Как компаниям под санкциями получить преимущества МЧД

Какие преимущества у МЧД

Понятие машиночитаемой доверенности (МЧД) появилось сравнительно недавно. Электронный вариант бумажной доверенности, подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя, станет обязательным с 1 сентября 2024 года. Этот электронный документ подтверждает право сотрудников представлять компанию в ФНС, СФР, ЦБ и прочих учреждениях, а также заверять документы в системах электронного документооборота. Ключевая особенность МЧД заключается в гибком ограничении полномочий. Это позволяет организациям точно определять, какие документы могут подписываться конкретными сотрудниками, обеспечивая повышенный уровень контроля и безопасности.

Преимущества подписанного документа:

• возможность автоматической проверки полномочий без участия человека;
• повышение скорости бизнес-процессов;
• устранение затрат на бумажную документацию, почтовые расходы и рабочую силу.

А что насчет компаний, которые оказались под санкциями

Воспользоваться преимуществами МЧД компаниям, которые оказались под санкциями, практически невозможно. Чтобы сведения в МЧД были опубликованы в централизованной платформе распределенного реестра ФНС, они должны быть проверены в ЕГРЮЛ. Но организации, попавшие под санкции, свои данные в ЕГРЮЛ скрывают, соответственно, они не могут опубликовать МЧД в централизованной платформе распределенного реестра.

Игнорировать нововведения с электронным вариантом бумажной доверенности, подписанной квалифицированной электронной подписью руководителя, не получится, поскольку ее использование стало обязательным. Однако организации под санкциями могут получить преимущества от МЧД, выбрав наиболее подходящий для них способ выхода из ситуации, учитывая при этом риски и дополнительные расходы.

Какие способы позволят компаниям ощутить преимущества МЧД

1. Использование нотариальных услуг

Если доверенность публикуется через нотариуса, то подразумевается, что он проверяет данные, содержащиеся в доверенности. В этом случае дополнительная проверка в распределенном реестре становится излишней.

Хотя этот вариант может показаться удобным, он имеет недостатки:

• Отсутствие возможности автоматизации, что затрудняет использование для организаций, выпускающих большое количество машиночитаемых доверенностей (МЧД).
• Значительные финансовые затраты, поскольку каждая доверенность должна быть заверена нотариусом, и за его услуги необходимо платить.
• Временные потери, связанные с необходимостью посещения нотариуса для заверения доверенности.

2. Временное раскрытие данных из ЕГРЮЛ

Организация, находящаяся под санкциями, может временно открыть данные в ЕГРЮЛ, опубликовать доверенности и затем снова их скрыть. Этот подход возможен, но связан с серьезным риском утечки данных. Некоторые компании сознательно открывали свои данные в качестве эксперимента. Однако если этот метод станет широко распространенным, риск утечки значительно возрастет. Теоретически могут появиться сервисы, которые будут отслеживать публикацию данных в ЕГРЮЛ и их появление в открытом доступе.

3. Создание собственного реестра доверенностей

Для организаций, находящихся под санкциями, самым надежным, но и самым дорогостоящим и трудоемким вариантом работы с машиночитаемыми доверенностями является создание собственного реестра доверенностей. Сегодня нет четкого регламента, как выпускать доверенности, где и в каком формате их хранить. Единые форматы, представленные в Минцифры и ФНС, предназначены для взаимодействия с контрагентами. Эти данные можно публиковать на собственной платформе, что разрешено законом. При этом сведения о доверенностях должны быть опубликованы в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Установка собственной системы МЧД позволит предоставлять клиентам доступ на проверку и скачивание доверенностей. На платформе получится также поставить защиту через авторизацию и проверку. Такой вариант выхода из ситуации позволит автоматизировать работу с МЧД. Тем не менее, компаниям потребуется вложить средства в создание и обслуживание собственной платформы, ее интеграцию с ЕСИА и другими площадками.

4. Ручное прикрепление МЧД

Для организаций с небольшим документооборотом существует еще один способ использовать преимущества МЧД. Его можно пересылать вместе с каждым документом в качестве дополнительного файла. Однако этот метод также сопряжен с рисками и неудобствами. Дело в том, что в одной доверенности может быть прописано множество функций. Например, сотрудник компании имеет право подписывать акты на сумму до 100 тысяч рублей. Технически ничто не мешает ему приложить эту доверенность абсолютно к любому документу, подписанному электронной подписью, в том числе договор до 100 тысяч рублей.

Обязанность по проверке полномочий лежит на контрагенте. Если он не выполнил проверку, вся ответственность ложится на него. В приведенном примере не совпадает только тип документа. Обычно МЧД содержит более подробную информацию. Например, сотрудник может подписывать документы от имени юридического лица в одном из филиалов определенного региона и на определенную сумму. В этом случае проверяемых пунктов будет больше, а соответственно и времени уйдет больше.

Независимо от выбранного способа, организациям под санкциями необходимо учитывать риски и тщательно оценивать варианты, прежде чем использовать МЧД. Тем не менее, переждать процесс налаживания работы с МЧД вряд ли удастся. К реализации этого проекта следует приступить уже сейчас.