Как избежать лишних трат при автоматизации системы управления складом

Многие уверены — установка WMS системы управления складом всегда приводит к сокращению расходов. Но на практике оно может обернуться новыми издержками и непредвиденными тратами. Александр Сергеевич Павлов, гендиректор «Технологий учета», выделяет 4 основные причины, из-за которых так происходит и объяснят, как можно избежать лишних расходов. 

Нет четкой цели

Управления складом WMS решает конкретные задачи и адаптируется под особенности предприятия. Поэтому если нет понимания, для чего устанавливается ПО, как оно будет работать и какие функции будет выполнять, можно потратить деньги и время на исправление ошибок.

Чаще всего дополнительные траты возникают либо непосредственно во время, либо после внедрения. Они возникают из-за необходимости изменять конфигурацию программного обеспечения, решать проблемы с совместимостью, срочно обучать персонал или докупать нужное оборудование. 

Избежать этих проблем можно, если провести предварительный анализ. Во время него оцениваются бизнес-процессы, аппаратные возможности и определяются задачи, которые будет решать система автоматизации, и стоимость работы по внедрению ПО.

Недостаточное тестирование

Тестирование представляет собой проверку гипотез, которые сформулировали во время анализа. Во время него проверяется, как  WMS система управления складом, работает в конкретных условиях и решает ли поставленные ей задачи.

Если тестирование проводится в недостаточном объеме или этот этап вообще пропускается, могут возникнуть проблемы с интеграцией и совместимостью. Вторая проблема, которую нам приходится решать, — потеря данных и нарушение отлаженных бизнес-процессов.

На этом этапе дополнительные траты возникают из-за простоя, необходимости срочно устранять неполадки и восстанавливать базу данных. Тестирование помогает определить слабые места и заранее подобрать оптимальное решение, причем проводить его нужно как на симуляторах и моделях, так и в «поле» на реальных объектах.

Не подготовлен персонал

Любое программное обеспечение нуждается в человеке — именно он вводит данные, анализирует их и находит варианты для оптимизации. Поэтому без обучения персонала система управления складом WMS станет очередной программой, работа которой дублируется в ручном режиме.

Многие уверены: была бы программа, а человек в ней сам разберется, но это далеко не так. Если персонал не понимает, как правильно пользоваться программным обеспечением и какие задачи с его помощью можно решить, то количество ошибок не уменьшается, а увеличивается.

В худшем случае можно потерять всю базу данных, а на ее восстановление (как и на исправление ошибок) нужны ресурсы. А это значит, что вместо получения прибыли предприниматель тратит время и деньги на исправление ошибок. Поэтому персонал должен понимать, как функционирует программа, до того как он начал с ней работать. И если скупой платит дважды, то незнающий делает это постоянно.

Отсутствие поддержки

Программное обеспечение постоянно дорабатывается и улучшается. Без своевременного обновления ПО начинает медленно и некорректно работать, теряет данные и тормозит работу всего предприятия. А это снова ошибки, нарушение сроков и издержки. Проблему можно предотвратить, если заключить с подрядчиком соответствующий договор.

Не все подрядчики добросовестные, для многих важнее получить прибыль здесь и сейчас, чем играть в долгую, выстраивая отношения с клиентами. Без поддержки программы перестают работать так, как было заявлено, а это влечет за собой новые траты и поиск тех, кто будет следить за работой ПО. 

Чтобы избежать простоя и денежных потерь, выбирайте надежных и сертифицированных поставщиков WMS. Чтобы оценить подрядчиков, нужно выяснить, какой спектр услуг они оказывают, где получали сертификаты и как давно они работают на рынке.