Требования ФНС: как бизнесу распознать риски и не попасть под проверку

Владельцы бизнеса регулярно сталкиваются с требованиями налоговой службы — от запросов документов и пояснений до уведомлений об уплате налогов. Игнорировать такие обращения не стоит: запоздалый или неправильный ответ грозит штрафами и усиливает внимание инспекции к вашей компании. Частые требования сами по себе сигнализируют о возможных налоговых рисках, и даже о вероятности включения организации или индивидуального предпринимателя в план выездных проверок. Вместе с налоговым консультантом разберем, почему важно своевременно и грамотно отвечать на требования ФНС, какие виды запросов бывают и чего ожидает налоговая, а также как эти требования связаны с системой риск-ориентированного налогового контроля.

Виды налоговых требований и их основания

Налоговый кодекс РФ предусматривает несколько типов требований от налоговых органов — в зависимости от того, в рамках какого контроля или проверки запрашивается информация:

• Камеральная проверка (ст. 88 НК РФ). После сдачи декларации инспекция проводит камеральную проверку — без выезда к налогоплательщику, анализируя поданную отчетность. Если возникают вопросы (расхождения, разрывы, противоречия документов и встречной информации), ИФНС может выслать требование о предоставлении пояснений или документов. Как правило, по ст. 88 НК РФ запрашиваются пояснения или, возможно, предлагается самостоятельно подать уточненную декларацию, в то время как требовать сами документы инспекция вправе лишь в особых случаях. Например, если в декларации заявлена налоговая льгота или возмещение НДС, налоговики могут запросить подтверждающие документы. Также поводом для требования документов служит подача «уточненки», которая снижает сумму налога (или увеличивает убыток) спустя более двух лет после первоначального срока сдачи. В иных ситуациях камеральная проверка ограничивается пояснениями. Срок проверки — 3 месяца с даты сдачи декларации. Запрос документов или объяснений должен поступить в этот период: направлять требования после завершения камеральной проверки налоговый орган не вправе. Правда, возможны дополнительные контрольные мероприятия в течение месяца по окончании «камералки», и требование, оформленное в общем порядке, может прийти в этот дополнительный период.
• Выездная проверка (ст. 89 НК РФ). При назначении выездной налоговой проверки компания или ИП получает соответствующее решение, и в ходе самой проверки инспекторы высылают требования предоставить документы по проверяемому периоду (например, книги учета, счета-фактуры, договоры). Такие требования опираются на ст. 93 НК РФ, которая устанавливает порядок истребования документов при проверках. Срок ответа — 10 рабочих дней со дня получения требования. Как правило, выездной проверке предшествует серьезный предпроверочный анализ: ФНС отбирает кандидатов на ревизию, исходя из большого количества критериев риска. Если ваша компания попала под выездную проверку, требования инспекции обширны и обязательны к исполнению, иначе проверяющие могут даже провести выемку документов (ст. 94 НК РФ) или заблокировать счета после завершения проверки, если доначисления не уплачены в срок.
• Встречная проверка (ст. 93.1 НК РФ). Налоговая может затребовать сведения вне рамок вашей собственной проверки, если проверяется другое лицо. Эта норма позволяет инспекции получить документы у контрагентов проверяемого налогоплательщика. Проще говоря, когда проверяют вашего контрагента, вам могут прийти требования по ст. 93.1 НК РФ о предоставлении документов о конкретных сделках с этим контрагентом. Например, если у поставщика проводится выездная проверка за 2022 — 2024 годы, его покупателям (контрагентам) инспекция направит требования представить все накладные и договоры по сделкам с этим поставщиком за проверяемый период. Срок ответа на встречное требование, ссылающееся на п. 1 ст. 93.1 НК РФ, — 5 рабочих дней, то есть гораздо меньше, чем при проверке собственной деятельности. Запрос обязательно должен содержать конкретику: в требовании указываются данные контрагента, номер и дата договора, название запрашиваемого документа и период сделки. Налоговики не вправе по ст. 93.1 запрашивать все подряд — только информацию по конкретной сделке; если же требуют сведения общего характера, не привязанные к сделке, такие действия незаконны и могут быть обжалованы.
• Иные запросы. В практике встречаются также уведомления о вызове в налоговый орган (например, для дачи пояснений лично или на комиссию) и требования об уплате налога (выставляются, если обнаружена недоимка). Требование об уплате — особый вид: в нем указывается сумма долга и срок погашения. Если в этот срок не уложиться, счет организации будет заблокирован. Однако такие требования связаны уже с взысканием налогов, тогда как наша тема — именно запросы документов и пояснений в рамках налогового контроля.

Важно понимать, что налоговые требования должны соответствовать установленной форме и закону. ФНС обязана использовать утвержденные бланки (Приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ — им введены типовые формы требований). В самом тексте требования инспекторы должны четко указать, в связи с чем и на основании чего запрашиваются сведения — например, проводится камеральная проверка такой-то декларации за такой-то период, либо проверка контрагента (с указанием его ИНН и договора). Если запрос явно превышает полномочия инспекции — например, у вас вне рамок проверки требуют документы за три года без привязки к сделкам — такой запрос можно оспорить как неправомерный. Но в большинстве случаев требования обоснованны, хотя и могут показаться вам излишне придирчивыми.

Почему нельзя тянуть с ответом: штрафы и риски игнорирования

Получив требование из ИФНС, крайне нежелательно оставлять его без ответа или пропускать установленный срок. Российское налоговое законодательство предусматривает ответственность за несвоевременное или неполное представление сведений. 

• Штрафы за непредоставление документов. Если инспекция запросила документы (по ст. 93 НК РФ, 93.1 НК РФ или в рамках камералки по особым случаям) и налогоплательщик их не представил вовремя, это расценивается как налоговое правонарушение. Штраф составляет 200 руб. за каждый непредоставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Если в течение года такое нарушение повторяется, штраф во второй раз удваивается и составляет 400 руб. за каждый документ. Суммы, на первый взгляд, небольшие, но они могут накапливаться (например, не предоставили 10 документов — уплатите 2 000 руб. штрафа). Кроме того, должностному лицу организации (директору или главбуху) суд может дополнительно назначить административный штраф от 300 до 500 руб. за нарушение порядка ведения налогового учета (ст. 15.6 КоАП РФ). Индивидуальные предприниматели, в отличие от организаций, не несут ответственности как «должностные лица», но штрафы по НК РФ применяются к ним напрямую как к налогоплательщикам.
• Штрафы за непредоставление пояснений или информации. Нередко требования ФНС касаются предоставления не копий документов, а именно пояснений — например, объяснить расхождения между отчетными показателями. Несмотря на неформальный характер таких объяснений, закон обязывает налогоплательщиков предоставлять и их. За несообщение сведений или пояснений грозит штраф 5 000 руб. по ст. 129.1 НК РФ. При повторном подобном нарушении в течение календарного года штраф увеличивается до 20 000 руб. Фактически, если компания просто проигнорирует требование, либо даст ответ «ничего не предоставим» без уважительной причины, инспекция может выписать этот штраф. Причем штрафуют и организации, и ИП — для закона эти налогоплательщики равны.
• Нарушение формата ответа. В последние годы ФНС ужесточила требования к формату подачи ответа. Если вы обязаны отчитываться в электронной форме, то и отвечать на требования надо электронно — через личный кабинет или ТКС (телекоммуникационные каналы связи). Ответ на требование, содержащий пояснения по декларации НДС, должен быть только в электронном формате XML — так прямо установлено п. 3 ст. 88 НК РФ. Например, если инспекция выявила разрывы по НДС и отправила требование пояснить, то отправка ответа на бумаге не засчитается: без формализованных электронных пояснений это будет равносильно отсутствию ответа. За ответ «не по форме» налоговики вправе привлечь к ответственности как за непредставление сведений. Таким образом, не только содержание, но и форма ответа должна соответствовать текущим нормам. На начало 2025 г. все юрлица, как правило, взаимодействуют с ФНС в электронном виде, и бизнесу важно поддерживать эту инфраструктуру, чтобы не пропустить важные требования и корректно на них отвечать.
• Дополнительные доначисления налога по результатам проверки. Штрафы — не единственное последствие. Если требование было в рамках камеральной проверки и вы не предоставили пояснений или документы, инспектор примет решение исходя из худших для налогоплательщика предположений. Например, без пояснений могут отказать в льготе или вычете. Инспекция вправе доначислить налог, пени и вынести решение, по которому потом придется судиться. Аналогично, при выездной проверке отказ предоставить запрошенные документы почти гарантированно приведет к доначислениям «с запасом» — налоговики в акте проверки исключат из расходов все неподтвержденные затраты и применят максимальные санкции. В споре «не дали документы — значит, их не было» бремя доказывания ляжет на налогоплательщика уже в суде. Проще говоря, отсутствие ответа или отписка на требование может дорого обойтись, увеличивая сумму претензий налоговой.
• Блокировка счета и приостановка операций. Отдельно стоит упомянуть случаи, когда требования связаны с уплатой налогов. Если компания получила требование об уплате обнаруженной недоимки и проигнорировала его, через 8 рабочих дней инспекция приостанавливает операции по счетам (п. 3 ст. 46 НК РФ). Бизнес-деятельность фактически парализуется до уплаты долга. Иногда налогоплательщики не различают, какой характер носит полученное письмо — запрос информации или требование доплатить налог. Но, в любом случае, затягивать с реакцией на него нельзя: либо готовьте разъяснения и документы, либо срочно сверяйтесь с инспекцией по задолженности, чтобы избежать блокировки.

Частые требования как индикатор налогового риска

Стоит насторожиться, если вы слишком часто получаете запросы из налоговой. Одно дело — рядовая камералка, но регулярные требования по разным поводам могут означать, что ваш бизнес в «группе риска». ФНС придерживается риск-ориентированного подхода: массовые проверки остались в прошлом, вместо этого налоговые органы мониторят показатели компаний и точечно запрашивают объяснения по подозрительным моментам.

На что обращает внимание налоговая? Известны общедоступные критерии отбора на проверки (закреплены в Приказе ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ и разъяснениях к нему). Если компания соответствует одному или нескольким «подозрительным» критериям, инспекция сначала направит требования и приглашения на комиссии — и если ответы представителей организации не рассеют их подозрения, велика вероятность попасть в план выездных проверок. Перечислим наиболее типичные триггеры для требований:

• Низкая официальная зарплата. Классический повод для внимания — когда в отчетности по зарплатам компания (или ИП-работодатель) показывает оклады значительно ниже среднеотраслевых по региону. Налоговая служба усиливает борьбу с «серыми» зарплатами. Предприниматели, платящие работникам минималку на бумаге, получают запросы из инспекций и вызовы на комиссии с участием ФНС и трудовой инспекции. Цель — побудить бизнес добровольно увеличить базу для НДФЛ и взносов. Если компания игнорирует письменные запросы, следующим шагом почти наверняка будет вызов на комиссию по легализации зарплаты, а далее — внеплановая проверка на предмет соблюдения трудового и налогового законодательства.
• Убытки и низкая налоговая нагрузка. Другой тревожный сигнал — когда организация несколько лет подряд декларирует убытки или платит подозрительно мало налогов относительно оборота. Низкая налоговая нагрузка (отношение уплаченных налогов к выручке) официально включена ФНС в число критериев налогового риска. Если показатель у компании существенно ниже среднего по отрасли, она рискует получить требование обосновать причины: налоговая попросит пояснить, почему столь низкая прибыль или почти нет налога на прибыль. Могут запросить документы, подтверждающие расходы, и т. д. Регулярные убытки — допустим, в течение 2 и более лет — явно привлекут внимание инспекторов. Бизнесу следует заблаговременно подготовить аргументы, что убытки реальны (инвестиции, длительный выход на окупаемость), иначе велика вероятность выездной проверки по подозрению в сокрытии прибыли.
• Сомнительные контрагенты, разрывы по НДС. ФНС активно сверяет данные по НДС между покупателями и продавцами. Разрыв по НДС — ситуация, когда покупатель предъявил вычет по счету-фактуре, а продавец не отразил этот счет-фактуру или не уплатил налог — почти гарантированно приводит к требованиям. Если ваш поставщик оказался однодневкой или просто не уплатил налог, инспекция может запросить у вас пояснения и документы (договор, накладные, переписку) в подтверждение реальности сделки. Цель — выяснить, проявил ли налогоплательщик должную осмотрительность при выборе контрагента. В худшем случае, как показывает практика, налоговая может попытаться взыскать недоимку по НДС с покупателя, раз его поставщик уклонился. Частые требования по контрагентам — явный звонок о повышенном внимании. Значит, ваши партнеры или сделки находятся под контролем, и надо готовиться защищать свои вычеты документально.
• Расхождения в отчетности. Многие требования обусловлены автоматизированным контролем: налоговые инспекции сверяют сотни показателей. Например, несоответствие данных в разных формах. Классический пример — расхождение между справками 2-НДФЛ и расчетом 6-НДФЛ по сумме доходов или налога. Если где-то есть опечатка или фигурируют разные сведения, придет требование пояснить и устранить несоответствие. Другой пример — несостыковки между декларацией по прибыли и бухгалтерской отчетностью, либо между декларацией НДС и данными книги продаж/покупок. ФНС постоянно обновляет контрольные соотношения, и если программа выявляет аномалию, инспектор направляет запрос. Для бизнеса это сигнал обратить внимание на качество своего учета: систематические ошибки создают образ недобросовестного плательщика.

Подобных факторов немало: резкое снижение выручки без видимых причин, значительные сделки с взаимозависимыми лицами, дробление бизнеса между ИП и ООО — все это может стать поводом для повышенного контроля. ФНС старается сначала запросить пояснения и дать налогоплательщику возможность добровольно скорректировать ситуацию. Современная налоговая политика предполагает обеспечение поступления налогов, в том числе через профилактику нарушений. В 96% случаев, когда дело доходит до выездной проверки, она завершается доначислениями. Поэтому и налогоплательщику лучше не доводить до жестких мер, а на этапе требований предоставить внятные ответы.