Как основателю повысить управляемость компании

Адаптивность к постоянным изменениям ландшафта рынка — определяющая способность бизнеса в условиях турбулентности. Чтобы компания устойчиво функционировала, минимизировала риски и успешно развивалась в долгосрочной перспективе, предпринимателю важно регулярно оценивать и совершенствовать протекающие в ней процессы, обеспечивать должный баланс между высоким уровнем эффективности и безопасностью деятельности предприятия. Структурирование бизнеса — один из ключевых инструментов для реализации этой комплексной задачи. Как основателю использовать его в своей практике, избежать сложностей и качественно выстроить системное управление организацией — рассказывает резидент Клуба Менторов Ирина Созончук.

В своей менторской практике вы занимаетесь структурированием бизнеса. Что это такое и зачем нужно?

Этот процесс подразумевает комплексную работу по изменению и уточнению различных настроек в соответствии с текущими задачами и целями организации. Это своеобразный фундамент для построения надежной, эффективной и безопасной системы ведения бизнеса, позволяющий комплексно оценивать текущую ситуацию в компании, определять ее слабые и сильные стороны, анализировать деятельность, принимать взвешенные управленческие решения.

Отсутствие системности характерно не только для стартапов. Часто мои клиенты, владельцы предприятий с оборотом от 250 млн рублей, сталкиваются с проблемой отсутствия структуры в бизнесе. При этом компании могут находиться на различных этапах развития: внезапного роста, процесса внедрения изменений, масштабирования производства, трансформации владельческой структуры, финансовых проблем, внимания со стороны налоговых органов. Для решения этих и многих других проблем важно иметь грамотно выстроенную структуру бизнеса.

Как строится структура бизнеса?

В молодости я хотела стать медиком — анализируя человеческий организм, я каждый раз поражаюсь его возможностям. В нем огромное количество систем, которые взаимодействуют между собой и с внешним миром, множество внутренних процессов и чек-листов. На каждом жизненном этапе организм человека уникален, но всегда начинает страдать, если в системах происходит сбой.

Человек обращается к врачам, начинает искать причины, подбирать лечение. Бизнес, как и организм, — гибкая, четко структурированная система множества взаимосвязанных процессов. В нее входят различные элементы: владение бизнесом и его активами, управление процессами, рисками, финансами и товарными потоками, взаимоотношениями с сотрудниками, партнерами, клиентами, государством, банками. Контроллинг на всех этапах по ключевым аспектам, позиционирование. 

Структурированный бизнес отличается высоким уровнем организации процессов, стабильным и эффективным управлением ресурсами, наличием четких стандартов, инструкций и процедур, регулирующих функционирование компании. По моему опыту, главный показатель структурированности — финансовая стабильность и возможность собственника не участвовать активно в операционных процессах или временно отойти от дел, понимая, что компания будет работать эффективно и самостоятельно.

Многие фаундеры скажут, что это утопия и бывает только в компаниях уровня «Голубого океана». Не соглашусь, этого реально достичь и в среднем, и даже в малом бизнесе. В моей практике есть такие примеры. Моя деятельность, работа моей команды как раз состоит в том, чтобы стало больше осознанных, спокойных и успешных предпринимателей. Мы, как врачи, помогаем больному бизнесу провести диагностику, подобрать лечение, направляем его к нужному специалисту.

Когда основателю нужно проводить структуризацию?

Понимание процессов и управление ими необходимо на любом этапе ведения бизнеса. При рождении у человека одни потребности и возможности, в процессе роста они меняются. Но в нем это заложено природой, в бизнесе же создатели — мы. Для меня любой бизнес — как ребенок. Каким мы его создадим, как вложимся в него силами, финансами, вниманием, такой результат и получим. Постоянная же зависимость бизнеса от собственника — признак инфантилизма.

Структурирование также необходимо на этапах привлечения инвесторов или партнеров, роста, изменения условий и рынков, закрытия утративших актуальность направлений или освоения дополнительных. Структурирование повышает управляемость, прозрачность, гибкость. К примеру, сейчас моя консалтинговая компания помогает строительной компании организовать работу в новом направлении — девелоперской деятельности. У собственника есть территория, средства и желание развивать территорию в формате коттеджного поселка, есть понимание всех деталей проектирования и согласований, но нет опыта реализации собственного проекта.

Двадцать пять лет профессиональной деятельности на рынке позволяют моим специалистам разработать эффективную конкретно для этого проекта бизнес-модель, структурировать бизнес. Задачи, которые мы решаем с владельцем: понимание объема инвестиций, прогноз по прибыли, стратегия маркетинга, планы продаж и общая деятельность всех подразделений. В данный момент мы разрабатываем организационную структуру предприятия, систему внутренних взаимоотношений между всеми департаментами группы компаний — с функциями владения земельным участком, строительства, продаж, управления и эксплуатации объектов, общей инфраструктурой.

Одновременно ведется работа по созданию финансовой модели, плана привлечения денежных средств и расходов для каждого этапа проекта. Верстаются системы управленческого учета, отчетности и регламентов компании. 

Процесс структурирования в целом обеспечивает успешное и безопасное развитие бизнеса, его масштабирование и возможность передачи предприятия в управление или по наследству, которая сейчас, кстати, актуальна как никогда.

Почему это актуально?

Российский бизнес вошел в стадию зрелого возраста — 25–30 лет. Соответственно, у многих собственников появился запрос на передачу дел в управление или по наследству. Передать инфантильный бизнес же практически невозможно. Моя компания стала часто сталкиваться с проблемами, когда собственник хочет уйти из операционки, но не знает как. Мы погружаемся и смотрим, как функционируют различные системы, выявляем узкие места, предлагаем индивидуальные мероприятия, помогающие выстроить структуру бизнеса. Иногда оказывается, что бизнес проще закрыть в соответствии с его состоянием.

Что именно вы делаете?

Проводим комплексный 5D-анализ: владение, процессы, финансы, налоги, сотрудники. Определяем структуру компании, составляем регламенты для всех подразделений, информируем собственника о возможных рисках и таким образом повышаем устойчивость и управляемость бизнеса. Принимаем участие в контроле основных показателей с целью сохранения устойчивости бизнеса.

Разве предприниматель не может справиться с этим самостоятельно?

Может, но не всегда это получается. Дело в том, что за время своего существования любая организация претерпевает множество трансформаций: постоянно меняются ее цели, масштаб, сотрудники, условия рынка и другие обстоятельства. Безусловно, в процессе ведения бизнеса собственники вносят изменения в выработанные ими стратегии, текущие процессы, команды и другие элементы. Однако, как правило, эти корректировки оказываются точечными, направленными на решение сиюминутных, текущих задач. При этом владельцы зачастую не отдают себе отчета в том, как принятые ими решения отразятся на различных аспектах деятельности организации.

В структурированном бизнесе такие ошибки практически сведены к нулю. Их можно вовремя увидеть и спрогнозировать, принять грамотные решения. Исключение: форс-мажорные обстоятельства, связанные с внешними воздействиями, глобальными потрясениями. 

К каким последствиям могут привести ошибки основателя?

Арбитражные управляющие часто привлекают меня в качестве консультанта — посмотреть на бизнес клиента, дать заключение, помочь в сопровождении процедуры. Как правило, собственники сами не могут определить проблему. Часто причиной становится множество различных сиюминутных решений, которые не были оценены с точки зрения иных аспектов. В результате несистемного управления процессами собственники оказываются в ситуации, когда на первый взгляд успешный бизнес накапливает массу недоработок в операционной деятельности. Последние снижают общую эффективность организации и как минимум мешают ей развиваться, как максимум — приводят к банкротству.

Опираясь на данный опыт, становится очевидной необходимость осуществлять комплексные изменения, которые позволяют решать задачи развития, обеспечения эффективности и безопасности. Важно понимать, что структурирование бизнеса — многосоставный процесс, включающий в себя определенные инструменты и методы для оптимизации организационной структуры и управления, распределения ресурсов.

Как собственнику самостоятельно грамотно выстроить процесс структурирования?

Есть классические рекомендации, которые помогут основателю успешно построить бизнес. На старте — сфокусироваться на стратегии и тактике. В зрелом бизнесе — провести анализ текущего состояния: структура компании, команды, процессы и операции. Идентифицировать сильные и слабые стороны, возможные узкие места и проблемные зоны. 

Затем определить понятные и конкретные цели компании, без которых построение структурированной системы невозможно. Выработать стратегию и тактику для их достижения — с учетом уникальных особенностей бизнеса и рынка. Следующий этап — создание оптимальной структуры и выбор подходящей организационной модели (например, функциональной, дивизионной или матричной), которая соответствует целям и стратегии бизнеса.

Установить четкие зоны ответственности и систематизировать коммуникационные потоки внутри компании — путаница в обязанностях затрудняет эффективную работу. Рекомендую рассмотреть возможность децентрализации управления и расширения полномочий сотрудников. В структуре каждый сотрудник должен четко понимать свою роль, цели, задачи и ответственность. Поговорите с работниками — поверьте, вас ждет масса открытий.

Что еще необходимо учесть основателю бизнеса?

Проведение процедуры структурирования невозможно без инвестиций в обучение и развитие персонала — с целью мотивации и легкой адаптации сотрудников к изменениям в работе компании. В противном случае возможна высокая текучесть кадров.

Кроме того, часто в компании функционирует множество различных программ, табличек, систем, документов: 1С, CRM, внутренний мессенджер, Excel и Google, чаты, SMS, почтовые ящики, самописные системы оперативного учета (WMS, FMS и другие). Но все это работает отдельно, для разных пользователей и с разными данными.

В процессе мы часто выясняем, что большая часть информации дублируется, устарела или не отражает корректные данные. А ведь инструменты должны помогать и работать сообща — системы управления бизнесом подразумевают использование комплексных программных решений. Подобное ПО необходимо для синхронизации бизнес-процессов, удовлетворения потребностей клиентов, снижения расходов компании. Системы должны быть встроены в структуру бизнеса.

Это не кажется простым в реализации.

Структурирование — сложный процесс построения бизнеса, волшебных таблеток нет. Но его прохождение приносит быстрые видимые результаты. При необходимости всегда можно обратиться за помощью к ментору бизнеса — опытному предпринимателю, который готов делиться своей экспертизой в области управления. Его рекомендации в том числе помогут выявить критичные для компании ошибки и вовремя их устранить.

Например какие?

Один из моих последних клиентов (менти) — крупная торговая B2B-компания c 30-летним стажем на рынке, которая занимается оптовыми поставками и ежедневно обслуживает до 120 клиентов. Ее собственник (основатель) стоит у руля с первого дня, но даже таким опытным «зубрам» иногда нужна помощь и поддержка. За последние три года в компании произошел кратный рост х5, но появились проблемы, которые не дают сделать следующие шаги. Множество мелких, не решенных на стадии становления проблем требуют внимания, сил, средств и времени. Процессы не автоматизированы, в некоторых случаях хаотичны. Структура бизнеса уже не соответствует его масштабам, команда работает по привычке, учетные системы функционируют по отдельности. Практически полное отсутствие маркетинга, кассовые разрывы, невнятные данные управленческого учета. Погруженность собственника в операционку — 250% на уровне подписать, решить конфликт, закрыть кассовый разрыв. 

В рамках данного кейса была проведена диагностика, выявлены проблемные процессы, сформирована стратегия и намечены тактические шаги. Необходимо сформировать новую структуру бизнеса: подобрать инструменты, пересобрать команду, прописать процессы, повысить управляемость и прозрачность, подготовить к передаче по наследству, освободить время владельца. Цель — позволить бизнесу стабильно расти, не испытывая глобальных проблем.

Что еще влияет на процесс структурирования?

Управленческий учет — один из самых важных элементов, это ключевой инструмент в управлении эффективностью бизнеса. Он предоставляет собственнику фактическую информацию о финансовом состоянии и операционной деятельности для принятия обоснованных оперативных решений. Способность управлять появляется с пониманием, в какой точке вы находитесь и каким образом процессы сказываются на эффективности.

Кроме того, управленческий учет помогает разрабатывать бюджеты, устанавливать цели и контролировать их выполнение, вовремя выявлять отклонения от плана и нивелировать их. Дает понимание реального расходования ресурсов и позволяет компаниям оптимизировать их использование в контексте улучшения процессов производства, управления запасами, распределения рабочей силы и других аспектов, направленных на повышение производительности и снижение уровня издержек.

Все произведенные сотрудниками действия можно увидеть в цифрах управленческой отчетности. Например, некачественную работу менеджера отдела продаж, которая приводит к повышению дебиторской задолженности. Поиск средств на выплату дивидендов помогает выявить неликвидные остатки на складе, невостребованную дебиторскую задолженность и не только. Что мы можем увидеть в P&L? Точку безубыточности, невыгодные направления деятельности, неэффективные расходы.

Что мы можем увидеть в ДДС? Объем денежных средств, выведенных из оборота.

Что грамотно выполненное структурирование в целом дает основателю?

Оно позволяет повысить общую эффективность бизнес-процессов и финансовую устойчивость компании. Снизить риски, сократить расходы, исключить потери, сохранить компанию в случае форс-мажорных обстоятельств — например, ухода из жизни собственника. Структурирование влияет на бизнес в целом, на его управляемость, сохранение, привлекательность для инвесторов, устойчивость и защиту от посягательств, способность расти и возможность трансформации.