Современное понимание СЭД: процессная автоматизация и единая очередь заданий

Часть III. Место СЭД (CSP) платформы в ИТ-экосистеме современной организации. Процессная автоматизация. Единая очередь заданий

В серии статей мы рассмотрим функции современной корпоративной СЭД, примеры прикладных решений на ее базе и ее вклад в процессы цифровой трансформации бизнеса.

Часть 1. Изменение позиционирования СЭД, CSP (Content Service Platform) и современное понимание СЭД.

Часть 2. Место СЭД (CSP) платформы в ИТ-экосистеме современной организации. Единый архив и традиционный документооборот.

Процессная автоматизация

Это особый способ автоматизации, применяющийся в следующих ситуациях:

• автоматизируемая задача представляет собой последовательность действий c информацией различных пользователей;
• на каждом этапе пользователь выполняет несложные операции, например, заполнение недостающей информации, сверку данных, согласование, принятие того или иного решения и пр.;
• процессы имеют высокую вариативность, возможны различные последовательности операций в зависимости от условий;
• при наличии в организации большого разнообразия подобного типа задач автоматизация каждого процесса внедрением отдельного приложения не эффективна.

Классическим примером такой задачи является кредитный конвейер в банке — процесс согласования выдачи кредита и подобные задачи.

Для решения этого типа задач еще в прошлом веке были реализованы системы класса Workflow. Уже тогда разработаны стандарты реализации подобного рода систем, и их эталонная модель, впервые опубликованная в 1995 году, до сих пор составляет основу большинства систем управления бизнес-процессами (BPM). 

Данная модель на протяжении 30 лет постоянно совершенствовалась. Помимо «движка» исполнения процессов полноценная BPM-система содержит инструменты моделирования и имитации процессов, инструменты накопления и анализа ключевых индикаторов процессов. В последние годы к ним добавились инструменты Process Mining (PM), Process Intelligence (PI) и роботизации процессов, включающие технологии Искусственного Интеллекта. 

Как мы указали ранее, в последние годы отмечается тренд на конвергенцию СЭД и BPM-систем. И это не случайно, ведь в двух отмеченных нами ранее классах задач, решаемых СЭД (CSP) системами (единый архив и традиционный документооборот), явно присутствуют задачи процессной автоматизации. В задачах автоматизации архивного хранения — регламенты загрузки и обеспечения жизненного цикла документов, а в традиционном документообороте — процессы подготовки и согласования документов. К тому же работа с файловым контентом становится все более востребованной в BPM-системах, что и привело к объединению BPM и СЭД.

Таким образом в комплекс функций современной СЭД (CSP) платформы входят следующие:

• возможность разработки шаблонов схем процессов обработки информации;
• разнообразие функций управления ходом процесса, моделирование различной логики обработки информации;
• обработка различных событий в ходе процесса и средства интеграции с внешними приложениями ИТ-системы организации;
• средства работы с файловым контентом в бизнес-процессах: поддержка электронной подписи документов, преобразования форматов, консолидации версий документов, интеграции с системами загрузки документов (OCR) и пр.;
• возможность настройки интерфейса взаимодействия пользователей, исполняющих различные роли в системе с информацией в ходе обработки этапов бизнес-процесса;
• возможность проверки логики тестирования и эмуляции процесса в ходе его отладки;
• журнализация и аудит всех процессов в системе, формирование полного «цифрового следа» процесса обработки информации, которые могут быть использованы для его оптимизации.

Помимо базового набора функций, производители предлагают различные дополнения: средства автоматического сбора ключевых индикаторов процесса, а также инструменты PM и PI для реализации задач процессной аналитики и пр.

С помощью описанного набора функциональности можно реализовывать не только задачи процессной автоматизации, но и различные сервисные задачи, которые возникают в корпоративном Back-end. Например, отдельные процессы тех или иных служб: 

• обработка заказов на закупку оборудования (отдел материально-технического снабжения); 
• регистрация нового пользователя в системе (ИТ служба); 
• управление доверенностями, в частности, машиночитаемыми (юридическая служба); 
• обработка заявок на отпуск (HR служба); 
• выписка пропусков (служба безопасности) и т.п.

В любой крупной организации насчитываются десятки подобных процессов, которые достаточно удобно автоматизировать с использованием инструментов СЭД (CSP) платформы.

Важно, что для всех перечисленных выше задач используется единая инфраструктура как разработки приложений, так и общий пользовательский интерфейс, в частности, единая очередь заданий.

Единая очередь заданий

Можно выделить два типа задач, которые решает пользователь ИТ-системы предприятия.

• Задачи, составляющие основное содержание деятельности, которые инициализирует сам пользователь (например, работа бухгалтера — формирование проводок в 1С; формирование отчетов экономиста, аналитика в Excel или работа конструктора в САПР системе).
• Задачи, не являющиеся основной обязанностью, с которыми пользователи работают по мере необходимости.

В работе со вторым классом задач возникают существенные проблемы: этих задач может быть достаточно много, а поддерживаются они различными приложениями и требуют освоения множества различных интерфейсов. Отсутствие единой точки взаимодействия с этими задачами (единой очереди задач) вызывает частое нарушение исполнительской дисциплины в ходе реализации процессов, пользователю сложно отслеживать сроки выполнения задач. Отсутствуют единые агрегированные инструменты контроля и поиска узких мест в подобных процессах.

Ответом на обозначенные проблемы является создание единой очереди задач для всех приложений корпоративной ИС. Концепция универсального Inbox появилась еще в 90-х годах прошлого столетия, однако возможность полноценной реализации этой идеи возникла только сегодня с формированием концепции CSP, так как практически все задачи второго типа реализуются ее средствами, и поэтому можно реализовать как общую очередь задач, так и схожесть визуального интерфейса для большинства приложений.

А в тех немногочисленных случаях, когда задачи формируются во внешних относительно CSP платформы системах, возможна реализация интеграционных шлюзов, которые позволяют взаимодействовать с задачами через интерфейс клиентского рабочего места CSP платформы.

Нужно отметить, что, поскольку российские СЭД (CSP) платформы начинались как системы ДОУ и контроля исполнительской дисциплины, механизм работы с задачами в них максимально развит. Тут и работа с заместителями (временными и постоянными); и возможность делегирования исполнения задач; и возможность их динамической декомпозиции; и создание микропроцессов обработки на лету; и различные, достаточно развитые формы контроля исполнительской дисциплины и т.д.

К тому же СЭД (CSP) платформы содержат Low-code инструменты конструирования интерфейсов и логики обработки информации для задач различного типа в различных процессах, что обеспечивает возможность создания максимально удобного интерфейса для выполнения задач.

Работа с очередью позволяет отслеживать сроки задач, планировать их исполнение, формировать уведомления о сроках выполнения задач и нарушениях дисциплины для исполнителей и контролеров.

А самое главное — формировать аналитику по общей загрузке персонала и ее оптимизации на всем ансамбле процессов.  Это достаточно перспективное направление развития современных CSP платформ. Так, например, CSP платформа позволяет реализовать задачи Case Management и поддерживать другие инструменты групповой работы.