Время сотрудников: как подсчитать затраты времени на поиск документов

В каждой компании идет работа с сотнями и даже тысячами файлов разного формата. К ним относятся распоряжения, кадровые приказы, договоры, первичные документы и прочие рабочие данные. Казалось бы, зачем задаваться вопросом «где и как хранить все эти файлы», ели это простая формальность — продолжай хранить их на разных компьютерах сотрудниках или в их почте. Ведь при необходимости, коллеги могут запросить друг у друга нужные сведения и файлы. Но как показывает практика, одной из ключевых причин проблем безопасности бизнеса и медленного поиска информации является разрозненное хранение рабочих файлов: на почте сотрудников, в папках разных компьютеров, в мессенджерах или на разных носителях (флешки и внешние диски).

Результат очевиден, при таком разрозненном хранении рабочих данных затрачивается лишнее время на поиск нужной информации или построение сложного отчета. А порой это приводит уже к невыполнимым задачам, если файл потерян или сотрудник уволился.

Поиск рабочих файлов как скрытая проблема

Представьте обычную рабочую ситуацию: сотрудник получает запрос от руководителя или контрагента — найти финальную версию договора, подписанного полгода назад. При этом нет никакой единой базы рабочих файлов. Начинается настоящий квест, затрагивающий несколько коллег. Бухгалтерия не может найти контракт в ЭДО, так как скорее всего был обмен оригиналами или сканами подписанного договора. Исполнитель не помнит, где последний скан:

• Документ, может быть, в нескольких версиях у разных сотрудников, так как договор проходил согласование.
• Возможно, нужный файл где-то в переписке на почте или мессенджере,
• Есть вероятность, что файл в определенной папке на компьютере сотрудника или на его флешке.
• Но не отчаиваемся, благо в компании есть локальная сеть общими папками и есть вероятность найти документ среди сотен и тысяч прочих файлов.

Согласитесь, вполне реальная ситуация и знакомая Вам. Не сложно подсчитать, что поиск одного файла в таком случае занимает не минуты, а десятки минут, иногда даже часы.

Последствия такой разрозненности, а проще говоря «бардака», приводит к задержкам, штрафам за пропущенные сроки и дублированию работы.

Сколько времени теряется при разрозненном хранении файлов — пример расчета

Чтобы от эмоций перейти к деталям, рассмотрим расчет затрат времени.

Примем во внимание минимальные показатели:

• Среднее время поиска одного файла(минимум): 10 минут. Рассматривается ситуация, когда не известно точное название файла и есть понимание, что существуют разные версии файлов и нужно найти финальную. И также нет уверенности, что нужный файл находится именно на компьютере сотрудника.
• Количество поисков в месяц на одного сотрудника (минимум раз в день): 30 раз. На практике искать могут проекты договоров, сканы подписанных документов (контракт или акт), спецификации или запросы контрагентов.
• Средняя стоимость часа сотрудника: 800 руб./час.

Расчет:

10 минут × 30 поисков = 300 минут (~5 часов) в месяц на одного.
Если таких сотрудников 5 — это уже 25 часов в месяц, потраченных только на поиск.
Умножаем на часовую оплату: 25 часов × 800 руб. = 20 000 руб. потерь в месяц только на поиск одного файла сотрудника.

Напомним, были взяты минимальные значения. Более того, в приведенном расчете не оценивались риски последствий задержки по времени: пропуск сроков, штрафы или недовольства контрагентов (клиенты и поставщики).

Негативные последствия для бизнеса

1. Потеря эффективности — время, которое сотрудники тратят на поиск, можно было потратить на более важные задачи.
2. Дублирование работы — если не удастся найти нужную информацию, то один и тот же документ придется создавать повторно и повторять с ним рабочие процедуры (согласование и подписание).
3. Рост рисков — просрочка по договорам, штрафы, репутационные потери.
4. Демотивация сотрудников — работа превращается в «поиск файлов», а не решение реальных задач.

Решение: единая система с общей базой рабочих данных

Описанная выше проблема решается только через централизованное хранение и контроль. Это достигается двумя способами:

Первый вариант: Создание общего набора папок в соответствии с классификацией рабочих сведений

Папки с общим сетевым доступом можно организовать в рамках локальной сети компании или на облачном сервисе хранения файлов (Яндекс.Диск, Облако Mail.ru и т.п.).

Такой подход не обеспечивает настройку прав доступа и какую-либо аналитическую функциональность по построению отчетов и прочие возможности, но в любом случае это лучше «разбросанных» файлов по компьютерам сотрудников.

В случае выбора первого варианта, коллегам нужно договориться о правилах применения общей папки: какие файлы сохранять, как наименовать и как поддерживать версионность.

Второй вариант: Применение программных решений для учета документов.

Преимущества применения учетных программных решений:

• Безопасность хранения рабочих данных (настройка прав доступа в многопользовательском режиме).
• Единая база документов с контролем версионности.
• Автоматический поиск за несколько секунд по ключевым параметрам.
• Контроль статусов и сроков с уведомлениями-напоминаниями сотрудникам-исполнителям.
• Быстрое формирование отчетов, графиков и диаграмм по нужным условиям и период времени.

От руководителей можно услышать мнение, что им проще оставить все как есть, так как внедрение информационных систем — это существенные затраты времени. Но это не так, причины этого заблуждения уходят в прошлое, когда серьезное программное обеспечение было очень дорогим.

В настоящее время есть большой выбор решений. Можно стремится внедрить дорогую и единую информацию систему, охватывающую все отделы. Но можно рассмотреть менее затратный подход: распределить ключевые процессы по группам и в каждый отдел внедрить отдельную программу:

• Для секретариата и канцелярии;
• Для кадрового учета;
• Для договорного учета;
• Для учета клиентов и продаж (заказы, заявки).

Экономический эффект от второго варианта очевиден: обеспечение безопасности хранения данных и сокращение времени на поиск документов на 70–80%, снижение рисков и повышение контролируемости процессов.

Вывод

Централизация хранения и контроль рабочих сведений приводит к сокращению времени поиска файлов и минимизации рисков пропущенных сроков. Каждый час, потраченный на хаотичный поиск, увеличивает денежные затраты, а как известно сокращение затрат — это ключевая задача любого бизнеса. В дополнение к этому, речь идет о безопасности рабочих сведений, критически важных для любой компании.

Чтобы понять, как обстоят дела с поиском рабочих сведений в Вашей компании, организуйте опрос сотрудников с помощью простой анкеты. 

Как проводить опросы сотрудников мы рассказывали в отдельном обзоре на РБК.

Методика применения опроса:

1. Охват сотрудников

• Опросить всех сотрудников, которые регулярно работают с приказами, договорами, актами, счетами и перепиской.
• Желательно охватить разные отделы: продажи, юридический, бухгалтерия, кадры, снабжение.

2. Сбор данных

• Онлайн-опрос через облачные таблицы, Yandex Forms, Google Forms или прочие сервисы.
• Анонимность повышает честность ответов.

3. Обработка данных

• Рассчитать среднее время поиска документа на сотрудника.
• Умножить на количество поисков в месяц и на число сотрудников в отделе — получится потеря часов на отдел/компанию.
• Сопоставить с зарплатами сотрудников для расчета финансовых потерь.

4. Выводы и рекомендации

• Определить, какие отделы теряют больше всего времени.
• Выявить ключевые причины (разрозненное хранение, отсутствие поиска, дублирующие версии).
• Сформулировать решение: централизованная учетная программа, автоматизация поиска, обучение сотрудников.