фобии, связанные с этим процессом.

Чего ждать и чего не ждать от внедрения ERP

ERP — это инструмент, который оптимизирует управление ресурсами компании, но он не является волшебной палочкой.

Чего ждать?

Если вы мыслите цифрами и показателями, например, увеличение выручки или прибыли, снижение затрат, повышение скорости процессов, уменьшение количества ошибок, то увидите реальные бизнес-эффекты: финансовые и операционные.

1. Улучшение процессов. Сокращение времени на обработку заказов, автоматизация учета и оптимизация логистики — реальные примеры влияния ERP.
2. Повышение прозрачности. Все операции фиксируются в единой системе, что улучшает контроль и отчетность.
3. Оптимизация затрат. Например, за счет уменьшения складских остатков или оптимизации закупок.

Чего не ждать?

1. Немедленных результатов. Первый ощутимый эффект проявляется через 6 месяцев после начала эксплуатации.
2. Глобальных изменений без усилий. ERP работает эффективно только при условии, что процессы компании рационально выстроены.
3. Простого универсального решения. Система требует адаптации под особенности вашего бизнеса, а не универсальных решений.
4. Что консультант все сделает. Нет, внешний эксперт лишь помогает вам сделать правильно.

Фобия 1: ERP — это дорого

Что на самом деле?

Да, внедрение ERP требует инвестиций. Но они точно возвращаются. Например, сеть производств, внедрив ERP, сократила неликвиды на 15% за счет более точного планирования, что позволило вернуть миллионы рублей в оборот.

Как сделать правильно?

1. Разделите проект на этапы. Начинайте с модулей, которые являются критичными для бизнеса или принесут максимальную выгоду. Например, для старта продаж в магазинах нужны касса и склад, а полноценный функционал ERP может подождать (это ни в коем случае не рекомендуемый сценарий, но на практике бывает всякое).
2. Измеряйте показатели (времени, стоимости, результативности и т.п.). Например, сократилась ли доля брака, ускорилась ли обработка заказов.
3. Обсудите возврат инвестиций. ROI проекта должен быть понятен всем участникам.

Фобия 2: Это займет слишком много времени

Что на самом деле?

Средний срок полного внедрения — от 9 до 12 месяцев. Он зависит от количества блоков, для отдельных модулей время сокращается. Например, процесс производства можно автоматизировать за 4 месяца, если отказаться от интеграции с другими системами (учет, продажи и т.п.). Разумное удлинение проекта может составлять до 15% от заложенного времени, причем обычно оно происходит не за счет технических этапов, а за счет изменения требований, корректировки задач и новых согласований.

Как сделать правильно?

1. Установите четкие сроки. Например, завершить этап по формированию финансовой отчетности за N месяцев. Как правило, все изменения и обновления сильно зависят от календаря сдачи отчетности.
2. Избегайте изменения целей и задач проекта. Четко фиксируйте цели на старте проекта и контролируйте, что задачи проекта им отражают.
3. Назначьте ответственных сотрудников. В команду проекта со стороны заказчика обязательно входят представители всех отделов, которые затрагивают изменения. Пример: сотрудник на складе вовлечен во внедрение функциональности управления остатками.
4. Будьте готовы к саботажу: обязательно кто-то будет противится изменениям из разных соображений (лень, страх большей прозрачности и контроля и т.д.).
5. Не забудьте про управление изменениями. С одной стороны, оно предполагает соблюдение процедуры управления изменениями непосредственно в процессе внедрения. С другой — более масштабную работу с персоналом внутри организации.

Фобия 3: ERP усложнит бизнес-процессы

Что на самом деле?

Если система не адаптирована под процессы компании, это действительно может привести к сложностям. У сотрудников сложится ощущение неудобства от использования, и они будут сопротивляться применению новых инструментов. Проблема адаптации снимается привлечением консультанта, который подсказывает, как эффективнее организовать процессы. Но даже в этом случае новые привычки работы формируются не сразу. Это сопротивление будет наименьшим у тех сотрудников, кто участвовал в анализе, проектировании, внедрении.

Как сделать правильно?

1. Тщательно анализируйте текущие процессы. Важно выявить структуру, эффективные и провальные этапы, а главное — точки улучшения. В упрощенном виде сводится к ответу на вопрос: что не работает сейчас и как это должно быть улучшено?
2. Используйте реальную базу данных для тестирования решения. Например, создайте в системе отчет по реальным продажам за месяц.
3. Обучайте сотрудников. ERP — это изменение, которое должно быть понято и принято всеми.

Фобия 4: Сотрудники отвлекаются от работы

Что на самом деле?

Сотрудники действительно вовлечены в проект, особенно на этапе тестирования. Однако этот процесс позволяет им лучше понять, как система будет работать.

Как сделать правильно?

1. Планируйте поэтапное внедрение. Минимизируйте влияние на основной бизнес за счет того, что весь массив действий разбивается на последовательность задач.
2. Подготовьте график обучения. Учитывайте загрузку сотрудников, чтобы не перегружать их.
3. Создайте группу поддержки. Пусть она решает вопросы, возникающие у пользователей, а также делает рассылку о ходе реализации, в том числе выделяя успехи сотрудников в рамках проекта.

Как понять, что ERP внедрена правильно?

1. Цели достигнуты. Если цель была сократить время на обработку заказов, проверьте, изменился ли этот показатель.
2. Система используется. Все ключевые модули активно задействованы, а сотрудники прошли обучение и работают с ERP. Стоит запрет на использование старых исторических методов — ручные подписи, согласования по почте и т.п.
3. Имеются измеримые результаты. Например, сократились производственные потери (простои, отходы на операциях, уровень НЗП, запасы склада, пересортица и недостачи) или рост удовлетворенности клиентов (подойдут стандартные индексы NPS, CSI и CSAT).
4. Система поддерживает развитие бизнеса. Возможности ERP должны совпадать с долгосрочными целями компании, включая масштабирование, например, поддержка ведения отчетности по МСФО в будущем.

Финальные советы

1. Ставьте конкретные задачи. Например, «уменьшить расходы на логистику на 10%».
2. Фокусируйтесь на ключевых процессах. Не пытайтесь внедрить все модули одновременно.
3. Доверяйте команде внедрения. Успех зависит от взаимодействия — консультанты и ваши сотрудники должны стать единой командой.
4. Подходите к проекту стратегически. ERP — это инструмент для роста, а не просто программа для учета.
5. Наведите порядок в процессах. Если порядок наведен, то внедрение ERP проходит гораздо безболезненнее.

Правильно внедренная ERP становится мощным драйвером для бизнеса, помогая не только решить текущие задачи, но и готовиться к будущим вызовам.