Как координировать работу различных подразделений при помощи SRM

Специфика управления закупками в крупной организации

Любая процедура закупок состоит из целого ряда этапов и на большинстве из них нельзя обойтись без процесса согласования и подписания документов. Этот процесс может включать в себя большое количество различных участников, содержать сложные маршруты и цепочки согласования и требовать взаимодействия с другими информационными системами в целях обмена необходимыми данными и документами. Рассмотрим инструменты и возможности SRM-системы по организации взаимодействия участников на различных этапах закупочного процесса, в том числе с учетом существующего ИТ-ландшафта заказчика и необходимости интеграции с другими системами.

Ключевые проблемы

Многие компании для автоматизации процесса закупок, в том числе по 223-ФЗ, зачастую используют функции нескольких систем, например: SRM — для управления поставщиками и проведения закупочных процедур, ERP — для управления деятельностью компании, ECM (СЭД) — для осуществления электронного документооборота, а также иных систем, которые используются в компании. Такой подход обеспечивает возможность эффективно реализовать большинство методологий и закупочных стратегий.

При этом возникает ряд проблем, которые необходимо решить для построения эффективного процесса закупок. Одной из самых распространенных проблем является разрозненность данных. Информация о потребностях, поставщиках, бюджетах, договорах и оплате часто хранится и обрабатывается в разных информационных системах или даже в локальных файлах, например Excel. Это создает определенные сложности при анализе данных, планировании и принятии решений.

В крупных компаниях или организациях с разветвленной структурой может возникнуть дублирование процессов. Например, разные структурные подразделения могут выполнять схожие задачи независимо друг от друга. Это может приводить к увеличению временных и финансовых затрат, а также к повышению рисков ошибок из-за отсутствия координации.

Согласование потребностей, заявок на закупку, договоров и других документов — это несомненно важный, но часто крайне медленный процесс. Задержки возникают из-за необходимости получения одобрения от целого ряда обязательных участников процесса и отсутствия четких регламентов и сроков. Как следствие, возникают сложности с прозрачностью и полнотой информации по всему процессу закупок внутри компании и невозможностью оперативно отслеживать возможные узкие места, задержки или несоответствие регламентам. Кроме того, отсутствие гибкости в процессах мешает адаптироваться к растущим потребностям компании, затрудняя масштабирование и быстрое реагирование на изменения рынка.

Для преодоления этих проблем целесообразно внедрить единую платформу для управления закупками, которая объединит все данные в одном месте, как за счет переноса отдельных процессов в систему закупок, так и за счет получения необходимых данных в рамках интеграции с другими системами. Современная SRM-система позволяет централизовать информацию и обеспечить ее доступность для всех участников процесса, а оптимизация процесса закупок и его стандартизация помогут устранить дублирование за счет распределения зон ответственности между участниками процесса и отслеживания статуса документов и задач.

Взаимодействие различных подразделений

Основные функции подразделения закупок в любой компании напрямую влияют на эффективность бизнеса. Главной задачей является обеспечение всеми необходимыми ресурсами: сырьем, материалами, товарами и услугами, необходимыми для функционирования компании. Закупки работают в тесной взаимосвязи с другими подразделениями компании:

• взаимодействие с инициаторами закупки необходимо для определения потребностей и обеспечения своевременных поставок необходимых товаров, работ или услуг;
• взаимодействие с финансовым подразделением — для контроля бюджета и финансовых обязательств;
• взаимодействие с юридическим подразделением — для обеспечения процесса проверки и согласования договоров и закупочной документации;
• взаимодействие с подразделением безопасности — для проверки репутации, финансового состояния и соответствия требованиям законодательства для потенциальных и действующих контрагентов.

В зависимости от особенностей в конкретной компании могут поддерживаться процессы взаимодействия с подразделениями маркетинга, производства, склада, логистики и другими. И если у участников процесса отсутствуют четкие регламенты и необходимые инструменты взаимодействия, это может привести к конфликтам интересов и неэффективности. Совместная работа позволяет учесть потребности каждого участника, правильно распределить ресурсы и минимизировать риски. Обеспечить необходимый уровень взаимодействия по процессу закупок также поможет интеграция системы закупок с другими информационными системами, которые уже используются в компании для решения связанных задач.

Интеграция с другими информационными системами

Интеграционные возможности системы закупок во многом зависят от платформы, на которой она реализована. Платформа должна предоставлять широкие возможности для интеграции с другими системами и приложениями и поддерживать интеграцию через различные протоколы взаимодействия. Важным является возможность использования как существующих форматов обмена, при их наличии у системы, с которой планируется интеграция, так и разработка собственных, что позволяет гибко адаптировать систему под конкретные задачи бизнеса.

Кроме того, необходимой является возможность интеграции через обмен файлами в форматах CSV, XML, JSON и других. Это позволит упростить процесс загрузки и выгрузки данных, минимизируя необходимость сложных настроек.

Используя соответствующие возможности, можно обеспечить надежную и эффективную интеграцию системы закупок с различными системами в контуре компании, в том числе:

• СЭД. Интеграция SRM-системы с СЭД позволит обеспечить процессы согласования необходимых документов по закупке, улучшить прозрачность и сократить время на обработку документов, а также исключить ошибки, связанные с ручным вводом данных. Возможны различные варианты организации процесса согласования используемых в рамках процесса закупок документов: как согласование документов в СЭД и интеграция с SRM-системой, так и согласование документов непосредственно в SRM-системе. И хотя на рынке представлены решения, позволяющие обеспечить необходимую интеграцию с СЭД, на наш взгляд, наиболее эффективным вариантом будет полный перевод процессов согласования документов по закупочному процессу в SRM-систему. Это обеспечит не только все возможности, которые предоставляет любая современная СЭД, но и позволит получить ряд значимых преимуществ.
• Финансовые и учетные системы. Основной целью интеграции SRM-системы с финансовыми и учетными системами является повышение прозрачности и управляемости закупочных процессов за счет контроля лимитов бюджета (финансового обеспечения) и информации о поставках и платежах. В результате компания получает возможность более эффективно планировать бюджет и минимизировать риски. Не менее важна синхронизация мастер-данных, таких как реквизиты поставщиков и номенклатура товаров. Если эти данные не унифицированы, могут возникнуть ошибки в учете и задержки в согласовании операций.
• ЕИС и ЭТП. Интеграция с ЕИС обеспечивает автоматический обмен данными между системами, что упрощает процесс подготовки и проведения закупок, а также обеспечивает соответствие требованиям законодательства. При интеграции SRM-система получает доступ к данным из ЕИС, что позволяет автоматически синхронизировать информацию о планируемых и текущих закупках, нормативно-правовых актах, реестрах контрактов и поставщиках. Взаимодействие с ЭТП обеспечивает автоматизацию процессов проведения закупок, включая размещение и участие в закупках, отслеживание результатов и заключение контрактов. Кроме того, это дает доступ к широкому спектру предложений от различных поставщиков, что позволяет компаниям проводить более конкурентные и выгодные закупки.
• Сервисы проверки контрагентов. Интеграция с сервисом проверки контрагентов направлена на повышение прозрачности и безопасности процессов закупок за счет автоматизации проверки потенциальных поставщиков и контрагентов на предмет их надежности, финансовой устойчивости, юридической чистоты и соответствия требованиям компании. В результате интеграции SRM-система получает доступ к актуальной информации о контрагентах, включая данные о их репутации, судебных разбирательствах, налоговой дисциплине, наличии лицензий и сертификатов и многом другом. Это дает возможность автоматически оценивать поставщиков на этапе отбора и в процессе дальнейшего сотрудничества, оперативно выявляя потенциальные проблемы.
• BI-системы. Интеграция с BI-системой направлена на создание единой аналитической среды, которая позволяет глубже анализировать процессы закупок и принимать более обоснованные управленческие решения. SRM-система формирует большое количество данных: от потребностей и планов закупок до оплаты и фактов поставок. Интеграция систем позволяет автоматически передавать данные из SRM в BI, где они структурируются, анализируются и преобразуются в понятные отчеты, графики и дашборды. Это дает возможность видеть не только текущее состояние закупочной деятельности, но и тенденции, аномалии, а также прогнозировать будущие сценарии.

Возможна также интеграция с любыми другими информационными системами, имеющими необходимые интерфейсы и возможности, в зависимости от потребностей и целей компании.

Получаемые эффекты

Построение сквозного процесса закупок за счет координации работы участников процесса и интеграции системы закупок с другими информационными системами обеспечивает повышение операционной эффективности бизнеса. Это проявляется в ускорении процессов принятия решений за счет автоматизированного обмена данными между подразделениями. Исключение ручного ввода информации не только сокращает временные затраты, но и существенно снижает риск ошибок, обеспечивая согласованность данных в используемых системах.

Прозрачность закупочного процесса значительно возрастает благодаря возможности отслеживания всех его этапов в режиме реального времени и возможности формирования достоверной отчетности и аналитики, необходимой для принятия обоснованных решений и оперативного реагирования на изменения. Это способствует более точному прогнозированию потребностей в товарах, работах или услугах, что в конечном счете помогает оптимизировать затраты.

Ключевым элементом также является автоматизация рутинных задач. Сокращение времени на согласование потребностей, заявок, договоров и иной документации, повышение точности документооборота и централизация данных на единой платформе устраняют разрозненность информации, усиливая контроль над процессами и повышая эффективность работы.

Таким образом, координация работы различных подразделений и интеграция системы закупок с другими ИТ-системами должна стать неотъемлемым элементом современной корпоративной стратегии. Успешная реализация данного подхода требует тщательной подготовки: проведения аудита текущих процессов, выбора оптимальных технологических решений и поэтапного внедрения изменений. Это позволит обеспечить долгосрочную эффективность и устойчивость любого бизнеса в динамичной среде.