Как ИТ-системы помогают управлять коммуникациями на проекте

Успех проекта во многом зависит от коммуникаций как внутри команды, так и с внешними участниками — поставщиками, партнерами, подрядчиками. Денис Мочалов, директор продукта ELMA365 Проекты, рассказывает, как предотвратить конфликтные ситуации избежать репутационных потерь, создав на проекте единую информационную среду с помощью ИТ-систем.

Хаос и его последствия для проекта

Начнем с примера из жизни. В конце месяца руководителю требуется отчет от команды внедрения по одному из проектов. Он пишет сообщение в чат. Однако сообщение, попав в общую ленту переписки, просто уходит вниз и теряется. Как итог — сотрудники сообщение пропускают, и задача оказывается не выполнена. Ситуация осложняется еще и тем, что срок выполнения задачи озвучен на еженедельном созвоне и нигде закреплен не был.

Такая проблема нередко встречается в компаниях, где нет единой платформы для коммуникаций. Неуправляемые потоки информации, поступающие по разным каналам, могут привести не только к недопониманию и неприятным ситуациям, но срыву сроков и увеличению бюджета проекта. Вместо того чтобы выполнять свою работу, сотрудники тратят время на проверку сообщений в мессенджерах и электронной почте, поиск и скачивание файлов. Потеря критичной информации или документа может стать причиной конфликтов в команде. 

Последствия неуправляемых коммуникаций напрямую сказываются на результатах работы: есть риск потерять нужный документ, отправить устаревшую версию файла или нарушить договоренности по срокам. При общении с поставщиками, партнерами и государственными службами это может привести к штрафам, неустойкам и подрыву доверия. Все это неизменно влияет на деловую репутацию компании на рынке.

Как снизить риски таких ситуаций? Одним из решений может стать автоматизация процесса коммуникаций с помощью информационных систем.

Когда риск недопонимания и конфликтов выше

Бесспорно, помимо информационного хаоса и неуправляемых коммуникаций существуют и другие причины конфликтов. Рассмотрим, в каких ситуациях столкновение интересов в рамках совместной работы над проектом случается чаще. Если это относится к вашему бизнесу, рекомендую задуматься о предотвращении таких ситуаций и поискать подходящие инструменты.

Большая проектная команда. В этом случае в проект включено много заинтересованных сторон. Всегда сохраняется риск смены участников проекта, а это значит, чтобы ввести нового сотрудника в курс дела, требуются время, ресурсы и адаптация. Также крупные компании — это всегда масштабирование количества личных мотивов, болей и интенсивности влияния человеческого фактора. И все это нуждается в грамотном управлении и координации.

Пилотные проекты. Бывает так, что проект является только пилотом или точкой входа в большой набор контуров. Как следствие:

• сжатые сроки;
• ограниченный бюджет;
• низкая зрелость заказчика в части цифровых продуктов и требований. 

С учетом аврального импортозамещения в последние несколько лет это довольно частый кейс.

Долгосрочные проекты. Проекты могут длиться от нескольких недель до десятков лет. На длинной дистанции для проекта и его участников появляются и дополнительные возможности, и риски.  Долгосрочные проекты с точки зрения управления коммуникациями имеют и плюсы, и минусы.

Плюсы:

• специалисты, задействованные в длительном проекте, обычно со временем получают определенный авторитет и могут смелее выбирать для себя инструменты коммуникаций;
• сотрудники, длительное время работающие вместе, чаще идут навстречу друг другу и быстрее находят общее решение в конфликтах.

Минусы:

• большой разрыв по времени от сбора требований до сдачи функционала;
• повышенные требования к документированию и ведению артефактов на всех этапах жизненного цикла проекта. Все, что не было задокументировано и утверждено сторонами проекта может быть оспорено на финальных этапах.

Руководители не вовлечены в процесс. Чем больше проект, тем больше информационных буферов в иерархии и директивных решений. Поэтому когда посредников слишком много, информация до руководителей и топ-менеджеров может доходить в искаженном варианте.

Внутренние и внешние команды на одном проекте. В моей практике — это частый кейс, когда дело касается многоконтурной архитектуры. Речь идет не только о сложности проектирования таких решений, но и об особенностях взаимодействия различных команд, отвечающих за различные части проекта. Иногда это не один проект, а отдельные проекты внутри большого портфеля. Крупные компании уже выстроили собственные ИТ-ландшафты, и за каждым продуктов стоят сотрудники поддержки и обслуживания.  При этом на проекте могут работать как внутренние инхаус-команды, так и внешние подрядчики, аутстаф и аутсорс.

Проект несет перемены для многих сотрудников. Пример — ситуация импортозамещения, когда российские компании были вынуждены отказаться от западных ИТ-продуктов. В системах документооборота, аналитики, CRM, сотрудники работали много лет, поэтому замена привычных процессов и рабочего пространства нередко встречалась с сопротивлением и даже некоторой враждебностью. Другой пример — крупный заказчик решил заменить самописную ИТ-систему, потому что она перестала отвечать требованиям рынка, а ее поддержка и доработка создает трудности для бизнеса.

Большинство из описанных ситуаций решается с помощью ИТ-систем, в частности решений для управления проектами. Создание единой информационной среды — эффективный способ управления коммуникациями и предотвращения многих спорных ситуаций.

Как поможет информационная система

Приведу примеры, в каких ситуациях ИТ-решение станет решением проблем в коммуникациях.

• Исполнитель не выполнил задачу, поскольку она была назначена через чат, и сообщение затерялось среди других. Решение — интерфейс для каждого сотрудника. Здесь видны все задачи, дедлайны, статусы и приоритетность.
• Пропал важный файл, например, ссылка на документ в онлайн-сервисе или архив в облаке, и найти его непросто. Решение — все файлы заносятся в карточку проекта либо прикрепляются напрямую к конкретной задаче.
• Часть данных утеряна или недоступна, когда сотрудник ушел в отпуск, уволился или заболел. Решение — прикрепление файлов к задачам, исполняемые бизнес-процессы при передаче дел.
• Нарушение дедлайна и перенос срока проекта из-за того, что исполнитель не увидел задачу. Решение — настройка уведомлений о контрольных точках выполнения задачи и повышение их частотности, если появляется риск срывов срока.
• Трудно выбрать время общего созвона, удобное всем заинтересованным сторонам: приходится писать каждому лично и ждать ответов, кроме того — не всех устраивает время. Решение — использовать общие календари и создавать регламентированные события по расписанию через выстраивание бизнес-процессов в проекте.
• Файл неактуален, так как либо версия устарела, либо изменения не сохранились. Решение — электронный документооборот, который содержит информацию о всех версиях всех файлов. Можно обратиться к предыдущей версии или сравнить старую и новую.
• Смешиваются личные и корпоративные переписки: теряется много сил и времени на переключение. Трудно найти рабочее сообщение в личном чате и наоборот. Решение — все коммуникации ведутся в единой системе, обращаться к внешним мессенджерам не нужно.

Насколько современные информационные системы эффективны в управлении коммуникациями на проекте? Конечно, они не могут заменить руководителя проекта или полностью исключить конфликты внутри команды. Как известно, если автоматизировать хаос, то на выходе получится автоматизированный хаос. Но говоря об управлении коммуникациями, они приносят очевидную пользу — прозрачность в постановке задач, контроле сроков и назначении исполнителей. Отслеживать общую ситуацию удобно на диаграмме Ганта, когда есть возможность углубиться в задачи, финансы, ресурсы. ИТ-системы помогают загружать файлы и обмениваться ими, вести переписки в едином канале. Нерешенные задачи подсвечиваются и всегда перед глазами в актуальном статусе, если задача просрочена — это видит и исполнитель, и руководитель. Все эти полезные функции обеспечивают удобство коммуникаций, соблюдение сроков проекта и снижают репутационные риски перед клиентами и партнерами.