Дистанционный запуск системы управления складом

Проблематика внутрискладской логистики

Традиционно внедрение системы управления складом WMS предполагало достаточно длительное очное общение команд поставщика и заказчика как на стадии предварительных работ (включая осмотр складских площадок), так и на стадии внедрения, особенно на старте и последних фазах процесса.

Постепенно с развитием экспертизы продаж и внедрения, а также появлением и развитием удаленных средств для коммуникации цепочки заказчик-поставщик часть процессов стала проходить в онлайн-режиме. Пандемия 20-го года только усилила необходимость дистанционного проведения работ, а зачастую стала одним из требований к внедрению проекта. С тех пор и по сей день удаленный запуск WMS стал одним из сервисов, предлагаемыми поставщиками. Внимательно рассмотрим этапы удаленного запуска.

Этапы внедрения проекта

Ступень 1. Создание ИТ спецификации

Разработка ИТ спецификации может проводиться в удаленном режиме с помощью существующих средств онлайн-связи. Это могут быть как Zoom и Google Meet, так и российские аналоги, не уступающие в функциональности — Яндекс Телемост, Видеозвонки Mail.ru, Jazz, Сферум и пр.

К достоинствам данного вида работ относятся:

1. Отсутствие поездок — нет расходов, нет проблем с размещением и прочих проблем с командировками;
2. Возможная экономия времени, если кейсы простые;
3. Отсутствие жестких временных рамок.

К недостаткам отсутствия очного общения можно отнести следующие факторы:

• Возможность очно посетить склад, увидеть все бизнес-процессы на месте как очевидец, лично поговорить с сотрудниками, которые не будут вовлечены в процесс разработки решения, но их мнение полезно учесть — все это дает возможность глубже и быстрее вникнуть в процессы, происходящие на конкретном складе.
• При сложных кейсах, требующих обсуждения, понимания процессов и совместного принятия решений, удаленный формат может потребовать больше времени.
• Если речь идет про уже существующий склад с набором работающих процессов, которые нужно изменить либо реализовать, то при удаленном общении существует вероятность упустить какой-то нюанс. Например, заказчик считает какой-нибудь процесс очевидным (например, хранение паллет разной ширины) и не требующим отдельного обсуждения, однако в системе это нужно конфигурировать отдельно, а также есть требования по топологии склада. Другими словами, при удаленном обсуждении и подготовке спецификации требуется большее внимание к сбору требований от заказчика. Это обоюдная работа: Поставщику нужно задать как можно больше уточняющих вопросов, заказчику — предоставить как можно больше материалов.
• Люди устают больше, сидя перед монитором.
• У людей больше возможностей отвлечься на другие проекты, вопросы, проблемы.

Ступень 2. Разработка и настройка модели

Вторая ступень внедрения, как правило, проходит в лаборатории поставщика, и здесь нет отличий в очном и заочном подходе коммуникации. Возможным исключением может быть внедрение коробочных систем, при которых настройки проводятся непосредственно на объекте. Однако существенным недостатком является последний этап этой фазы — демонстрация модели заказчику непосредственно в лаборатории поставщика. У нас в компании при разработке софтверных решений данный этап является очень важным — первое очное знакомство заказчика с доработанным решением, очные встречи, обсуждения по поводу возможных несоответствий результата и первоначальных требований и т.д. К основной задаче дистанционного запуска на данном этапе относится то, чтобы донести до заказчика полную картину и представление о работе системы до начала пользования.

Отсутствие либо упрощенная дистанционная версия такой дискуссии в результате может привести к тому, что заказчик не будет иметь возможности полного представления о работе системы до начала пользования. Решением этой проблемы может стать внедрение на этом этапе методики изучения и тестирования системы по принципу «шаг за шагом», которая позволит заказчику последовательно пройти все бизнес-процессы с максимально возможной визуализацией.

Ступень 3. Описание документов для удаленного запуска по принципу «шаг за шагом».

Для удаленного запуска склада готовятся два опорных документа:

1. С пошаговым описанием каждого бизнес-процесса:
   • Описание бизнес-процесса;
   • Инструкция для ручной настройки и проверки базы данных перед началом процесса работы;
   • Поэтапное выполнение бизнес-процесса с изображением необходимых диалогов;
   • Инструкция для контроля результатов;
2. Для ввода в эксплуатацию и тестирования склада:
   • Описание кейса;
   • Ожидаемый результат;
   • Комментарий;
   • Перечень диалогов для контроля и проверки результатов;
   • Что делать в случае ошибки (какую информацию сохранить, какие логи сохранить);
   • Имя разработчика для контакта в случае ошибки.

Ступень 4. Обучение

Обучение персонала — одна из сложных фаз при дистанционном внедрении. Процесс всегда делится на теорию и практику. В обучении работы с WMS основной упор делается на практические занятия: он прикладные, простые, функциональные и приближены к действительности, поэтому легче усваиваются.

При организации практических занятий на удаленной основе необходимо учитывать следующее:

1. Обычно обучение проводится в классе. Складские сотрудники, операторы и диспетчеры плохо воспринимают информацию, оторванную от реальности: симуляцию на экране компьютера. Поэтому необходимо заручиться поддержкой кого-то из руководящего персонала на местах, чтобы процесс обучения прошел максимально гладко и эффективно. А при необходимости человек мог что-то лично показать на местах.
2. Обучаемые плохо мотивированы — это, как правило, общее состояние обучаемых. В этом случае может помочь обучение наиболее мотивированных сотрудников на руководящих позициях, которые в свою очередь смогут очно обучить всех остальных. Это может означать отход от общепринятой методологии обучения и переход к практике, при которой обучение производится на более ранних фазах внедрения.

Ступень 5. Запуск

Удаленный запуск — самый сложный этап при дистанционном внедрении. Основная проблема здесь заключается в том, что поставщик в процессе этого важнейшего этапа не включен в реальную картину того, что происходит на складе, понимает ее только со слов заказчика.

Какие сложности могут возникнуть:

1. Увеличенное время реакции поставщика на проблему;
2. Усложняется путь и уменьшается набор средств информирования о проблеме: аудио-звонок, письмо и тикет не заменят общения в реальности;
3. Как следствие, отсутствие полноты картины у поставщика: недостаточная, несвоевременная и противоречивая информация от заказчика;
4. Технические проблемы: отсутствие связи, отсутствие удаленных сессий на сервер, прав доступа и прочего.

Здесь в помощь для разработчиков — максимально глубокая подготовка специалистов заказчика к возникающим в процессе ввода в эксплуатацию трудностям, максимально возможное приближение исполнителя к ситуации, возможно, визуальное — с помощью системы видеонаблюдения.

Если грамотно проходить все ступени внедрения, плюсы удаленного запуска WMS компенсируют все неудобства и сложности. И тут заказчикам можно дать вполне очевидный совет — искать и работать с грамотными поставщиками.