Ключевые функции WMS

В условиях растущего рынка производств и маркетплейсов постоянно растет спрос и на качество сервиса по хранению и доставке товаров, поэтому эффективность и точность складских операций являются приоритетами для владельцев бизнеса в сфере складской логистики. Основное предназначение Warehouse Management System это управление всеми этапами работы склада, от приема и хранения товаров до их отгрузки. Функции системы затрагивают следующие важные аспекты:

• повышение точности и обеспечение прозрачности складского учета, WMS осуществляет контроль над запасами, отслеживая перемещение товаров (идентифицируя их по партиям) и соблюдение необходимых условий для сохранения в режиме реального времени;
• оптимизация использования складских площадей, система позволяет эффективно планировать доступные площади склада под размещение товаров, минимизируя «пустые зоны» и увеличивая плотность хранения, что в итоге складывается на пропускной способности. Создание дефицита или профицита товаров исключаются в виду функциональной способности системы прогнозировать потребности по ассортименту, включая периоды сезонных пиков, новые товары поступают на склад не стихийно, а после анализа на основе мониторинга данных;
• ускорение обработки заказов, автоматизация процессов приема и отгрузки сокращает время выполнения и повышает скорость работы персонала при осуществлении операций по сборке и комплектации;
• снижение количества документов на бумажных носителях, WMS дает возможность вести базу знаний, каталоги, формировать все необходимые сопроводительные и отчетные документы, что сказывается на повышении эффективности и снижает влияние человеческого фактора на рабочие процессы склада. Ошибки и переделывания исключаются, у сотрудников появляется время для выполнения других задач;
• минимизация рисков и финансовых потерь, система помогает предотвратить ошибки при приемке, хранении и отгрузке товаров, снижая риск повреждения или утери, а также эффективно управляет возвратами, что дает возможность оказывать сервис на высоком уровне даже в случае возникновения непредвиденных ситуаций по заказам.

Таким образом, автоматизация основных этапов работы склада при помощи WMS дает складам массу дополнительных возможностей, и далее поговорим о ключевых функциях системы.

Управление приемом

Система автоматически подбирает оптимальные места для хранения после приема товаров, учитывая их характеристики, габариты, размеры и объемы, необходимость использования весового оборудования (для точности учета). Автоматизированный контроль количества и качества поступающих товаров минимизирует риск потерь, WMS предоставляет полный обзор состояния склада в режиме реального времени, позволяя отслеживать перемещение товаров и выявлять потенциальные проблемы. Например, руководитель может сразу увидеть неравномерно распределенную нагрузку на персонал, неоптимально выстроенные системы распределения грузов, неверно спланированный ассортимент и наличие большого количества товаров с низкой оборачиваемостью. Функция встроенного ABC-анализа при приемке товаров в WMS позволяет определить товары, на которые приходится наибольшая доля стоимости, частоты поставок или объема. Эти товары (A-товары) требуют повышенного внимания и контроля еще на стадии приема, поэтому автоматизация исключает риски ошибок персонала и позволяет оптимизировать распределение ресурсов, таких как техника, оборудование, время. Идентификация товаров позволяет более точно планировать прием и хранение, прогнозировать потребности и оптимизировать складские операции. Для A-товаров, которые, как правило, представляют наибольшую ценность, требуется более строгий контроль качества и нужно более тщательное документирование, записи по мониторингу важных показателей по условиям хранения (влажность, температура в помещении, время хранения). WMS позволяет настраивать функции таким образом, чтобы автоматически классифицировать товары, определять приоритеты и избегать излишних издержек. Функционал автоматизированной системы управления складом для управления приемкой включает в себя:

• сканирование штрихкодов и RFID-меток, что дает возможность четко идентифицировать поступающие на склад товары и одновременно соблюдать требования законодательства (например в национальной системе цифровой маркировки товаров «Честный знак»);
• проверку соответствия поступивших товаров по качеству и количеству, WMS в автоматическом режиме осуществляет сличение данных по заказу с фактическим состоянием прибывших товаров и в случае выявления несоответствий блокирует дальнейшие операции;
• автоматическую генерацию документации, система осуществляет сбор данных, которые позволяют печатать штрихкоды для маркировки, этикетки с помощью мобильных принтеров на месте нахождения ответственного персонала, формировать необходимые документы и отчеты о поступивших грузах. Происходит трансфер информации в другие системы. Например, для складов, которые работают с интернет-магазинами, это очень актуально: все остатки видны на сайте магазина и корректируются в режиме реального времени. Покупатель не тратит лишнее время на выяснение деталей по доставке;
• управление зонами приемки и хранения, WMS позволяет использовать адресное хранение и эффективно задействует доступное пространство склада, что исключает так называемые завалы и беспорядочные скопления товаров. Система незаменима в процессах оптимизации размещения грузов на складе и рационального использования складских площадей. Выбор оптимальных мест для хранения товаров с учетом их характеристик и частоты оборота осуществляется в автоматическом режиме, что минимизирует риски ошибок;
• интеграцию с другими системами, используемыми на складе, такими как ERP и TMS.

Управление запасами

Система обеспечивает точный учет остатков товаров в режиме реального времени и количество ошибок во время инвентаризаций сводится к «0», в основе лежит принцип постоянного учета: отслеживание каждого движения товара на складе в режиме реального времени, регистрация приемки, перемещения и отгрузки. Эта информация постоянно обновляется, обеспечивая точность данных, WMS поддерживает различные методы инвентаризации, адаптируемые к специфике склада и потребностям бизнеса. Например, циклическая инвентаризация позволяет проводить инвентаризацию отдельных участков склада в определенные периоды в автоматическом режиме, что минимизирует воздействие на другие складские операции и не приводит к финансовым потерям в виду простоя склада. Полная инвентаризация требует остановки всех операций на складе и проверки всего товарного запаса, но благодаря WMS проводится оперативно за счет функциональной возможности системы планировать персонал и поддерживать прозрачную систему прослеживаемости.  Программное обеспечение интегрируется с мобильными устройствами, такими как сканеры штрихкодов и RFID-ридеры. Сотрудники склада могут сканировать товары непосредственно на месте и не тратить время на ведение документооборота (количество документов на бумажных носителях снижается до 40%). Отдельно стоит отметить, что в части управления запасами система предоставляет возможность автоматической генерации отчетов по результатам инвентаризации. Это позволяет быстро выявить расхождения между фактическим и учетным количеством товаров, а также проанализировать корневые причины возникновения этих расхождений.

WMS способна к бесшовной интеграции с системами планирования ресурсов предприятия ERP, что обеспечивает синхронизацию данных о запасах и предотвращает дублирование информации.

Благодаря встроенным функциям непрерывно осуществляется контроль сроков годности и обеспечивается прослеживаемость, что особенно актуально для товаров, которые поступают на склад разными партиями и от разных поставщиков. 

Управление  отгрузкой

Функционал WMS на этапе отгрузки позволяет оперативно решать задачи, связанные с точностью и скоростью операций на этом этапе:

• планирование отгрузки, распределение заказов. Система сама определяет, какие заказы подлежат отгрузке в первую очередь, основываясь на приоритетах (срочность, клиент, вид товара, срок годности, повторная отправка по причине возврата);
• выбор оптимального маршрута, может учитывать расстояния, транспортные средства, загруженность техники. Если в системе задействован транспорт, WMS может отслеживать его перемещения, время прибытия и отправления, автоматически формировать и осуществлять передачу данных транспортным компаниям (например, номера трек-кодов);
• создание отгрузочных документов, автоматическое создание накладных, отгрузочных листов, и других необходимых документов для сопровождения заказа. Осуществляется автоматическая запись информации об отгрузке в учетной системе, включая дату, время, количество, адреса получателя и партии товаров;
• планирование ресурсов, WMS помогает определить необходимое количество персонала, техники и времени для выполнения отгрузки. Система указывает работнику склада, какие товары и в каком количестве нужно собрать для конкретного заказа, автоматическое считывание штрихкодов для подтверждения наличия и правильности отгрузки значительно экономит время и исключает ошибки. После отгрузки в автоматическом режиме предоставляется отчетность и метрики о времени отгрузки, количестве ошибок, затраченных ресурсах и других показателях эффективности склада;
• обработка возвратов, система помогает управлять процессами возврата товара, оптимально распределяя нагрузку на персонал и идентифицируя дальнейшие операции, например «повторная продажа», «возврат» или «утилизация», осуществляет обработку документации;
• интеграция с другими системами, например с CRM-системой для обработки данных о клиентах и заказах, с ERP-системой для обмена данными о запасах, с системами транспортных компаний для отслеживания грузов.

В конечном итоге, функционал WMS на этапе отгрузки направлен на оптимизацию процесса, повышение его точности, сокращение времени выполнения, минимизацию ошибок и улучшение клиентского сервиса.

Управление персоналом

В части функциональных возможностей системы применительно к персоналу можно выделить способность планировать задачи, оптимально распределять их между сотрудниками склада и по итогу рассчитывать выполнение KPI и КТУ, вести мониторинг производительности труда. Благодаря WMS руководители склада могут оптимизировать организационную структуру, что выражается в значительной экономии на ФОТ.

В заключении отмечу, что система управления складом эффективна в разных отраслях: мебельное производство, автомобилестроение, фармацевтика и медицина, продукты питания, строительство и т.п. Выбор оптимального решения зависит от текущих потребностей компании и надежного поставщика WMS, чтобы полезный функционал использовался по максимуму.