Оптимизация бизнес-процессов: как упростить систему управления с пользой

В современном мире, где рыночные условия меняются с невероятной скоростью, оптимизация бизнес-процессов становится не просто желательной, а крайне необходимой задачей для предприятий и компаний, стремящихся к эффективности и конкурентоспособности. Оптимально настроенные бизнес-процессы позволяют не только значительно сократить издержки и повысить продуктивность труда, но и улучшить качество конечной продукции или услуги, что, в свою очередь, приводит к росту удовлетворенности клиентов и увеличению прибыли.

Тем не менее многие руководители и владельцы бизнеса сталкиваются с проблемой: как же правильно приступить к оптимизации и что именно нужно делать? Поговорим об этом с Елизаветой Майской — экспертом по систематизации бизнеса, построению команды, делегированию рутинных процессов и масштабированию. Елизавета не только успешно применяет эти принципы на практике, но и помогает другим компаниям внедрять эффективные механизмы для достижения лучших результатов.

С чего начался Ваш путь?

Мой путь начинался с авиации. Защитив диссертацию, я стала руководителем по направлению надежности и качества изделий авиационного оборудования. Более 5 лет налаживала процессы сбора и передачи информации, которые влияют на безопасность полетов. 18 лет преподавала в Университете и более 5 лет была членом комиссии по защите дипломных проектов.

Что легло в основу методики выстраивания бизнес-процессов? Что Вас вдохновило?

Чтобы разработать свой метод выстраивания бизнес-процессов, я вернулась к научной деятельности и, получив второе высшее образование «Менеджер стратегического развития», написала «Методику внедрения инструментов систематизации в компании на основе корпоративной культуры».

Эксперт в оптимизации бизнес-процессов должен иметь опыт управления собственным бизнесом. У Вас есть дело, которым Вы гордитесь? 

Мой опыт ведения бизнеса составляет более 10 лет. В 2012 году я создала с нуля компанию ООО «АртТекс», которая на сегодняшний день является лидером по производству эксклюзивной спортивной формы на заказ для команд и клубов. С самого начала моя компания зарекомендовала себя как профессионала в своем деле. Наши клиенты, (Заспорт, Заряд, Red Machine, Динамо, Офицерская Хоккейная Лига и др.) выбрав однажды мою компанию в партнеры, возвращаются снова и снова. Я дорожу репутацией моей компании — заказы всегда изготавливаются в соответствии с ожиданиями клиентов: качественно и вовремя.

С какими трудностями Вы столкнулись при построении собственного бизнеса? 

Признаюсь честно, далось мне это непросто. Первые 7 лет я тащила всю тяжесть бизнеса на своих плечах. Бизнес рос и масштабировался, со стороны это была успешная компания, и только я знала, каких усилий мне стоило поддерживать все бизнес-процессы. Работа 24/7, без праздников и выходных, тотальное погружение в операционку, контроль и перфекционизм привели меня в больницу. В один момент я выгорела и поняла, что надо менять стратегию. Это совпало с периодом пандемии. Компания на время перестроилась на пошив масок, а у меня освободилось время на то, чтобы разобраться в собственном бизнесе.

Как Вы выбрались из трудной ситуации? Каких добились результатов?

Я начала пересматривать и перестраивать процессы в моем бизнесе, привлекала к этому вопросу экспертов и подрядчиков и как результат мне удалось выстроить системную работу в моей компании. 

Первые результаты меня поразили: за первый месяц после выхода из пандемии, объемы производства и оборот компании выросли в 2 раза. Хочу отметить, что я не покупала новое оборудование и не нанимала новых людей, а использовала имеющиеся ресурсы. 

Дальнейший рост и масштабирование происходили без моего участия в операционных процессах. Я увидела всю эффективность выстроенных бизнес-процессов в цифрах: за 2 года обороты моей компании выросли в 3 раза. Это был мой первый кейс по систематизации компании и выстраиванию бизнес-процессов. 

Что Вам помогло в разработке методики выстраивания бизнес-процессов? Были сложности?

Я получила статистику и оценила результаты собственного бизнеса, и вскоре разгадала в чем секрет — решила превратить это в методологию и проверить на других компаниях. Мне было легко и интересно, поскольку уже больше 20 лет я занимаюсь вопросами выстраивания систем и бизнес-процессов. В этом месяце я защищаю мою авторскую программу «Эффективное управление» в Государственном академическом университете гуманитарных наук (ГАУГН), после чего программа получит аккредитацию и официальный статус — мы сможем выдавать государственные дипломы студентам после прохождения программы и успешной сдачи экзамена. 

Расскажите об оптимизации бизнес-процессов? В чем ее актуальность?

Оптимизация бизнес-процессов — процесс, направленный на повышение эффективности работы предприятия путем улучшения качества управления, оптимизации использования ресурсов и автоматизации рутинных операций. В условиях современной экономики оптимизация бизнес-процессов становится особенно актуальной, так как позволяет предприятиям снижать затраты, увеличивать прибыль и повышать свою конкурентоспособность.

Вы являетесь Основателем Академии Управления. Чем занимается компания?

«Академия Управления» — мой проект, в котором мы успешно «испытали» разработанную методику. Суть проекта — раскрыть потенциал собственника и, используя его сильные стороны и компетенции выстроить его бизнес по индивидуальной модели, так, чтобы стратегия и ценности собственника и бизнеса совпадали. Тогда управление бизнесом становится легким и приятным приключением, а не сложной задачей, которую нужно решать изо дня в день. 

В моей Академии я работаю как индивидуально, так и с группами. Мой опыт преподавания составляет более 18 лет, поэтому мои клиенты получают настолько просто и четко сформулированные знания, что могут легко применить к своему бизнесу и быстро получить результаты.

Скольким компаниям Вы помогли? Расскажите о результатах.

Мою методику я использовала в нескольких компаниях. Одна из первых была компания «Парадайс» — агентство недвижимости. Перед нами стояло несколько задач:

• выстроить внутреннюю работу и коммуникацию агентов;
• увеличить штат сотрудников;
• обучить руководителей навыкам эффективного управления и делегированию рутинных процессов. 

Для реализации этих задач мы объединились с партнером и включились в работу по всем направлениям: внедрили и отладили работу в отраслевой CRM, обучили сотрудников работе в системе, организовали работу отдела продаж и отдела контроля качества. За 6 месяцев работы по проекту мы выстроили настолько четкую работу бизнес-процессов, что собственник вышел из операционных процессов и смог реализовать свою мечту: его компания стала партнером сразу нескольких лидеров рынка.

Другие наши клиенты тоже получили отличные результаты. Это было реализовано благодаря систематизации компаний с учетом запроса собственника и опорой на его личность как основателя бизнеса. Моя методика учитывает эти особенности, и клиент получает отличный результат благодаря индивидуальному подходу.

В дальнейшем я увидела, что сторонние компании, внедряющие систему по шаблонам могут больше навредить компании, нежели помочь, если не учитывают человеческий фактор и корпоративную культуру компании. И я вышла из партнерства и перестроила мой метод таким образом, чтобы именно собственник являлся ядром и источником изменений в своей компании, так, чтобы освоив навыки управления он сам являлся «архитектором своего бизнеса».  Моя задача — только помогать ему в этом.

Какие ключевые принципы и стратегии Вы используете при выстраивании бизнес-процессов? На что обращаете внимание?

Я всегда говорю о том, что в основе любой компании лежат две составляющие: это элементы системы (CRM, правила и документы, регламентирующие деятельность компании, любое техническое оснащение и т.д.) и команда (руководители и сотрудники).

Задача компании в этом случае сводится к управлению взаимодействием этих двух составляющих таким образом, чтобы росли финансово-экономические показатели компании.

Важно учитывать 3 аспекта.

1. Один из ключевых аспектов оптимизации бизнес-процессов — использование командной работы и ресурсов компании: важно выстроить систему таким образом, чтобы она помогала сотрудникам в работе. 
2. Кроме того, управление бизнес-процессами является важным фактором повышения эффективности управленческих решений. Правильно организованные процессы позволяют руководителям сосредоточиться на стратегических задачах, а не на решении мелких проблем. 
3. Оптимизация и ручная настройка бизнес-процессов также играют важную роль в современных экономических условиях. Умение быстро адаптироваться к изменениям рынка и находить новые пути оптимизации процессов позволяет предприятиям оставаться конкурентоспособными и устойчивыми на рынке. 

Из своей практики я знаю, что необходимо обратить фокус на два фактора: индивидуальный подход к построению системы управления и двусторонней оценке компании (с точки зрения человеческого фактора и систематизации бизнеса).

Какие этапы проходят ваши клиенты? 

В моих проектах всегда существует 3 этапа.

1. Диагностика: в первую очередь я провожу аудит собственника, как основы компании, затем изучаю особенности бизнеса, анализирую проблемные места, чтобы перевести их в точки роста, а также определяю стратегию развития бизнеса — для каких конкретно целей и задач вводятся новые инструменты.

Параллельно необходимо проводить подготовительную работу с командой, следуя правилу «внедрение изменений лучше проводить с линейных сотрудников», наметить путь плавного перехода к работе с использованием новых технологий.

Здесь важно затронуть вопросы обучения и адаптации и понять, насколько затраты по введению новых технологий будут целесообразны и как быстро окупятся.

1. В результате аудита у человека появляется четкое понимание, кто он, про что он, какие у него сильные стороны и как ему лучше всего применять свои таланты, а что научиться делегировать. Составив эту  «дорожную карту» — клиент получает прямой путь к результату: фокусируется на цели и движется четко и быстро. Так работает мой метод.
2. После этапа аудита наступает этап обучения и внедрения новых навыков. Моя задача перестроить мышление собственника с вопроса «КАК мне это сделать?» на два других: «ЧТО я хочу получить в результате?» (четко научиться формулировать и транслировать желаемый результат) и «КТО мне поможет это сделать?» (как выбирать лучших людей в команду и как ими управлять и направлять к общей цели).   Я уверена, что основной ресурс это люди, поэтому все результаты в бизнесе делаются не усилием собственника, а руками команды. 

Здесь после «распаковки собственника» ведется серьезная работа по направлению «Люди»: поиск целей, изучение личностей ТОП-менеджеров, проработка миссии, потребностей клиента. 

Выстраивание бизнес-процессов — работа на долгосрочную перспективу?

Оптимизация бизнес-процессов — это путь изменений, способный улучшить и упростить систему управления. И строиться он должен с учетом существующих бизнес-процессов компании и с оценкой эффективности на каждом этапе. А также необходимо учитывать «человеческий фактор» — удобство и результативность работы сотрудников с новыми технологиями.

Как ваше обучение поможет оптимизировать бизнес-процессы?

Мой опыт показывает, что нужно лишь раскрыть потенциал собственника, передать ему понимание его пути и знания по управлению людьми и процессами. Все остальное он оптимально выстроит именно под себя и свой бизнес, тогда эффективность работы возрастает в разы. Моя идея в том, чтобы научить собственника «ходить самостоятельно», а не подставлять ему костыли и делать зависимым от других экспертов, как сейчас происходит на рынке. 

Для оптимизации бизнес-процессов, повышения эффективности и снижения затрат, предприятиям нужно адаптироваться к изменениям в экономике. Необходимо использовать инновации, цифровые технологии и правильно управлять людьми, процессами.