Как автоматизировали документооборот в крупной компании
Крупный производитель алкоголя перешел на цифровой документооборот: 1С.Документооборот, ЭП, КЭДО и реинжиниринг процессов — в одном проекте
Компания, являющаяся одним из крупнейших производителей алкоголя в стране, стремилась повысить внутреннюю эффективность за счет цифровой трансформации. Генеральный директор лично инициировал проект, сделав ставку на полный переход к электронному документообороту, включая кадровые документы.
Сложность заключалась в неэффективных исторически сложившихся процессах и конфликте интересов между участниками. Требовалось унифицировать алгоритмы обработки документов, не потеряв гибкости.
Компания выбрала нашу команду для реализации проекта, так как у нас уже был успешный опыт работы по внедрению решений на платформе SAP ERP и SAP Cloud Platform.
Цели и задачи проекта
Были поставлены следующие цели:
- Автоматизировать управление документами с минимизацией бумажного документооборота.
- Внедрить электронную подпись (ЭП) для удобного хранения и подписания документов.
- Провести реинжиниринг бизнес-процессов управления документами и привести их в соответствие с глобальными стандартами компании.
Проект носил внутренний характер и не зависел от требований партнеров или законодательства. Бюджет был определен после детального обследования требований, что позволило избежать финансовых конфликтов между Заказчиком и Исполнителем и разрастания функционального объема проекта.
Среди требований заказчика были ключевые факторы, определившие выбор решения для автоматизации:
- Компания уже использовала 1С:Зарплата и управление персоналом, а также планировала переход с SAP ERP на решения 1С.
- Нужно было реализовать возможность работы с СЭД с мобильного телефона.
Также необходимо было осуществить программные доработки для выбранного решения. Среди них:
- Гибкая система управления полномочиями.
- Модификация интерфейса: настройка разделов и визуального оформления.
- Разработка дополнительных справочников и накопительных реестров данных.
Решение
Для реализации проекта была выбрана платформа 1С.Документооборот 3.0, учитывая ее мобильность и совместимость с используемыми решениями 1С. Проект охватил (в порядке внедрения):
- Договорные документы
- Закрывающие документы
- Внутренние и внешние бумаги
- Кадровые электронные документы (КЭДО)
Решение расширили доработками: гибкая система полномочий, адаптивный интерфейс, справочники и реестры.
Работа велась поэтапно, за 10 месяцев удалось полноценно внедрить решение. При этом 70% документов изменилось во время тестирования, еще 10% — в первые 6 месяцев эксплуатации. Однако это не помешало выстроить стабильно работающую систему автоматизации, плавно и гибко реагирующую на изменения без необходимости менять ее архитектуру.
Результат работы
- Бумажный документооборот — минимален. Компания почти полноценно избавилась от физических носителей, перейдя на электронный документооборот по ключевым процессам.
- Сроки обработки документов существенно сокращены
- Повышена прозрачность работы и снижены ошибки в контексте взаимодействия между отделами компании
- Готовность системы к масштабированию на другие бизнес-процессы компании
После внедрения проекта была организована техническая поддержка и обучение сотрудников. Система имеет потенциал стать базой цифровизации в компании.
Заказчик уже выразил интерес к дальнейшему развитию функционала, благодаря чему мы уверены, что внедренное решение пошло на пользу бизнесу и вписалось в ожидания эффективности.
Источники изображений:
Unsplash.com
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль