Какие двенадцать задач договорного учета необходимо автоматизировать

Автоматизация рабочих мест сотрудников не является чем-то необычным. Уже давно автоматизирована бухгалтерия и маркетинг, и работу с клиентами также сложно представить без специального программного обеспечения. Но на практике все еще встречаются процессы (задачи), которые не автоматизированы в полной мере, и сотрудники продолжают оперировать файлами Excel, разбросанных по компьютерам (в лучшем случае, если они хранятся в общей папке централизованно).  Особенности Excel-автоматизации я уже описывал в отдельном обзоре.

Описанная выше особенность учета некоторых бизнес-процессов в Excel иногда исходит не от рядовых сотрудников, а от руководителей. Так как существует стереотип, что автоматизации бухгалтерии и интернет-рекламы уже достаточно, а все остальное это задачи, для которых подойдет Excel и работники приспособятся. Многие руководители не уделяют серьезное внимание анализу бизнес-процессов, оценке их трудоемкости для последующей автоматизации с целью повышения эффективности. А ведь кроме бухгалтерии и маркетинга, в любой организации найдутся задачи, выполнение которых можно и нужно автоматизировать.

Казалось бы, наличие бухгалтерской программы позволяет хранить реквизиты контрагентов, фиксировать платежи по договорам, а также рассчитывать зарплаты и передавать кадровые отчеты в СФР. Но практика показывает, например, что сотрудник, ответственный за кадровые приказы, может продолжать формировать их в Word, так как не имеет доступа к бухгалтерской программе. Второй пример, бухгалтерия не занимается согласованием договоров и контролем его исполнения, для бухгалтерии важны фактические суммы, даты проведения оплат и реквизиты первичных документов. При этом фактический договорной учет ведется сотрудниками, которые взаимодействуют с контрагентами и ведут реестры реестров договоров в Excel файлах.  Это всего лишь два примера, когда рабочие процессы могут оставаться за пределами применения специальной программы, и наличие бухгалтерской программы не означает доступ к ней у всех сотрудников, задействованных в вопросах документооборота и делопроизводства. Даже если у сотрудников (не имеющих отношения к бухгалтерии), есть доступ к бухгалтерской программе, это не означает что ведение кадрового или договорного учета именно в бухгалтерской системе облегчит труд кадровика или специалиста по договорам. Бухгалтерские решения дорогие и сложные, требуют настройки и постоянного сопровождения.

Реальность такова, что договорной и кадровый учеты включают множество сфер, которые можно автоматизировать на уровне внедрения виде специального программного обеспечения. В дополнение к указанным видам учета также можно добавить задачи секретариата(канцелярии), которые включают формирование архивов внутренних документов и писем. Сотрудники приемных  часто обделены вниманием в плане внедрения для них программы учета документов и корреспонденции.

Данный обзор посвящен «договорному учету» и включенным в него задачам, которые распределяются по группам выделенных бизнес-процессов. В процессе профессиональной деятельности нашей команды по внедрению программных решений  договорного учета, мы определили классификацию, которая включает 12 видов задач:

1. Работа с заявками. Под заявкой понимается предварительный запрос со стороны текущего или потенциального партнера. Это может быть предварительный запрос коммерческого предложения или уточнение по возможному сотрудничеству. Данные запросы нужно фиксировать в реестры заявок, с целью их дальнейшего анализа качества работы с запросами и доведения их до положительного результата, т.е. подписание договора. Причем фиксировать нужно как входящие запросы, так и исходящие.
2. Учет тендеров. Тендер — это конкурс, проводимый заказчиком для выбора исполнителя (подрядчика), который должен будет поставить определенные товары или оказать услуги. Необходимо вести учет тендеров, объявленных собственной компании в качестве заказчика, так и учет тендеров, где компания выступает исполнителем. Анализ результативности участия в конкурсах и проведения своих тендеров, позволит выявить сильные и слабые стороны и внести необходимые корректировки в соответствующие процессы на основе прозрачной конкуренции.
3. Ведение общего реестра договоров (включая дополнительные соглашения).  Это лавный журнал договорного учета. Регистрация и обеспечение быстрого доступа к информации — основные функции журнала регистрации договоров. Законодательство не содержит требований к порядку учета и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Реестры договоров должны быть удобными и включать столбцы, для вывода сведений, которые необходимо анализировать (даты, суммы, типы договора, стороны договора, ссылки на файлы по договору и прочие параметры).  Реестры договоров можно вести в бумажном виде, в файлах Excel, в специальной программе договорного учета. Ключевым при формировании реестра договоров является безопасность, информативность, быстрый поиск и многопользовательская работа. Перечисленные факторы можно достичь через применение отдельного программного решения для работы с договорами. К трудоемким задачам также относится формирование шаблонов договоров. Если программа для работы с договорами включает автоматическое заполнение шаблонов договоров, то это существенно облегчит работу.
4. Ведение справочника контрагентов. Термин «контрагент» применяется в отношениях юридических лиц, ИП и физ. лиц в качестве сторон договора. Учет контрагентов включает формирование архива с подробными сведениями (реквизиты, контакты, сотрудники, договоры и т.д.). Особенностью реестра контрагентов является хранение связи с договорами (где контрагент является стороной) а также хранение информации о платежах (задолженностей) по контрагенту с историей отношений между сторонами. Реестры контрагентов можно вести в Excel или в специальных программах, которые упростят работу. Современные программы позволяют автоматически загрузить реквизиты и адреса из онлайн-сервисов, а также контролировать статус согласования с контрагентом и формировать аналитические отчеты.
5. Контроль согласований. Договорной учет включает разные этапы, включая согласование. Не во всех организациях есть регламенты согласований, которые определяют сотрудников и их роли. Неконтролируемый процесс согласования увеличивает риски ошибок в правовой экспертизе договора, что может привести к потерям. А существенные задержки по времени согласования могут привести к срыву сделки. Преимуществом является формализация правил согласования в виде регламента, который описывает этапы проверки договора, а также определяет ответственность и полномочия согласующих сотрудников.
6. Контроль исполнения и календарный план. Неэффективный контроль исполнения приводит к нарушению сроков оплат, некачественному оказанию услуг и прочим негативным последствиям, которые ведут к временным издержкам и дополнительным затратам. Необходимо постоянно контролировать исполнение договоров для оперативной корректировки проблем. Эффективный контроль исполнения возможен при планировании в виде т.н. «календарного плана». Цель календарного плана — контроль реализации проекта в рамках назначенных сроков, этапов и видов работ. За календарным планом закрепляется сотрудник, который координирует исполнение. Сложный проект распределяется на связанные блоки. В свою очередь, эти блоки могут разбиваться на детали (этапы и виды работ) для повышения эффективности управления проектом. Дробление проекта на взаимосвязанные элементы позволяет вести работу комплексно и с минимизацией ошибок. На практике нет модели «статичного и окончательного» предварительного создания календарного плана, так как в процессе реализации проекта могут корректироваться ранее определенные этапы и добавляться новые виды работ. Календарный план может включать десятки этапов, что делает трудоемким контроль применения соответствующего программного решения с функционалом «календарный план».
7. Контроль прочих задач. Договорной учет это динамичный процесс, так как возникают оперативные задачи, не включенные в предварительный план. Задачи требуют контроля исполнения, их закрывать в срок. На рабочих местах можно увидеть множество стикеров с пометками и исписанные ежедневники. Является ли это эффективным для контроля задач каждый решает сам. Но бесспорным является то, что наиболее удобным будет применение функционала уведомлений по задачам и их контроля в программе договорного учета.
8. Учет первичных документов. Первичный документ подтверждает проведение хозяйственной операции: оказание услуги, отгрузка, оплаты и т.п. Учет первичной документации требует регистрации документов внутри предприятия. Это позволит минимизировать риск утери документов. Ответственное лицо ведет журналы регистрации первичной документации. На практике применяется строгий перечень первичной документации: договор, счет, кассовые чеки, бланки строгой отчетности, ТОРГ-12, акт, счет-фактура, УПД. Помимо ведения реестров реквизитов первичных документов, одной из трудоемких задач является формирование заполненных шаблонов первичной документации. Документы можно вручную формировать в файлах Word и Excel (это часто приводит к ошибкам), а можно внедрить программу для работы с договорами с функционалом автоматического заполнения первичных документов.
9. Учет писем (корреспонденции). Исполнение договоров сопровождается деловыми письмами. Корреспонденция бывает исходящая и входящая. Обмен письмами— это способ взаимодействия между сторонами договора, с дочерними подразделениями, с подрядчиками, а также госорганами. Письма необходимо регистрировать. Порядок обработки корреспонденции может регулироваться инструкциями и положением о документообороте. Обработка корреспонденции необходима для сортировки важных документов и расстановки приоритетов. Эффективным методом учета писем будет применение программных решений для учета документов. Это могут быть комплексные системы учета договоров, содержащие отдельный модуль для учета писем. Или программные решения только для корреспонденции в канцелярии (секретариате). После регистрации документы вносятся в базу данных. Использование программных решений для учета корреспонденции помогает осуществлять безопасное хранение и контроль исполнения документов.
10. Претензионно-исковая работа и учет судебных дел. Бывают случаи, когда возникают осложнения при исполнении договоров, в результате нарушаются сроки или возникают прочие проблемы. Как результат, у одной из сторон возникают недовольства, что требует прояснения ситуации для разрешения потенциального конфликта между сторонами. Некоторые споры можно разрешить путем проведения «мирных» переговоров и соблюдения деловой этики. Но есть случаи, когда требуется обращение к закону для соблюдения претензионного порядка до обращения в суд. Претензионно-исковая работа — это процесс защиты интересов компании в спорах при исполнении договоров. При нарушениях одной из сторон, необходимо начинать претензионно-исковую работу в отношении нарушителя. Не все разногласия можно разрешить на претензионном этапе. Одна из сторон может не соглашаться с претензией. Если формальные процедуры по претензии не привели к положительному результату, то необходимо обращаться в суд. Учитывая критичность претензионно-исковой работы и судебного делопроизводства, данные процессы нужно контролировать по срокам. Ведения записей в ежедневнике или Excel не достаточно. Необходимо фиксировать претензии в соответствующем журнале с контролем сроков. Преимущества применения специализированного программном обеспечения для реестров, описанных выше, аналогичны в случае учете претензий и судебных дел.
11. Ведение прочих реестров (доверенности, лицензии, нотариальные документы). В рамках договорного учета часто приходится формировать доверенности для сотрудников, оформлять нотариальные документы и ссылаться на лицензии. Причем все эти документы имеют сроки и прочие требования к оформлению. Наиболее эффективным способом их учета будет применение реестров данных документов в рамках программных решений по договорному учету.  Если лицензии и нотариальные документы оформляются в специализированных организациях и задача формирования шаблонов данных документам не является ответственностью сотрудников сторон договора, то корректное формирование доверенностей лежит на стороне организации, кто оформляет данную доверенность. В данном случае, помимо хранения реквизитов и сканов документов с быстрым поиском, преимуществом будет автоматизация формирования доверенностей на основании выбранного шаблона с последующим автоматическим заполнением.
12. Аналитика по договорам. Любая организация ведет учет договоров. За определенные периоды времени их количество может варьироваться от сотен до десятков тысяч. При этом каждый договор, помимо непосредственных сведений по самому договору, включает спецификации, первичные документы, дополнительные соглашения, сопроводительные письма и прочие документы, описанные в предыдущих одиннадцати пунктах. Если сотрудник (исполнитель по своей группе договоров) каким-то образом еще может контролировать свой набор документов и проводить анализ исполнения, платежей и статусов первичных документов, то как быть в случае анализа всех договоров в рамках всей организации?  У каждой организации могут быть собственные форматы отчетов и диаграмм, отражающих показатели договорного учета за определенный период. В разное время и при разных обстоятельствах требуется формировать различные отчеты, формат которых зависит от целей и потребителей данных отчетов, к которым могут относится руководители, бухгалтеры, финансисты, специалисты по закупкам, делопроизводители и т.д. Можно формировать данные отчеты и диаграммы вручную, консолидирую рабочие данные из множества файлов Excel и Word от различных сотрудников, а можно построить любой отчет за считанные секунды в удобном конструкторе отчетов, который включен в соответствующий модуль программы договорного учета. Подобный конструктор отчетов позволяет настроить нужные запросы к единой базе данных по договорам и сформировать необходимый шаблон отчета по столбцам и за определенный период. 

В той или иной степени, описанные выше группы задач договорного учета присутствуют в любой организации. Например, в микропредприятиях или небольших компаниях данные процессы не имеют четких границ между сотрудниками и отделами, поскольку они могут исполняться двумя-тремя работниками, включая руководителя. А в средних и крупных организациях данные процессы могут быть строго распределены между отделами, а обмен необходимой информацией в рамках договорного учета происходит строго в соответствии с регламентами. Но в любом случае, вне зависимости от сферы деятельности и размера организации, необходимо стремится к автоматизации всех учетных процессов. Если в Вашей организации назрела потребность в наведении порядка с кадровыми приказами, внутренними документами, договорами и корреспонденцией, то начинайте анализ соответствующих процессов и поиск удобного программного решения.