5 ошибок в работе с самозанятыми и способы их избежать

По данным ФНС за 2022 год число самозанятых увеличилось в 1,7 раза. Сейчас с фрилансерами работают 56% компаний. И сервис Nopaper тому не исключение — некоторые задачи компании передаются на выполнение самозанятым.

В статье Анна Рассомахина, автор телеграм-канала «Заметки опытного HR» совместно с Марией Кириченко, руководителем продукта для кадрового электронного документооборота Nopaper рассмотрели основные ошибки в работе с фрилансерами, которые мешают бизнесу достигать своих целей.

Ошибка 1: Закрыть все самозанятыми

Взаимодействие с самозанятыми привлекает компании: заказчикам не надо платить налоги, страховые взносы за фрилансера. Многие компании пытаются заменить штатных сотрудников самозанятыми, чтобы сэкономить, но не все виды деятельности подходят под самозанятость.

Самозанятый не может продавать ваши товары или услуги. Также он не может выполнять постоянную работу. Например, если вам нужен бухгалтер, который каждый день c 9 до 18 должен проводить оплаты в 1С — для этого нужно нанимать сотрудника в штат. А самозанятого можно взять на разовую работу, например, для составления отчета для налоговой.

Ответьте на 2 вопроса, чтобы понять, можно ли закрыть должность самозанятым.

• Эта задача разовая?
  У задания должны быть понятные сроки выполнения. Задачи могут быть систематические, но они не должны требовать ежедневного выполнения.
• У задачи есть четкий и понятный результат?
  Например, для водителя это может быть выполненный рейс, для юриста — закрытое судебное дело.

Ошибка 2: Выбирать самозанятого только по портфолио

Или вовсе без него.

Основной риск в работе с самозанятым — качество работ. Не все самозанятые профи, есть  и «пробовальщики», у которых качество работы может быть хуже. Если к подбору самозанятого подойти недостаточно хорошо, можно получить совсем не тот результат, на который рассчитывали. Найм фрилансера отличается от найма штатного сотрудника только площадками поиска, а в остальном подбор должен быть таким же.

Чтобы выбрать самозанятого нужно:

• Посмотреть портфолио с похожими работами.
• Дать тестовое задание. По статистике, 90% кандидатов готовы пройти тестовое задание, главное, чтобы оно не занимало больше 30 минут. Тестовое поможет заказчику проверить компетенции фрилансера, скорость его работу и направление мысли. А фрилансеру — проверить совместимость с задачами компании.
• Провести ознакомительную беседу. Встречу, на которой вы познакомитесь друг с другом и сможете больше узнать о ценностях исполнителя. Можно спросить, с какими компаниями работал самозанятый, а с какими бы не стал работать — этот вопрос покажет,  какая корпоративная культура близка и сможете ли вы выстроить коммуникацию. 
  Важно: не называйте это собеседованием — у многих оно ассоциируется с полуторачасовым допросом.

Ошибка 3: Надеяться, что самозанятый сам все поймет 

Еще одна ошибка, которая может привести к плохому результату работы, за который вам придется заплатить. Например, вы заказали ролик о компании, написали в ТЗ, что это должен быть ролик на 1 минуту о вашей компании. Представили, что это будет мини-фильм с участием ваших сотрудников, а выполнить задачу можно и анимацией Через месяц вам прислали анимацию и закадровым голосом,  просто склеить старые материалы. 

Чтобы реальность соответствовала ожиданиям, составляйте ТЗ для самозанятого по SMART. Задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. Если составлять ТЗ для дизайнера по методу SMART, то получится примерно так: «Снять видеоролик про компанию с участием сотрудников по сценарию. Тайминг ролика — 1 минута. Заставку и плашки сделать в фирменных цветах компании. Примеры видео прикладываю во вложении. Дедлайн изготовления ролика: 18.10.2023».

Ошибка 4: Использовать формулировки из трудового договора

«Такой-то такой-то принимается на работу в должности…», «выполняет следующие обязанности», «согласно должностной инструкции», «заработная плата выплачивается 2 раза в месяц…» — есть в вашем договоре такие моменты? Если да, то пора отложить немного денег на выплату НДФЛ и страховых взносов, также на штраф от 5 000 до 100 000 ₽, ведь договор с самозанятым не может содержать формулировки из ТК РФ. 

Вместо должности укажите предмет услуг (работ) — что должен сделать исполнитель. Сделайте акцент на том, что работа по этому договору проектная и нацелена на определенный результат. Пропишите, что должен сделать исполнитель и в какой срок.

Укажите данные самозанятого: его паспорт и ИНН. А также можно прописать налоговый статус исполнителя.

Вместо зарплаты укажите размер вознаграждения в зависимости от объема работ или услуг, предусмотрите для них разную стоимость.

Ошибка 5: Не запрашивать оригиналы договоров, актов и чеки

Нашли самозанятого, провели беседу, составили ТЗ, оформили договор и проверили, что нигде не использовали слов «сотрудник» и «зарплата». Получили нужный результат, но налоговая все равно стучится в дверь. 

Ошибка в обмене документами: часто заказчик и исполнитель обмениваются фотографиями подписанных документов, а оригиналы так и не доходят до компании. Причин может быть несколько, например, самозанятый забыл про документы, потому что у него другие проекты «горят» или на почте потеряли документы.

Анна Рассомахина рекомендует использовать электронный документооборот, чтобы не тратить время на бумажки. Так появляется больше времени на коммуникацию, другие задачи. Конечно, контрольная функция остается: нужно проверять, все ли документы подгружены, отправлены и подписаны. Но для этого больше не нужно ездить в офис или вызывать курьера.

На рынке существует много сервисов для ЭДО и КЭДО. Есть решения, которые позволяют в одной программе работать и с самозанятыми, и с сотрудниками. Например, такой функционал есть в Nopaper, HRLink, VK Teсh, Контур.КЭДО. Nopaper позволяет в одном сервисе проверить статус самозанятого, подписать с ним документы и прикрепить чеки.

Памятка: 5 шагов к спокойствию при работе с самозанятыми

1. Определите, какую функцию можно закрыть самозанятым: это должна быть проектная работа или разовый заказ с четким результатом.
2. Выбирайте самозанятого так же тщательно, как и сотрудника. Проверьте его портфолио, дайте небольшое тестовое задание и пригласите на ознакомительную беседу.
3. Составляйте полное ТЗ по методу SMART.  20 минут, потраченные на ТЗ, помогут получить ожидаемый результат.
4. Проверьте статус самозанятого на сайте налоговой. Просмотрите договор с самозанятым. В нем не должно быть формулировок из ТК РФ.
5. Подпишите с самозанятым акты выполненных работ, получите чеки. Не забудьте про оригиналы, быстрее всего обмениваться документами через ЭДО.