Особенности участия в тендерах на закупку и обслуживание ИТ-оборудования

Участие компании в тендерах на покупку и обслуживание IT-оборудования в России имеет большое значение благодаря возможности привлечь новых клиентов, доступу к обширному рынку государственных и крупных коммерческих закупок, мониторингу актуальных потребностей рынка, приобретению нового опыта и укреплению имиджа. В 2023 году, несмотря на снижение объема государственных закупок в области информационных технологий на 20 %, общая стоимость тендеров в этой сфере значительно увеличилась. Это объясняется ускорением процесса цифровизации экономики и ростом спроса на современные технологические решения. По данным аналитических отчетов, общий объем рынка государственных и корпоративных тендеров на ИТ-оборудование в России составил около 600 миллиардов рублей, демонстрируя рост на 12% по сравнению с предыдущим годом. Крупнейшими игроками, активно участвующими в тендерах, остаются такие компании, как «Ростелеком», «Сбербанк», «Яндекс» и «МТС». На долю этих гигантов приходится более 50% всего рынка тендеров на ИТ-оборудование. «Ростелеком» занимает лидирующую позицию с долей рынка около 20%, следом идут «Сбербанк» и «Яндекс», которые удерживают около 15% и 10% соответственно. «МТС» замыкает этот список с долей около 8%. 

В 2023 году на рынке тендеров в ИТ-секторе появились ключевые тенденции и нововведения. Главная из них — цифровизация экономики и программы импортозамещения. Государственные меры поддержки отечественных производителей открывают новые возможности для местных компаний и стимулируют рост продаж. В прошлом году также были приняты новые правила и законы, регулирующие проведение тендеров. Они повысили прозрачность и честность процедур, но усложнили участие для неподготовленных компаний. Несмотря на это, количество участников тендеров продолжает расти, а конкуренция становится все жестче. Для успешного участия необходимо тщательно готовиться и разрабатывать стратегии. В статье рассмотрим основные особенности и нововведения, которые следует учитывать при участии в тендерах.

Регуляторные изменения

В 2023 году вступили в силу изменения в 44-ФЗ, упрощающие госзакупки. Предельное значение начальной (максимальной) цены контракта при электронном запросе котировок увеличено до 10 миллионов рублей. Срок рассмотрения обращения о согласовании контракта с единственным поставщиком сокращен с 10 до 8 рабочих дней. Разрешено использовать типовые контракты и условия для определенных товаров, работ и услуг. Участие в тендерах все еще сложно, но возможности для упрощения и победы в тендерах увеличились.

Региональные и муниципальные заказчики перешли на автоматические платежи через Единую информационную систему (ЕИС) согласно приказу Федерального казначейства от 29.07.2022 № 19н и подпункту «к» пункта 14 Постановления правительства от 27.01.2022 № 60. Это позволит поставщикам получать оплату быстрее: вместо пяти дней средства будут переведены за два.

Еще одним значимым изменением является упрощение условий доступа к тендерам для малого бизнеса. Для этого введены новые квоты, резервирующие определенную долю государственных и муниципальных заказов для малых предприятий. Снижение требований к финансовому обеспечению заявок также позволяет небольшим компаниям активнее участвовать в тендерах, что способствует увеличению конкуренции и стимулирует заказчиков предлагать более выгодные условия. Важные изменения в 2024 году коснулись цифровизации тендерных процессов. Использование электронных подписей и автоматизированных систем для обработки заявок и проведения торгов значительно сокращает время на обработку документов и уменьшает вероятность возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором.

16 мая 2024 года состоялась презентация Казначейства России, посвященная новациям и цифровым решениям ГИС ЕИС ЗАКУПКИ. Участники форума имели возможность ознакомиться с планами развития системы. Спикеры рассказали о переходе на цифровой контракт при закупках с единственным поставщиком, заключении электронных соглашений об изменении и расторжении контракта, а также о цифровизации закупок согласно закону № 223-ФЗ. На форуме также стало известно о том, что с 1 июля 2024 года изменение и расторжение контрактов по электронным закупкам станет обязательным через ЕИС. И поставщики будут обязаны загружать закрывающие документы в ЕИС при приемке товара. Эти нововведения призваны ускорить завершение сделок и снизить риски связанные с опечатками.

Подготовка к участию в тендерах 

Помимо детального понимания регуляторных изменений для успешного участия в тендерах важна подготовка необходимой документации. Это включает учредительные документы, такие как устав компании, свидетельство о регистрации и выписку из ЕГРЮЛ, а также финансовые отчеты за последние несколько лет, подтверждающие финансовую устойчивость компании. Кроме того, обязательным условием является наличие сертификатов соответствия стандартам качества, лицензий на право ведения деятельности и свидетельств о регистрации ПО. 

В 2024 году отдельное внимание следует уделять техническим спецификациям и стандартам для ИТ-оборудования. Оборудование должно соответствовать как национальным, так и международным стандартам качества, таким как ГОСТ и ISO. Заявки должны содержать развернутое описание технических характеристик предлагаемого оборудования, включая производительность, объем памяти, скорость обработки данных и энергоэффективность. Особенно важна совместимость с существующими системами заказчика, и участники тендера должны продемонстрировать, как их продукция может быть интегрирована в текущую инфраструктуру клиента. 

Чем тщательнее компания изучает условия тендера и требования заказчика, тем выше шанс подготовить заявку, которая будет максимально соответствовать ожиданиям клиента. Создание уникального предложения, включающего дополнительное обслуживание, расширенную гарантию или специальные условия поставки, может выделить компанию среди конкурентов. В некоторых случаях участие в тендере в формате консорциума или партнерства с другими компаниями может повысить шансы на успех, позволяя объединить ресурсы и опыт для выполнения сложных проектов. Контакт с заказчиком до подачи заявки помогает лучше понять его потребности и ожидания, а значит, подготовить более конкурентоспособное предложение. Этот процесс предварительных переговоров и консультаций часто оказывается критическим для успеха. В условиях усиливающейся конкуренции и изменяющихся регуляторных мер компании, которые уделяют внимание этим аспектам и используют эффективные стратегии подготовки, имеют больше шансов на успешное участие и выигрыш в тендерах на закупку и обслуживание ИТ-оборудования в 2024 году.

По опыту участия в тендерах нашей компании ТопСети могу сказать, что успех в этом деле в значительной степени зависит от качества и полноты тендерного предложения. Одним из ключевых аспектов является точное выполнение всех требований заказчика. Каждое предложение должно содержать четкое описание поставляемого оборудования и услуг, соответствующих техническим и функциональным требованиям, а также конкурентоспособное ценовое предложение. Главным методом, повышающим шансы на победу, является персонализация предложения под конкретные нужды заказчика. Это включает детальное описание того, как ваше предложение решает специфические задачи и проблемы клиента. Важно продемонстрировать преимущества вашей продукции или услуг в сравнении с альтернативными предложениями на рынке. Предоставление отзывов от предыдущих клиентов и успешных кейсов выполненных проектов может существенно повысить доверие заказчика.

Анализ конкурентов, изучение их предыдущих побед и стратегий позволяет выявить их сильные и слабые стороны. Это может включать анализ ценовой политики, используемых технологий, предлагаемых условий обслуживания и других ключевых факторов. Важно учитывать, что конкурентные преимущества могут изменяться со временем, поэтому мониторинг рынка и адаптация своей стратегии является непрерывным процессом. 

В компании ТопСети для участия в тендерах мы в первую очередь начинаем с подготовки команды: специалистов по продажам, технических экспертов и юристов, что обеспечивает всестороннюю разработку предложения. Командная работа позволяет учесть все аспекты требований и избежать ошибок. Также мы тщательно планируем и следим за соблюдением сроков подачи заявок, что является крайне важным. Потому как опоздание или неполная подача документов могут привести к дисквалификации. Кроме того, стараемся обеспечить прозрачность в ценообразовании и условиях выполнения работ, которые являются залогом доверия заказчика. 

Успешное участие в тендерах все чаще зависит от способности компаний предлагать инновационные решения. Такие технологии, как искусственный интеллект, облачные вычисления и Интернет вещей, становятся важными факторами конкурентоспособности. Заказчики часто ищут не только наиболее экономически выгодные, но и современные и эффективные решения. После подачи заявки важно поддерживать контакт с заказчиком, быть готовыми предоставить дополнительные данные или разъяснения. Готовность к диалогу и открытость помогают укрепить отношения и повысить шансы на успех. 

На фоне происходящих изменений в текущем году стоит ожидать дальнейший рост рынка тендеров на ИТ-оборудование. Эксперты прогнозируют увеличение объемов до 700 миллиардов рублей, что обусловлено продолжением цифровизации и увеличением государственных инвестиций в ИТ-сектор. Крупные компании продолжат доминировать на рынке, однако усилится роль среднего и малого бизнеса, который сможет воспользоваться программами государственной поддержки. Компании, которые эффективно анализируют конкурентов, адаптируются к изменениям и предоставляют детализированные и прозрачные предложения, имеют наибольшие шансы на успех в тендерах на закупку и обслуживание ИТ-оборудования в 2024 году.