Взгляд на процедуру приостановления направления информационных материалов

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2024 № 287-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации», в ряд нормативных актов, в т.ч. в Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее, также — ФЗ об акционерных обществах) внесены ряд изменений. В частности, одним из нововведений вступившим в силу с 8 августа 2024 г. стала возможность сэкономить акционерным обществам (эмитентам) на проведении корпоративных процедур путем приостановки направления почтовой корреспонденции части акционеров общества, в порядке реализации положений ст.52.1. ФЗ об акционерных обществах.

В рамках настоящей статьи, мы постараемся ответить на вопрос — каким акционерам можно приостановить направление по почте информационных материалов, высылаемых акционерными обществами в рамках выполнения требований Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», как реализовать процедуру приостановки направления акционерам материалов к общим собраниям акционеров в соответствии с ФЗ об акционерных обществах, в рамках выполнения требований ст.52.1. указанного закона, а также постараемся ответить на вопрос — для каких акционерных обществ осуществление указанной процедуры является актуальным.

Какие акционерные общества должны рассылать своим акционерам сообщения о проведении заседания или заочного голосования и (или) бюллетени для голосования?

В соответствии с п.1.1. ст. 52. ФЗ об акционерных обществах «…сообщение о проведении общего собрания акционеров доводится до сведения лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и зарегистрированных в реестре акционеров общества, путем направления заказных писем или вручением под роспись, если иные способы направления (опубликования) такого сообщения не предусмотрены уставом общества.»

Таким образом, если в уставе акционерного общества в качестве способа уведомления о проведении общего собрания акционеров в качестве способа извещения выбрано направление заказных писем, или указание на способ уведомления акционеров о проведении общего собрания акционеров в уставе общества отсутствует, то общество обязано направлять заказные письма с сообщениями о проведении общих собраний по почтовым адресам, указанным в реестре акционеров общества.

В соответствии с абз.2 п.2 ст.60. ФЗ об акционерных обществах: «при проведении общего собрания акционеров в форме заочного голосования и проведении общего собрания акционеров публичного общества или непубличного общества с числом акционеров — владельцев голосующих акций 50 и более, а также иного общества, устав которого предусматривает обязательное направление или вручение бюллетеней до проведения общего собрания акционеров, бюллетень для голосования должен быть направлен или вручен под роспись каждому лицу, зарегистрированному в реестре акционеров общества и имеющему право на участие в общем собрании акционеров…»

В соответствии с абз.3 п.2 ст. 60. ФЗ об акционерных обществах, направление бюллетеней для голосования в случае, предусмотренном абз.2 п.2 ст.60 ФЗ об акционерных обществах, осуществляется заказным письмом, если иной способ их направления, в том числе в виде электронного сообщения по адресу электронной почты соответствующего лица, указанному в реестре акционеров общества, не предусмотрен уставом общества.

Таким образом, большинство акционерных обществ с количеством владельцев голосующих акций 50 и более, обязаны направлять бюллетени для голосования своим акционерам заказными письмами.

Каких акционеров может коснуться процедура приостановки направления сообщений и (или) бюллетеней для голосования, а также иных материалов предусмотренных ФЗ об акционерных обществах?

В соответствии с п.1., а также п.4. ст.52.1. ФЗ об акционерных обществах, эмитент вправе приостановить направление по почте информационных материалов, высылаемых в рамках подготовки и проведения общих собраний акционеров, а также иных документов и (или) информации, которые в соответствии с ФЗ об акционерных обществах должны направляться (предоставляться) в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении заседания или заочного голосования, акционерам которые в течение не менее двух лет подряд, непосредственно предшествующих дате принятия решения о приостановлении направления сообщений и (или) бюллетеней для голосования, не получали почтовую корреспонденцию от акционерного общества.

Как организовать учет акционеров, в отношении которых приостановлено направление сообщений и (или) бюллетеней для голосования?

Предположим, что акционерное общество заинтересовали положения ст.52.1. ФЗ об акционерных обществах и оно решило реализовать все требования указанной статьи «на практике», что ему предстоит сделать?

Подготовительные процедуры

1. Проверка положений устава акционерного общества на наличие положений о неприменимости статьи 52.1. Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Так как статья 52.1. Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» введена в действие с 08 августа 2024 г., то у большинства акционерных обществ положения о неприменимости указанной статьи отсутствуют. Исключения могут быть только для акционерных обществ, принявших после указанной даты устав в новой редакции и/или принявших соответствующие изменения в устав.
2. Разработка базы данных учета акционеров, в отношении которых приостановлено направление сообщений и (или) бюллетеней для голосования. В соответствии с требованиями п.6. ст.52.1. Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», Эмитент создает базу данных учета акционеров, в отношении которых приостановлено направление сообщений и (или) бюллетеней для голосования. Указанная база данных должна хранить информацию о вернувшихся письмах, об акционерах, актуализировавших свои персональные данные, а также об акционерах, в отношении которых приостановлено направление сообщений и (или) бюллетеней для голосования. Создание такой базы данных предполагает регулярное получение информации от Регистратора в электронной форме и отчасти будет дублировать базу данных реестра акционеров. При разработке такой базы стоит учесть, что в реестре владельцев ценных бумаг будут регулярно появляться, а также выбывать зарегистрированные лица. Так как к базе будут направляться достаточно сложные запросы, имеет смысл, на этапе проектирования базы данных предусмотреть возможность работы базы данных с SQL запросами.
3. Назначение лица, ответственного за ведение базы данных. Без ответственного лица, а скорее лиц, при реализации требований, установленных в ст.52.1. ФЗ об акционерных обществах, не обойтись! В базу данных нужно будет регулярно вносить информацию об актуализации персональных данных акционерами, данные о приостановке / возобновлении направления писем акционерам и т.д. Кроме ввода информации, из базы данных также придется получать информацию, причем в очень ограниченные сроки. Таким образом, акционерному обществу необходимо постоянно иметь в наличии сотрудника умеющего: работать c Системой управления базами данных (СУБД); хорошо знающим структуру имеющейся базы данных, а также способного писать сложные SQL запросы.  Взять в штат отдельного сотрудника, а лучше сотрудников, или поручить выполнение работ, связанных с реализацией данной процедуры уже имеющимся сотрудникам в качестве дополнительной нагрузки — каждое акционерное общество должно решить самостоятельно, исходя из количества акционеров в обществе и имеющегося «штата» и нагрузки на него. Не стоит также забывать, что ответственное лицо может находится в отпуске, или отсутствовать по причине временной нетрудоспособности и его необходимо периодически замещать! Общество должно быть готово, что в любой момент может поступить предписание Банка России о предоставлении информации, со сроком исполнения в три рабочих дня.
4. Ввод первичной информации в базу данных. В разработанную базу данных необходимо внести сведения о всех вернувшихся от акционеров за 2 последних года письмах (при наличии такой информации/писем), а также о самих акционерах, в соответствии с последним списком зарегистрированных лиц, полученных от Регистратора. Со списком должно быть меньше всего проблем — можно запросить у Регистратора в электронной форме. Что касается ввода данных о направленных акционерам за последние два года и вернувшихся письмах, то здесь законодатель предлагает учитывать только письма, которые «возвращались в общество». Указанная формулировка достаточно «размытая». Поэтому, однозначно можно рекомендовать только ведение учета вернувшихся писем путем «ручного» ввода информации, по факту получения эмитентом каждого вернувшегося письма. Иные способы ведения учета вернувшихся писем, в том числе, только с помощью сервиса отслеживания Почтовых отправлений АО «Почта России», рискованны и требуют получения соответствующих пояснений/разрешений Регулятора в лице Банка России.
5. Оценка целесообразности приостановления направление сообщений и (или) бюллетеней для голосования. На данном этапе акционерное общество должно оценить экономическую целесообразность запуска процедуры приостановления направления сообщений и (или) бюллетеней для голосования, для чего необходимо:

• проанализировать данные по количеству вернувшихся от акционеров писем, направленных акционерным обществом в рамках проведения общих собраний акционеров, чтобы примерно рассчитать экономическую выгоду от процедуры приостановки направления писем в соответствии со ст.52.1. ФЗ об акционерных обществах;
• оценить имеющиеся технические возможности / мощности для осуществления указанной процедуры, а также необходимые трудозатраты;
• уточнить у Регистратора имеющиеся возможности по предоставлению информации «в электронной форме» и в оперативном режиме (не позднее следующего рабочего дня после направления запроса), а также уточнить влияние сроков получения информации на стоимость оказываемых Регистратором услуг.

Исходя из полученных данных, акционерное общество может оценить возможный экономический эффект от запуска процедуры приостановления направления сообщений и (или) бюллетеней для голосования, и принять решение о целесообразности запуска данной процедуры.

Оценка рисков, связанных с осуществлением процедуры приостановления направление сообщений и (или) бюллетеней для голосования.

Акционерное общество, решившееся на запуск процедуры приостановки направления сообщений и (или) бюллетеней для голосования в рамках ст.52.1. ФЗ об акционерных обществах, должно быть на 100% уверено в созданной системе по учету акционеров, в отношении которых приостановлено направление сообщений и (или) бюллетеней для голосования. Все изменения в базу должны вносится своевременно. Эмитент должен быть готов оперативно: формировать списки лиц, в отношении которых принято или должно быть принято решение о приостановке направления почтовых отправлений; отвечать как на запросы акционеров, о причинах приостановки направления в их адрес соответствующей почтовой корреспонденции, так и на предписания регулятора, в лице Банка России. Цена ошибочной приостановки направления сообщений и (или) бюллетеней для голосования, или не возобновления направления указанной информации достаточно высока и влечет за собой ответственность в соответствии с п.2 ст. 15.23.1. «Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ:

«Нарушение порядка или срока направления (вручения, опубликования) сообщения о проведении общего собрания акционеров (общего собрания владельцев инвестиционных паев закрытого паевого инвестиционного фонда), а равно непредоставление или нарушение срока предоставления информации (материалов), подлежащей (подлежащих) предоставлению в соответствии с федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, при подготовке к проведению общего собрания акционеров (общего собрания владельцев инвестиционных паев закрытого паевого инвестиционного фонда) — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц — от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок до одного года; на юридических лиц — от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей.»