Как личная электронная подпись сотрудников упрощает работу компании

Зачем работникам нужна электронная подпись

Потому что это просто, удобно, выгодно и надежно. Электронная подпись (ЭП) в компании часто выпускается в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО) — чтобы удаленно обмениваться документами внутри организации, у каждого сотрудника должна быть личная ЭП. Компания может вести документооборот в интерфейсе сервиса, или же внедрить КЭДО в свою корпоративную систему, если она есть. ЭП используется и при работе с клиентами — это дает бизнесу возможность расширить географию, охватывать новые сферы и сократить расходы на логистику и архивное хранение бумажных документов, повышая при этом доверие к своей компании.

Обычно компании работают с усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) — ее можно быстро выпустить для внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (ЭДО), при этом она защищена криптографическим шифрованием и гарантирует неизменность документов после подписания. ЭП обеспечивает безопасность и удобство в работе, позволяя коллегам:

• Подписывать договоры и закрывающие документы удаленно, экономя время и ресурсы для других рабочих задач.
• Не переживать за сохранность документов, ведь электронные, в отличие от бумажных, не потеряются и не испортятся.
• Быть уверенными в конфиденциальности информации, так как усиленные виды электронной подписи защищены криптографическим шифрованием.
• Гарантировать защиту документов от односторонних несогласованных правок.

Какие документы и в каких случаях может подписывать сотрудник

Сотрудник может подписывать:

• трудовой договор;
• ученический договор;
• ознакомление с приказом;
• согласие на перевод;
• заявления;
• сметы;
• акты;
• и многое другое. 

Сотрудники используют ЭП в разных сферах: логисты могут удаленно подписывать документы с водителями, инженеры — техническую документацию, рабочие — акты приема-передачи оборудования. Электронная подпись актуальна и для внешнего документооборота: риелторы оформляют договоры оказания услуг с клиентами, а также позволяют клиентам заключать договоры аренды между собой, автосервисы — акты приема-передачи автомобиля на ремонт и техобслуживание, производства и мастерские — заказ-наряды и гарантийные талоны. И все они, когда потребуется, подпишут в электронном формате согласие на обработку персональных данных, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, расчетные листы и другие документы.

Важный момент: если сотрудник использует УНЭП для подписания кадровых документов, то работодатель со своей стороны использует для подписания усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Это наиболее строго регламентированный и дорогостоящий вид подписи, который подходит для передачи документов в госреестры. 

Сотрудник будет подписывать и личные документы за счет компании

Бизнес может выпустить своим сотрудникам лицензии на подписание документов или приобрести определенный тариф, в котором будет обозначено количество документов, доступных для подписания. Компания сама выпускает сотрудникам ЭП, а они могут ей распоряжаться в рамках кадрового документооборота или для подписания документов со своими клиентами и контрагентами. Вид документов, доступных к подписанию, определяет работодатель.

Где можно выпустить электронную подпись для сотрудника

Существует множество сервисов для выпуска ЭП. При выборе стоит обратить внимание на надежность и гибкость компании — сколько лет она работает на рынке, с кем сотрудничает, готова ли адаптироваться и менять решения под заказчика, есть ли хорошая техподдержка. Не лишним будет сделать пилотный запуск — тогда точно станет понятно, решает ли сервис задачи конкретного бизнеса.

Личная электронная подпись сотрудника позволяет быстро и надежно подписывать внутренние и внешние документы компании в смартфоне, на планшете или компьютере. Сотрудники могут перераспределить свое рабочее время более эффективно, доверив рутинные бизнес-процессы цифровым сервисам.