Как внедрить новую систему в компании максимально безболезненно

В современном мире информационные технологии играют ключевую роль в развитии бизнеса. Скорость изменений и требования пользователей постоянно растут. Чтобы оставаться конкурентоспособным, бизнес должен на это оперативно реагировать, в том числе за счет использования актуальных информационных систем. Программные продукты, которые еще вчера были актуальны, устаревают, появляются другие, которые используют новые возможности и технологии для решения бизнес-задач. 

Внедрение IT-продукта может принести компании неоспоримые преимущества. Это и повышение эффективности работы, в том числе благодаря автоматизации процессов, и улучшение качества продукции или услуг, и снижение издержек. Современная система может предоставить компании функции и возможности, которые позволят ей выйти на другие рынки или предложить клиентам новые услуги.

Процесс внедрения или модернизации ПО требует ресурсов, поэтому важно тщательно планировать и обосновывать необходимость таких изменений. Кроме этого, можно столкнуться с рядом технических или организационных сложностей, а также с возражениями будущих пользователей. Важно помнить, что сопротивление сотрудников внедрению нового продукта — это естественный процесс, который можно преодолеть с помощью правильной стратегии и подхода. 

В этой статье рассмотрим популярные возражения, которые могут возникнуть при вводе в эксплуатацию новой системы, и способы работы с ними, сформированные на основе многолетнего опыта SimbirSoft по внедрению IT-систем для сотен заказчиков. Материал будет полезен руководителям компаний, менеджерам проектов, архитекторам и специалистам, которые непосредственно внедряют IT-продукты в компании и взаимодействуют с сотрудниками.

Популярные возражения при внедрении новой системы и способы их отработки

Представим ситуацию. Вы решили внедрить софт для ускорения согласования документов, но сотрудники не хотят проходить обучение, ссылаясь на сильную занятость, и срывают сроки выпуска в опытную эксплуатацию. 

Как поступить в этой ситуации? Чтобы преодолеть сопротивление, важно привести преимущества новой системы. В частности, рассказать, как это ускорит обработку документов, упростит поиск нужного договора и предотвратит потери важных бумаг. Обучение целесообразно разбить на несколько этапов, чтобы сотрудники могли выбрать комфортное время и потом применить полученные знания на практике. Для активных специалистов, участвующих в тестировании системы, советуем ввести мотивационное поощрение. Они же вам потом и помогут распространить опыт на коллег. 

И это только один из возможных сценариев развития событий. Чтобы подобрать алгоритм действий, нужно сначала выявить причины возражений. Рассмотрим самые распространенные из них и дадим краткие рекомендации по их отработке.

• Внедрение нового продукта может вызвать опасение, что это приведет к потере работы или снижению заработной платы.

Чтобы развеять опасения сотрудников, можно обсудить с ними возможные риски, связанные с внедрением продукта, и способы их минимизации, предоставить гарантии сохранения рабочих мест и уровня заработной платы, если это позволяет проект.

• Нежелание «выходить из зоны комфорта». Годами работая в привычных системах, сотрудники нередко искренне не желают признавать их неэффективными и тратить время на изучение новых продуктов.

Чтобы это преодолеть, можно подчеркнуть, что изменения необходимы для развития компании и повышения эффективности работы. Также важно обеспечить комфортные условия для изучения нового продукта и предоставить современное оборудование (ПО, доступ к ресурсам, гарнитура).

• Отсутствие понимания целей внедрения продукта и преимуществ приводит к низкой мотивации. Почему может возникнуть непонимание или даже нежелание понимать? Прежде всего из-за отсутствия коммуникаций и сложности продукта, отсутствия заинтересованности в его внедрении и дальнейшем использовании.

Чтобы преодолеть подобные возражения, расскажите сотрудникам, зачем нужен новый продукт. Объясните, какие возможности и перспективы открываются перед ними. Предоставьте им необходимую информацию, инструкции и поддержку на всех этапах внедрения. Будьте готовы оказать необходимую поддержку и предоставить обратную связь по работе с новым продуктом.

• Технические проблемы и недоверие к новому продукту. Сотрудники могут сомневаться в эффективности и надежности нового продукта, а также столкнуться с техническими проблемами при использовании. Это способно привести к ошибкам, сбоям и трудностям, впоследствии вызвать недовольство и сопротивление. В этом случае старый продукт будет казаться лучше и привычнее.

Для работы с данными возражениями рекомендуем тщательно тестировать систему перед выпуском в эксплуатацию, а также организовать техническую поддержку, доступ к документации и ресурсам.

• Негативный опыт предыдущих внедрений. Если ранее один продукт не оправдал ожиданий или вызвал дополнительные трудности, сотрудники могут ожидать повторения прошлого опыта.

Прежде всего нужно провести анализ предыдущих внедрений, выявить причины неудач и определить, что можно улучшить. Также важно обеспечить сотрудникам комфортные условия для изучения нового продукта. Будьте готовы оказать сотрудникам необходимую поддержку и предоставить обратную связь по работе с новым продуктом. Если специалисты сталкиваются с техническими проблемам, предоставьте им необходимую помощь и поддержку.

Как внедрить новую систему в компании максимально безболезненно

На основе многолетнего опыта разработки и внедрения IT-систем для бизнеса мы подготовили небольшой чек-лист, который позволит свести возможные возражения к минимуму и провести внедрение максимально эффективно. 

Во-первых, перед внедрением любого IT-продукта необходимо провести анализ потребностей компании и сотрудников, чтобы определить, какие задачи и проблемы он должен решить.

Перед началом разработки продукта важно собрать информацию, понять, насколько он будет актуален. Для этого можно:

• Предложить стейкхолдерам (например, владельцам компании, сотрудникам) заполнить небольшую анкету, в которой они могут указать свои предпочтения и пожелания к новому продукту, задать вопросы о функциях, характеристиках и дизайне продукта.
• Организовать наблюдение за работой сотрудников компании в офисе, чтобы понять, какие функции наиболее востребованы.
• Провести интервью с сотрудниками компании, чтобы получить более глубокую и подробную информацию о потребностях и ожиданиях от нового продукта.

В одном из наших кейсов анализ полученной информации позволил выявить реальные потребности клиентов и сотрудников компании. Так, сотрудники хотели бы иметь продукт с большим количеством функций, управлять согласованиями, иметь четкую структуру хранения данных и возможность быстрого поиска файлов, осуществлять мониторинг и учет затрат. Для них был важен удобный и понятный современный интерфейс, интеграция с другими системами и сервисами. Руководство ожидало, что продукт будет функциональным, быстродействующим, а его цена будет доступной. На основе полученных данных мы предложили и интегрировали IT-продукт, который соответствовал потребностям сотрудников и руководства компании. Продукт имел широкий набор функций, современный дизайн и доступную цену.

Во-вторых, всем заинтересованным сторонам важно предоставить подробную информацию о новом продукте, его целях, задачах и сроках. Сотрудники должны понимать, зачем нужен новый продукт и что он принесет компании.

Цель реализации продукта и информация о нем должна быть полной и понятной, правильно интерпретирована. Важно ее довести не только до ключевых сотрудников, но и до тех, кто непосредственно будет работать в системе, участвовать в обучении, пользоваться инструкциями.

В-третьих, необходимо объяснить будущим пользователям системы преимущества внедряемых методов работы, показать, как они могут улучшить работу и облегчить выполнение задач.

В-четвертых, советуем вовлекать сотрудников в процесс внедрения продукта, чтобы они чувствовали свою причастность и могли вносить свой вклад в его улучшение.

После детального объяснения цели и демонстрации преимуществ такой работы сотрудников, не участвующих в согласовании и процессах разработки ранее, можно пригласить на демонстрации, чтобы они смогли предложить свое видение. Если разработанный процесс их не устроит, рассмотреть их предложения. Такое взаимодействие с командой воспринимается позитивно, позволяет сотрудникам включиться в работу и в процесс тестирования программы.

В-пятых, сотрудники должны получить грамотное обучение и поддержку в течение всего срока внедрения продукта. Это позволит быстрее освоить новые технологии и минимизировать риск возникновения ошибок и страха работы с новой системой.

Чтобы сотрудники смогли эффективно использовать программу и не отрывались от основной работы, советуем разбить обучение на несколько этапов:

• Предварительный этап. Сотрудники получают доступ к руководству пользователя, которое содержит понятные и доступные инструкции с использованием скриншотов. Дополнительный бонус — видеоинструкции.
• Онлайн-обучение. Сотрудники проходят онлайн-обучение, которое включает в себя теоретические и практические занятия. Во время обучения они могут задать вопросы и получить обратную связь.
• Офлайн-обучение. Для сотрудников, которые испытывают трудности при освоении программы, можно организовать дополнительное офлайн-обучение, например, индивидуальные или групповые занятия.
• Поддержка после обучения. После завершения обучения сотрудники могут обратиться за поддержкой к специалистам службы технической поддержки. Специалисты помогут решить возникающие проблемы и ответить на вопросы.

Чтобы оценить эффективность обучения и выявить возможные проблемы, регулярно обращайтесь к сотрудникам за обратной связью. Грамотная коммуникация позволит скорректировать процесс обучения и улучшить качество поддержки. 

Также советуем проводить мониторинг и оценку продукта после его внедрения. Это поможет выявить возможные проблемы и принять меры по их устранению.

В одном из кейсов после внедрения IT-продукта решили провести мониторинг и оценку его работы. Подготовили чек-листы и раз в две недели собирали обратную связь от сотрудников компании. Специалисты заполняли опросники, в которых оценивали работу продукта по перечисленным критериям. Также разработали план дополнительного тестирования системы — раз в месяц для проверки работы всех функций продукта, выявления ошибок и уязвимостей.

По результатам мониторинга и оценки выявили некоторые проблемы в работе продукта и оперативно устранили. Затем приняли меры по улучшению работы и масштабировали внедренную систему на другие подразделения компании.

Вместо вывода

Безусловно, важно помнить, что процесс внедрения нового продукта может потребовать корректировки планов и подходов. А значит команде внедрения и владельцу продукта необходимо гибко реагировать на возникающие проблемы и адаптировать стратегию внедрения в соответствии с потребностями сотрудников. В результате такой продуманный подход поможет сотрудникам успешно освоить новый программный продукт и эффективно использовать его в своей работе.

О том, как подготовиться к внедрению ERP-системы, рассказывали тут.