Оплата командировок в 2025 году: нюансы и рекомендации от финдиректора

В 2025 году в России стали действовать новые законодательные нормы, которые повлияли на учет расходов на деловые поездки и оплату работы сотрудников. Я расскажу об этих изменениях и нюансах учета трат на командировки. 

Как компенсировать расходы и оплачивать работу сотрудника в командировке  

Направляя сотрудника в деловую поездку, компания обязана возместить ему:

• Расходы на проезд, включая багаж, если он нужен сотруднику.
  Проезд по платной дороге, такси и каршеринг возмещаются, если это предусмотрено локальными документами компании. 
• Расходы на проживание: гостиница или аренда апартаментов.
• Дополнительные расходы, напрямую связанные с командировкой: например, для зарубежных поездок это могут быть оформление виз, консульские сборы и другое. 

Эти категории трат можно компенсировать тремя способами.  

1. Компания самостоятельно приобретает билеты, бронирует жилье и оплачивает необходимые тревел-услуги для деловой поездки сотрудника. Это помогает контролировать расходы и соблюдать установленный бюджет. 
2. Перед поездкой сотруднику выдают аванс на предстоящие расходы, включая транспорт, проживание и суточные. Сотрудник самостоятельно бронирует тревел-услуги. 
3. Сотрудник самостоятельно бронирует тревел-услуги и оплачивает все командировочные расходы. После поездки компания возмещает траты. 

В каждом случае по возвращении сотрудник предоставляет авансовый отчет с подтверждающими документами в бухгалтерию. 

Важно иметь в виду, что в командировке сотрудник не получает стандартный оклад. Вместо этого рассчитывается средний заработок. Это правило распространяется даже на однодневные поездки. Средний заработок считают по итогам 12 календарных месяцев до командировки. Из расчетного периода исключают дни, когда сотрудник фактически не работал, но сохранял свое рабочее место — например, отпуска или больничные. Также стоит исключить периоды прошлых командировок, а если в расчетный период уже входили выплаты среднего заработка, учитывать их тоже не нужно.

Если сотрудник только устроился в компанию и его сразу отправили в командировку, его доход рассчитывается исходя из оклада. При повышении окладов средний заработок пересчитывается с учетом коэффициента повышения. Когда компания ведет суммированный учет рабочего времени, средний заработок считается по часам, а не по дням.

Как учитывать рабочее время сотрудника в командировке

Если командировка выпадает на выходной или праздник, а сотрудник выполняет рабочие обязанности, такие дни оплачиваются не менее чем в двойном размере. По соглашению сторон, вместо надбавки может быть предоставлен дополнительный день отдыха. 

Ненормированный рабочий день предполагает выполнение сотрудником работы за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени. На период командировки при ненормированном графике за сотрудником сохраняется средний заработок, который рассчитывают исходя из его среднедневного заработка.

Сменный график предполагает работу в две, три или четыре смены. В период командировки: 

• Рабочие дни сотрудника по графику в период командировки оплачивают исходя из среднего заработка. 
• Выходные по графику во время деловой поездки не оплачивают, если сотрудник не работал в эти дни. 
• Если сотрудник работал в выходные, их оплачивают в двойном размере или в одинарном размере с предоставлением дополнительного дня отдыха.

Один из самых сложных вопросов, с которым сталкиваются бухгалтеры при учете рабочего времени в деловых поездках — считается ли рабочим время, которое сотрудник провел в пути до места командировки? Нужно помнить, что если сотрудник начал поездку в рабочий день и все время провел в пути, работодатель оплачивает этот день по среднему заработку. Когда сотрудник находится в пути ночью или сверх утвержденного графика, можно либо установить размер доплат к ежедневным выплатам, либо компенсировать неудобства увеличением суточных. Но если сотрудник выезжает в командировку или возвращается в выходной, этот день оплачивается как работа в выходной или предоставляется отгул. Изучите локальные нормативные акты, чтобы понять, какой политики придерживается именно ваша компания. 

Нововведения в законах в 2025 году, которые влияют на оплату деловых поездок

Для сотрудников с разъездным характером работы с этого года повысили необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит суточных в заграничной поездке — до 3 500 рублей в день. Лимиты для классических командировок по России и за рубеж остались без изменений. 

Кроме этого, в 2025 году применяется прогрессивная шкала НДФЛ, в рамках которой ставки варьируются от 13% до 22%. Они зависят от размера годового дохода физического лица. Поэтому компенсационные выплаты (суточные, расходы на проезд, проживание и т.д.) по командировкам могут оказывать влияние на общий доход сотрудников. Новые ставки налогообложения необходимо учитывать при выплатах.