Стоит ли менять подход в работе с документами в автотранспортной отрасли

Министерство транспорта России планирует перевести до 90% всех бумаг в электронный вид до 2030 года, включая электронные накладные и путевые листы. Как теперь будет устроен процесс работы с документами в автотранспортной отрасли рассказывает разработчик  программы по автоматизации управления автопарков ID20 / ЮниФлит Михаил Комаров. 

К чему готовится российской автотранспортной отрасли 

Участникам автотранспортной отрасли в ближайшие годы предстоит перестраивать свои процедуры работы с бумажными документами, потому что им на смену придут электронные технологии для создания, обработки и отправки документов. Для внедрения нововведений предприятиям потребуется использовать как стандартные, так и комплексные IT-решения для управления автопарками.

Первым шагом на пути к нововведениям стал запуск Министерством транспорта России Государственной информационной системы по Электронным перевозочным документам (ГИС ЭПД). Для всей автотранспортной отрасли России данное решение является важным этапом на пути к цифровизации. Внедрение системы ГИС ЭПД в будущем позволит создать единую информационную среду, аккумулирующую данные по грузовым перевозкам любым видом транспорта, что существенно упростит многие процессы в данной отрасли. 

На текущий момент основные инструменты системы ГИС ЭПД пока направлены на контроль выпуска автомобилей на линию, то есть с электронными путевыми листами и транспортными накладными для оформления перевозки коммерческих грузов от отправителя к получателю.

Какие технологии будут в первую очередь внедряться в систему управления автопарками

На первом этапе электронный документооборот на базе системы ГИС ЭПД будет внедряться в крупные автотранспортные компании. Процесс перехода на ЭДО рассчитан на 5 лет начиная с 2025 года. Данный шаг рассчитан на то, что документы в бумажном виде постепенно начнут использоваться реже в отрасли, поэтому автотранспортные компании станут активно переводить документы в электронный вид. Показательно, что с 2018 года спрос на внедрение внутреннего ЭДО в России вырос в 4 раза, и в 2024 году его уже используют около 68% российских компаний. 

Важно понимать, что с переходом на новые технологии автотранспортным предприятиям потребуется время на адаптацию, так как многие привычные процессы нужно будет изменить. Некоторые алгоритмы работы могут быть сокращены по максимуму. Например, предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителей можно будет проводить удаленно, что существенно сократит время данной процедуры. Оборудование телемедицины является достаточно мобильным и может находиться даже в багажнике автомобиля, и водитель сможет пройти удаленный медицинский контроль и получить путевой лист, находясь в любой точке России. 

Уже сейчас предполагается, самозанятым водителям такси проводить техконтроль своего автомобиля самостоятельно и без использования стороннего механика или контролера технического состояния транспортного средства. «Яндекс.Такси» заявили, что готовы внедрять онлайн-процедуры для техосмотров и медосмотров прямо в приложение для водителей. На сегодняшний день, таксисты обязаны проходить медосмотр и проводить техконтроль автомобиля в начале и конце рабочего дня.   

Какие преимущества дают программы по управлению автопарками  

Программы для автоматизации управления автопарками позволяют аккумулировать множество данных и автоматически формировать документы, в том числе фиксировать отклонения в работе автопарка. Также подобное ПО умеет контролировать ЭДО, например, может пакетно создавать путевки на всю автоколонну по расписанию, или автоматически закрывать путевые листы в определенное время и сдавать их в бухгалтерию, сформировав при этом сводную ведомость и отчет руководителю. При этом данные не нужно вносить вручную, чтобы ПО работало, оно самостоятельно собирает все сведения благодаря тому, что интегрировано со многими сервисами (топливо, штрафы, мониторинг и другие). 

Ожидаемые изменения в автотранспортной отрасли 

Раньше российские автотранспортные компании имели дело с бумажными носителями и печатями. Так, водитель, который перевозит груз, обязан постоянно иметь при себе, как минимум, технический паспорт, накладную, паспорт и водительское удостоверение. При этом присутствует человеческий фактор, и документы можно потерять, забыть или некорректно оформить. Также вся документация подлежит обязательному архивированию в течение 5 лет, что занимает время специалистов, место под архив, и ресурсы для поддержания условий хранения. 

В случае с электронным документооборотом все эти недостатки исчезают. 
Путевые листы и транспортные накладные постоянно находятся с собой, потому что вшиты в QR-код. Оформленные документы сразу хранятся в ТМС-системе клиента, а также доступны для оператора ЭДО и всех ведомств. Исключается человеческий фактор при оформлении — если выдан QR-код от ГИС ЭПД, значит это корректно оформленный электронный документ. Помимо прочего, все документы, как и медицинский контроль, могут быть оформлены дистанционно.

Таким образом, учитывая сформировавшиеся тенденции на рынке, до 80% российских компаний внедрят специализированное ПО для управления автопарками в течении следующих 3-5 лет. Внедрение подобного ПО является объективной потребностью автотранспортных компаний, поскольку такие программы существенно облегчают и ускоряют многие процедуры работы с документами, а также позволяют избежать допущения человеком ошибок.