Автоматизация ЭДО в ООО «Газпром трансгаз Казань»
Как охватить едиными документарными процессами 25 подразделений на 3000+ рабочих мест с учетом предоставления ролевого доступа, снизив операционные затраты
Формирование единого хранилища корпоративной документации Компании с целью исключения потери документов, сокращения сроков согласования, повышения прозрачности работы с документами. В том числе в части учета контрольных процедур при проверке контрагентов с последующим блокированием принятия решения по документу с отклонением от регламента и передачей данных о результатах контрольных процедур из 1С:ДО в учетную систему бухгалтерского налогового учета. Рост эффективности корпоративного управления.
Недостаточно прозрачная и контролируемая система работы с документами, нехватка аналитического инструментария для получения информации о качестве работы с документами, отсутствие единого стандарта работы с ЭДО, как следствие, риски утраты документов, длительное согласование, несоблюдение протокола учета контрольных процедур при работе с контрагентами, риски ошибок при выполнении требований налогового мониторинга в части системы внутреннего контроля.
Перед командой ICL Soft стояли амбициозные задачи по организации единой системы СЭД в ООО «Газпром трансгаз Казань».
Сложность организационной структуры Общества требовала учета частых кадровых изменений, в связи с ограниченным доступом к внешним интернет-ресурсам было необходимо прибегать к особым процедурам, а высокая загрузка ключевых пользователей обуславливала необходимость обеспечения максимально бесшовной интеграции создаваемой системы с целью удобства работы пользователей.
Отдельного внимания заслуживает масштаб проекта: в периметр внедренного электронного документооборота включены 25 структурных подразделений Компании с общим количеством рабочих мест — более 3000.
В рамках проекта было выполнено следующее:
- организована автоматизированная загрузка текущего пула документов и нормативно-справочной информации в Систему из эксплуатируемых информационно-управляющих систем посредством механизмов интеграции;
- обеспечена регистрация, рассмотрение, исполнение и хранение электронных копий входящей документации;
- обеспечен полный цикл работы с обращениями граждан;
- обеспечена подготовка, согласование, подписание и регистрация исходящих документов, отправляемых как на бумаге, так и в электронном виде, подписанных ЭП;
- обеспечен подготовительный цикл договорной работы;
- обеспечен полный жизненный цикл информационно-справочных документов в электронном виде (служебные письма, объяснительные записки, отчеты, справки, сводки и тд);
- обеспечена работа с заявками на транспорт, в том числе между структурными подразделениями;
- обеспечена работа с сервисными заявками;
- обеспечено быстрое формирование отчетности по контролю исполнения протоколов совещаний и исполнения приказов Генерального директора;
- обеспечена многопользовательская работа с документами, поиск документов по реквизитам, подразделениям, исполнителям, процессам, проектам.
- Обеспечено выполнение требований налогового мониторинга к системе внутреннего контроля
Система СЭД спроектирована на основе принципа «единого окна» работы для пользователя. Организация оперативного обмена документами со структурными подразделениями обеспечивается с помощью разработанных уникальных механизмов обмена данными, которые обеспечивают не только регламентный оперативный обмен, но и имеют возможность обмена в условиях срочности.
Внедрение системы электронного документооборота позволило не только ускорить взаимодействие между подразделениями Общества, так как структурные подразделения расположены по всей территории Республики Татарстан, но и соответствовать требованиям документооборота со сторонними организациями ввиду массового перехода компаний на удаленный режим работы.
В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламентах и Положениях Общества. С этой целью в системе СЭД разработан гибкий механизм делегирования задач. Для выполнения проекта выполнялись работы в двух вариантах — очный с присутствием на территории ООО «Газпром трансгаз Казань» и удаленный из проектного офиса Исполнителя с учетом координации с компанией.
Кейс автоматизации электронного документооборота и системы внутреннего контроля на базе «1С: Документооборот 8 КОРП» в ООО «Газпром Трнасгаз Казань» номинирован на конкурс «Проект года Global CIO».
Система функционирует по принципу «одного окна». Обеспечен необходимый уровень контроля со стороны руководства, повышен уровень исполнительской дисциплины, сокращен срок поиска, обработки и согласования документов, настроен обмен данными с другими учетными системами, обеспечено выполнение требований налогового мониторинга в части системы внутреннего контроля, зафиксировано и продолжается снижение расходов на осуществление текущей деятельности.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты
Социальные сети