Где прячутся деньги: компании теряют миллионы на болтовне сотрудников

В российских компаниях до сих пор есть проблема: сотрудники приходят в офис, но не всегда эффективно работают. То есть физически они на месте, но продуктивность — низкая. Почему? Потому что заметная часть времени уходит на нерабочие разговоры, лишние обсуждения и болтовню в мессенджерах. Все это маскируется под «взаимодействие».

Если копнуть глубже, оказывается: неэффективное общение персонала в рабочее время — это не просто вредная привычка, а прямая финансовая потеря бизнеса. Если настроить корпоративные коммуникации, выхлоп компании заметно увеличится.

Что считается эффективной коммуникацией

Эффективные коммуникации — это когда задачи ставятся и закрываются. Когда договоренности фиксируются. Когда решения принимаются быстро. Когда каждый понимает, что, с кем и к какому сроку он делает. Все остальное — шум.

Этот шум процветает в компаниях: бесконечные обсуждения «ни о чем» в чатах, пересказ новостей, уточнения по три раза одного и того же, перекладывание ответственности с одного на другого. Все заняты, все что-то пишут, вроде бы кипит работа, но по факту — результата нет. Просто сожженное время.

Проблема была всегда, но особенно обострилась с появлением мессенджеров. С одной стороны, они ускорили взаимодействие. С другой — создали идеальную среду для бесполезной болтовни. Утренние чаепития в офисе ушли в онлайн, но суть осталась: рабочее время утекает в никуда. 

Эффективная коммуникация — это когда все прозрачно и управляемо. Поручения фиксируются. Задачи имеют сроки. Переписка не теряется в хаосе чатов, а доступна для анализа. В таких условиях можно реально контролировать, как движется работа. А главное — можно понять, где пробуксовка и что с ней делать.

Как измерить эффективность коммуникаций: от времени к прибыли

Неэффективные коммуникации могут стоить бизнесу значительных сумм. По данным исследования Московской школы управления «Сколково», российские компании теряют около 8,7 трлн рублей ежегодно из-за плохо налаженных коммуникаций. Сотрудники тратят до двух часов в день на пустые разговоры и нецелевые обсуждения.

Существует два ключевых способа оценить внедрение эффективных коммуникаций в компании:

1. Скорость достижения результата. Когда проекты перестают «зависать» и начинают завершаться в срок — это уже сигнал, что с коммуникациями стало лучше. Причем это касается не только крупных сделок. Речь может идти о рядовых внутренних проектах: внедрение CRM, организация вебинара, открытие нового офиса и другие задачи, которые требуют координации между людьми.

Если раньше каждый проект затягивался на недели, а теперь укладывается в запланированные сроки, вы экономите не только зарплатное время сотрудников. Вы снижаете затраты на все: аренду, налоги, ресурсы поддержки. Чем меньше задержек и передоговоренностей — тем меньше неэффективного рабочего времени и накладных расходов. 

2. Доля продуктивного рабочего времени. Если сотрудник тратит два часа на болтовню и пересылку мемов в рабочем чате, он работает не восемь, а шесть часов. И компания платит за пустоту. 

Фонд оплаты труда — одна из крупнейших статей расходов в бизнесе. В сервисных компаниях (IT, маркетинг, консалтинг, агентства) ФОТ может занимать до 90% всех затрат. Даже в дистрибуции, где вроде бы крутятся товары, а не люди, на зарплаты может уходить 50–60% всей маржинальности. То есть деньги съедаются не производством, а сотрудниками.

Если вы сократили непроизводительные коммуникации, это значит, что команда стала делать больше, и бизнес больше зарабатывает. При этом вы не нанимаете новых людей. Не тратите средства на обучение. Не увеличиваете офис. Это — прямая экономия.

Почему старые методы контроля не работают

Раньше эффективность измерялась по факту присутствия на рабочем месте: сидит человек за компьютером — значит, работает. Потом появились программы, которые фиксируют движения мышки и активность. В ковид это особенно обострилось. Но быстро стало ясно: все эти системы — про страх, а не про эффективность. Сотрудники научились жульничать: ставят боты, которые двигают мышкой, открывают окна с презентациями, а сами идут пить кофе.

Контролировать поведение — бесполезно. Эффективность можно контролировать только через результат. А значит — через качественные, управляемые коммуникации.

Как технологии помогают навести порядок в коммуникациях

Одно из решений проблемы — внедрение инструментов, где фиксируются поручения, сроки и статусы задач. Таких как корпоративные мессенджеры, трекеры, CRM. Если все, что происходит в компании, фиксируется в цифре, появляется возможность анализа.

Добавляем сюда искусственный интеллект — и можно автоматизировать то, что раньше делали менеджеры: следить за дедлайнами, напоминать о задачах, предлагать приоритизацию.

ИИ уже умеет:

• анализировать смысл переписки;
• распознавать, полезна была коммуникация или нет;
• оценивать, насколько человек приблизился к цели, которую ему ставили.

Руководитель по-прежнему решает, правильно ли выполнена задача. Но ИИ может помочь — выделить, где все хорошо, а где нужна проверка. Это экономит кучу времени и позволяет фокусироваться на важном.

Некоторые корпоративные платформы уже начинают использовать эти возможности. Например, в Рулле функции мессенджера объединены с задачами, а ИИ помогает команде не просто переписываться, а работать по делу.

Мы уже реализовали ремайндеры, напоминания — чтобы система подсказывала, где просрочен дедлайн, и помогала выстроить приоритеты, если задача «зависла». То, что раньше делал внимательный руководитель, теперь может делать ИИ. Ненавязчиво, в фоновом режиме, но по делу. Планируем в будущем обучить ИИ, чтобы он сам выделял главное в проекте и понимал критический путь, а потом подсвечивал это с утра сотруднику и руководителю.

Почему управляемые коммуникации — редкость

В России почти нет культуры измерения производительности труда. Этим начинают заниматься, только когда все плохо — кассовый разрыв, убытки, снижение маржи.

А надо наоборот: создавать культуру управления производительностью в хорошие времена. Записывать поручения, отслеживать их выполнение, связывать это с мотивацией. Без этого — все будет по старинке: поговорили, забыли, передоговорились, опять забыли.

Многие компании признают, что с внутренней организацией у них серьезные проблемы. Мы проводили PMF-исследование и выяснили: из 15 опрошенных компаний 80% жаловались, что теряют задачи, не могут найти переписку с договоренностями, забывают про поручения. У одной из команд после внедрения системы фиксации задач начались простые, но полезные сдвиги: сотрудники стали следить за дедлайнами, появилась привычка сверять план и факт. Все еще в полуручном режиме, но это уже шаг к системной работе.

Что можно сделать прямо сейчас

• Заведите корпоративный таск-трекер. Например, даже простая фиксация задач дает заметный эффект: сокращаются сроки выполнения задач и снижается количество ненужных коммуникаций.
• Привяжите мотивацию к выполнению задач. Не «сделал много», а «сделал то, что надо, в срок».
• Оцифруйте коммуникации. Чем больше действий в цифровом следе, тем проще анализировать.
• Подключите ИИ. Пусть он заберет на себя рутину: следит, напоминает, оценивает.
• Начинайте измерять. Что вы не измеряете — тем не управляете.