Сергей Гаевский об организации документооборота в компании

На практике мы часто сталкиваемся с различными системными проблемами наших доверителей, казалось бы, напрямую не входящими в нашу компетенцию. Однако, такие проблемы, помимо различных издержек для бизнеса, также могут нести в себе и юридические риски, имеющие накопительный эффект и обрушающиеся на голову руководителя в самый неподходящий момент.

Наша задача как адвокатского бюро – проанализировать деятельность доверителя и выявить проблемные с точки зрения права аспекты его деятельности и сделать все возможное в рамках правового поля для ликвидации таких проблем либо для их минимизации.

Документооборот — система создания, приема, передачи и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот — один из инструментов управления организацией, если документы — это кровь организма организации, то документооборот – ее кровеносная система, от качества которой зависит общее состояние компании.

Грамотная реализация документооборота в компании является одним из условий для ее успешного функционирования.

Правильно организованный документооборот:

• обеспечивает эффективную и бесперебойную работу компании;
• способствует более высокому качеству работы персонала;
• обеспечивает оперативный доступ к базе документов;
• позволяет руководству наиболее полно контролировать процессы, протекающие в организации.

Как правило, документы, которые подлежат систематизации в рамках документооборота, делятся на 4 типа:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;
• первичные.

В настоящее время действующим законодательством множественно закреплена обязанность и ответственность субъектов хозяйственной деятельности вести документооборот и архивацию документов должным образом, например:

• ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»;
• ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (ст. 29 «Хранение документов бухгалтерского учета»);
• ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ (ст. 50 «Хранение документов общества и предоставление обществом информации»);
• и многие другие.

Часто, особенно в таких сферах как строительство и торговля, бизнес «тонет» в огромном количестве документации, опосредующей его деятельность. Руководителям такого бизнеса, как и их подчиненным зачастую просто некогда заниматься отлаживанием документооборота. И тем, и другим этот вопрос не кажется первостепенным и заслуживающим внимания. Идет время, и однажды в компанию приходит налоговая с запросом документов.  Компания ведет свою деятельность честно и думает, что ей не грозят никакие правовые риски, однако, после определенного количества времени, затраченного на поиск запрашиваемой документации, приходит к выводу о том, что не в состоянии ее найти из-за плохо отлаженной системы оборота и хранения документов. В силу п. 6 ст. 93.1 НК РФ «неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации признается налоговым правонарушением и влечет ответственность…».

Или другой пример, эта же компания становится ответчиком в рамках одного из крупных арбитражных споров с бывшим контрагентом на границе срока исковой давности. Руководство компании уверено, что дело выигрышное, но из-за ужасной системы документооборота и архивации компания не смогла найти реально существующие документальные железобетонные доказательства своей правоты и проиграла крупный спор, «упала» в банкротство и была растерзана кредиторами, а ее руководители привлечены к субсидиарной ответственности.

И таких мин замедленного действия множество.

Чтобы минимизировать риск наступления подобных ситуаций, необходимо разработать внутреннюю документацию, регламентирующую документооборот в компании. «Конституцией» документооборота можно назвать Положение о документообороте.

Общие указания по созданию системы управления документами можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, который действует с 01.01.2020. Его положения можно взять за основу при разработке регламентов внутри компании.

Если руководитель желает не просто получить еще один внутренний нормативный акт, только чтобы поставить себе галочку и при случае показывать проверяющим, а на самом деле улучшить работу сотрудников с документами, то наиболее эффективным является такой план действий.

1. Первичный анализ.

Начиная работу над положением о документообороте, важно детально ознакомиться со всеми видами документов и маршрутами их движения в организации.

Необходимо собрать информацию со всех структурных подразделений о создаваемых и получаемых ими документах. О том, кто их составляет, на основе какой информации, где они далее используются в системе управления. Важно выслушать и возможные предложения коллег и подчиненных по улучшению порядка работы с документами, от этого зависит качественное исполнение ими в будущем разрабатываемого положения.

В случае, если подчиненные не могут предложить Вам способы улучшить документооборот в компании, пусть просто опишут проблемы, которые возникают у них при работе с документацией. Зная имеющиеся проблемы, можно найти пути их решения.

2. Оптимизация документопотоков. На основе собранной информации необходимо рассмотреть возможности по оптимизации документопотоков в Вашей организации, установить, где необходим дополнительный контроль.

3. График документооборота компании.

Детально порядок создания и движения документов с указанием лиц, ответственных за каждый участок, можно зафиксировать в графике документооборота компании, оформив его как приложение к положению.

Требование о составлении такого графика было в советском Положении № 105. Новый ФСБУ 27/2021 этого не требует, хотя, на мой взгляд, иметь такой график удобно.

Разделы в графике документооборота могут быть сформированы:

• или исходя из структуры подразделений;
• или исходя из бизнес-процессов (например, производство, продажи, корпоративное управление, подбор персонала и т. п.);
• или по видам документов, составляемых на определенных участках деятельности компании (например, по учету основных средств, по учету материалов, по учету кадров и расчетов с персоналом и т. п.).

В графике укажите должности работников, ответственных за оформление документов, сроки их создания и передачи лицам, ответственным за учет документов. Там же можно прописать сроки хранения документов и указать лиц, ответственных за их хранение.

Поскольку график документооборота содержит большой объем различной информации, для наглядности удобнее всего составить его в форме таблицы.

Главной и практически единственной целью документооборота и сотрудников, опосредующих документооборот является максимальное сокращение времени движения документа, начиная от его приема и заканчивая архивацией. В наше время широко распространены различные электронные системы обеспечения документооборота, которые кратно облегчают работу с большими объемами информации и с различными типами документов, мы только приветствуем их использование.

Как показывает наша практика, если вначале как руководство, так и персонал организаций относятся к организации документооборота с большой долей скепсиса, то спустя время с иронией вспоминают то время, когда деятельность осуществлялась без него.