ЕВРАЗ: изменение культуры работы с документами и победа над бюрократией
Сокращение срока согласования договоров в два раза и исключение ситуаций длительного ожидания появления документов в системе
Изменение культуры работы с документами и оптимизация документооборота. Повышение эффективности процессов работы с документами, отказ от ненужных бумаг и цифровизация документооборота там, где это необходимо.
Российским компаниям знакома проблема бюрократии (в первую очередь, чрезмерного документооборота), преодолеть это довольно сложно. По данным исследования, только 3,8% российских компаний полностью перешли на электронный документооборот. Более четверти компаний работают исключительно с бумажными документами, а 38,9% — как с бумажными, так и с электронными. Эффективность решений по оцифровке вызывает сомнения, так как 18,1% респондентов продолжают дублировать электронные документы на бумаге.
Сотрудничая с консультантами ЭКОПСИ Консалтинг, эксперты компании ЕВРАЗ исследовали уровень бюрократии функции «Снабжение» и увидели, что достаточно простые решения могут помочь существенно экономить трудозатраты сотрудников: например, только за счет исключения лишних итераций можно сократить срок согласования договоров в два раза, а изменение последовательности участников в процессе по присвоению номенклатурного номера позволяет исключить ситуации длительного (до нескольких недель) ожидания его появления в системе.
Дебюрократизация — это сложный процесс, требующий больших усилий и внимания со стороны всего персонала. Привлечение консультантов помогает осознать масштаб проблемы, запустить в работу «быстрые решения», проверить отдельные гипотезы или дать толчок старту внедрения изменений. Будут ли изменения внедрены полностью — зависит только от сотрудников компании.
Этапы проекта
2020 год — масштабный опрос по проблемам бюрократии. На основе полученных результатов были собраны конкретные кейсы, которые впоследствии распределили между вице-президентами компании для проработки. Основной принцип работы с кейсами: новый месяц — новый кейс.
2021 год — В рамках проекта «Фабрика идей» всем сотрудникам ЕВРАЗа была предоставлена возможность внести предложения по улучшению внутренних бизнес-процессов и повышению эффективности, в том числе идеи по дебюрократизации. Масштабы дебюрократизации росли, количество примеров, собранных в рамках «Фабрики идей», значительно увеличилось, как и количество вопросов по разъяснению процессов. Некоторые кейсы были поручены функциональным руководителям.
2022 год — старт «Субботника ДеБюро». Эксперты ЭКОПСИ Консалтинг провели диагностику в отдельных подразделениях ЕВРАЗа, которая доказала, что проблемы, связанные с документооборотом, все еще существуют. На этом этапе в работу были вовлечены кросс-функциональные команды и специалисты «на местах», ответственные за конкретные документы.
По итогам сотрудники ЕВРАЗа сформировали решения трех типов:
- Оставить документы в неизмененном виде, если они удобны самим пользователям или являются законодательно необходимыми;
- Исключить документы, признанные ненужными (среди них были и те, которые ранее уже отменяли);
- Проработать рабочей группой «Электронный документооборот» те документы, у которых есть потенциал упрощения или перевода в электронный формат.
1. Индекс бюрократии одного из подразделений, который рассчитывается как отношение отмененных документов к общему числу документов, составил 25,3%. 2. Из 91 журнала было отменено 23.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты
Социальные сети