Всегда на связи: как выбрать решение ВКС для бизнеса

На российском рынке появляется все больше интересных решений для видеоконференцсвязи, которые становятся полноценной альтернативой популярным иностранным продуктам. Рассказываю, какие базовые и продвинутые функции видеоконференцсвязи доступны сегодня российским пользователям, и как выбрать подходящее решение.

Рынок средств видеоконференцсвязи (ВКС) демонстрирует стабильный рост с момента начала пандемии, когда большинство компаний перешло на удаленку. Тогда на нем преобладали зарубежные решения, а сервис Zoom даже стал своеобразным символом этого периода. С уходом западных вендоров с российского рынка доля отечественных поставщиков на нем неуклонно растет. По оценке аналитиков J’son & Partners Consulting, в ближайшие пять лет темпы роста продаж российских решений составят 33%, что на 17% выше темпа роста рынка в целом.

Минимум и максимум

Сейчас на российском рынке можно найти несколько десятков ВКС для корпоративного сегмента и у каждого из них есть свои особенности. При выборе решения видеоконференцсвязи компаниям важно учитывать потребности и специфику своего бизнеса. Кому-то будет достаточно обычного приложения для переговоров и звонков, а кому-то предпочтительнее иметь функции расшифровки конференции и автоматического шумоподавления. 

Обычно минимальный набор функций ВКС включает:

1. Видео- и аудио-конференции: возможность проведения групповых видеочатов с возможностью одновременного участия нескольких участников.
2. Чат: для общения в письменной форме как на публичных, так и на приватных каналах.
3. Обмен файлами: возможность передачи файлов между участниками видеоконференции для совместной работы над проектами.
4. Экранные доски: возможность создания и редактирования общих досок для коллективной работы над идеями, планами или проектами.
5. Поддержка мобильных устройств: возможность участия в видеоконференциях с различных устройств, таких как смартфоны и планшеты.
6. Поддержка различных операционных систем: совместимость с различными операционными системами, чтобы участники с разных устройств могли присоединиться к конференции без проблем.
7. Защита данных: обеспечение безопасности передаваемой информации и конфиденциальности обсуждаемых данных.
8. Возможность записи видеоконференций: функция записи конференций для последующего просмотра или работы.

Также к базовым наборам функций современного ВКС стоит добавить экранный обмен — возможность демонстрации рабочего стола или конкретных приложений в режиме реального времени, а также планирование конференций — создание расписания созвонов, отправки приглашений и установки напоминаний.

При этом есть продвинутые функции ВКС — они могут быть доступны не для всех решений и зависят от конкретного провайдера:

1. Виртуальные фоны. Реальный фон можно размыть или заменить на другое изображение. 
2. Интеграция с другими приложениями. ВКС можно использовать в сочетании с другими приложениями, такими как электронные доски и управление документами.
3. Транскрибация. Программа позволяет переводить речь из аудио в текст. 
4. Инновационные возможности на базе искусственного интеллекта: протоколирование видеовстреч, распознавание лиц, интеллектуальное шумоподавление, анализирование выступления, автоматический перевод с аудио на разные языки.
5. Аналитика и отчетность. ВКС включает в себя анализ данных по использованию программы, статистику по участникам и прочее.

Новые высокотехнологичные функции 

Сфера видеоконференцсвязи постоянно развивается — появляются новые высокотехнологичные функции, в том числе благодаря развитию искусственного интеллекта. В частности, разработчики совершенствуют алгоритмы сжатия и передачи данных для достижения более четкого изображения и лучшего качества звука в условиях плохого интернет-соединения. 

Также можно отметить функцию виртуальной и дополненной реальности для создания иммерсивного и интерактивного опыта видеоконференций. Кроме того, ИИ может применяться для суммаризации конференции — программа автоматически преобразовывает ее содержание, оставляя только самые нужные детали. В результате пользователь получает текстовое саммари конференции.

Новая функция, которая стала обязательной для многих сервисов — облачное хранилище записей видеоконференций. Это позволяет пользователям легко сохранять их для дальнейшего просмотра и делиться ими с другими сотрудниками.

Одна из основных тенденций в развитии ИТ-систем — поддержка различных устройств и платформ. Современные ВКС обеспечивают совместимость с разными операционными системами, веб-браузерами и мобильными устройствами, что делает процесс участия в видеоконференциях более гибким и удобным.

Несмотря на то, что основные принципы и функциональность ВКС остаются примерно одинаковыми, различные решения все-таки отличаются друг от друга по части функциональности. Например, некоторые сервисы предлагают расширенные возможности для взаимодействия и совместной работы, в то время как другие фокусируются на высоком качестве видео и звука.

Найти свое

Для того, чтобы понять, достаточно ли вам базовых функций или же нужно переходить к более продвинутым продуктам, нужно проанализировать несколько факторов. 

• Как часто вы используете ВКС — если вы регулярно проводите видеоконференции, общаетесь с партнерами и клиентами через видеосвязь, то вероятно, потребуется более продвинутое решение.
• Также стоит учесть, используете ли вы другие программные продукты или сервисы одновременно с ВКС. В таком случае лучше выбрать продукт, который способен с ними интегрироваться. 
• Если вы работаете с конфиденциальными или критически важными данными, то лучше отдать предпочтение продуктам, которые гарантируют высокий уровень защиты информации.

Кроме того, важно учитывать, что базовые функции ВКС могут иметь различные ограничения, например, по количеству участников или длительности конференции. Если вам этого недостаточно, то стоит рассмотреть более продвинутые варианты.

Гибкость, защита и удобство

Если говорить об общих ориентирах при выборе ВКС, то можно опираться на следующие критерии: 

1. Функциональность. Сперва необходимо оценить возможности предлагаемых ВКС решений и убедиться, что они соответствуют требованиям бизнеса. 
2. Безопасность. Необходимо убедиться, что выбранное решение обеспечивает шифрование данных, защиту от утечек информации и другие меры по обеспечению безопасности. Также стоит обратить внимание на тип лицензирования: облачный сервис или серверный. Из-за опасений, связанных с безопасностью, крупные заказчики не спешат использовать облачные сервисы, предпочитая размещать ВКС полностью в своем ИТ-периметре. 
3. Интеграция с существующими системами. Важно, чтобы корпоративное решение ВКС легко интегрировалось с уже существующими информационными системами компании, такими как CRM, электронная почта и другие.
4. Удобство использования. Пользовательский опыт играет ключевую роль в успешной реализации технологии. Поэтому стоит выбирать ВКС решение, которое легко в освоении и использовании даже для менее опытных пользователей.
5. Масштабируемость и гибкость. Лучше выбрать продукт, который позволит масштабировать видеоконференции в соответствии с потребностями бизнеса. Гибкость системы позволит адаптировать ее к изменяющимся требованиям компании.
6. Техническая поддержка и обслуживание. Наличие грамотной и быстрой помощи поставщика и круглосуточная поддержка помогут избежать простоев и сбоев в работе.

Набор функций в сервисах ВКС может существенно отличаться в зависимости от поставщика продукта. Кто-то предлагает решения попроще и дешевле, кто-то — более дорогие и продвинутые. Главное — выбрать оптимальный вариант по соотношению «цена-качество-функциональность». В этом поможет надежный партнер — подберет систему под требования компании, продемонстрирует ее в работе, предложит возможности для тестирования, настроит выбранное решение и организует пилотирование.