Вдвое сократили совещания и избавились от рутины: кейс франчайзи ROSTIC'S
Франчайзи ROSTIC'S перевели коммуникации в единое решение с чатами, задачами и AI-ассистентом. Рассказываем, как им удалось улучшить бизнес-процессы в компании
Задача
- Создать единое пространство для деловых коммуникаций.
- Повысить прозрачность бизнес-процессов и улучшить контроль за ходом выполнения задач.
- Оптимизировать коммуникации внутри компании и сократить время еженедельных совещаний.
Причины
«Ямми Груп» — один из крупнейших франчайзи ROSTIC'S. У компании не было единого информационного пространства для деловых коммуникаций. Менеджмент и линейные сотрудники взаимодействовали между собой при помощи электронной почты, мессенджеров и телефонных звонков. Это приводило к недопониманиям, потере информации и срывам сроков выполнения задач.
Менеджмент был вынужден проводить регулярные длительные совещания, после которых помощник руководителя составлял протокол, фиксировал задачи и ответственных лиц. Статус тасков обновлялся вручную — в протоколе следующего совещания. Такая система не позволяла эффективно контролировать процесс выполнения задач.
О клиенте
ROSTIC'S — сеть ресторанов быстрого обслуживания, которая специализируется на блюдах из курицы. Включает в себя более 1200 ресторанов в 74 регионах РФ, которые управляются преимущественно франчайзинговыми партнерами, и является крупнейшей в России по количеству ресторанов.
«Ямми Груп» — один из крупнейших франчайзи-партнеров ROSTIC'S. Компания основана в 2008 году, сейчас в ней работает более 2000 человек, предприятие продолжает расширяться.
Выбор решения
Коммуникации внутри компании занимали много времени. Общение происходило в разных каналах связи, поэтому было сложно отследить, на каком этапе находится конкретная задача и какие трудности возникают в процессе ее выполнения. В целом все, как и у других компаний: сотрудникам время от времени приходилось дублировать информацию и напоминать друг другу о статусе задачи, а проблемы всплывали только на еженедельном совещании.
Руководство «Ямми Груп» решило перейти в Руллу — единую рабочую среду с инструментами для ежедневных коммуникаций.
«На очередном совещании мы поняли, что тратим на разрозненные коммуникации очень много времени, и нам нужна единая платформа. Когда команда Руллы предложила сотрудничество, мы сомневались из-за того, что это пилотный проект довольно молодой компании, но решили попробовать. У Руллы простая и понятная структура и фокус на общении команд, это нам подходило. Другие инструменты, которые мы рассматривали, были слишком громоздкими для нашей операционки. Нам было важно сфокусироваться на общении, чтобы держать на контроле текущие задачи и эффективно коммуницировать в них», — рассказал Андрей Кулешов, ИТ-директор «Ямми Груп».
Внедрение
Внедрение Руллы началось с верхнеуровневого менеджмента компании. Главными амбассадорами проекта стали генеральный директор, его помощник и директор ИТ-департамента.
«В конце совещания нажатием одной кнопки протокол, который ведет помощник генерального директора, превращался в задачи. Мы быстро оценили преимущества использования AI в управлении проектами», — поделился Андрей Кулешов, ИТ-директор «Ямми Груп».
В ноябре 2024 года сервис начали использовать руководители департаментов, территориальные управляющие и менеджеры ресторанов. Они распределились по командам и перевели в мессенджер деловые коммуникации.
В декабре 2024 года в Рулле зарегистрировались и начали осваиваться остальные сотрудники. Внутри департаментов и команд появились амбассадоры, которые стали драйверами процесса.
«На старте проекта мы с командой Руллы не определяли жестких сроков: важно было, чтобы сотрудники могли постепенно на собственном опыте оценить функциональные возможности платформы и ее пользу», — отметил Андрей Кулешов, ИТ-директор «Ямми Груп».
В январе 2025 года в таск-трекер перевели все задачи, и сотрудники начали обсуждать рабочие вопросы в мессенджере. За счет анализа переписок при помощи AI появилась возможность своевременно выявлять проблемы, понимать, на чьей они стороне, и быстро их разрешать. Кроме того, это позволило руководителю видеть объективную картину процессов без искажений, которые дает человеческий фактор.
В феврале 2025 года линейные сотрудники начали активно использовать AI-ассистента, который учитывает роль пользователя и контекст беседы:
- запрашивать саммари общих чатов;
- осуществлять поиск в группах;
- получать справочную информацию.
«Чтобы использовать AI-ассистента, не нужно писать сложные промпты: можно использовать обычную речь. Например, можно ввести запрос: «Мы замучились с онлайн-кассой [...]. Какие еще есть варианты?». Это очень экономит время и упрощает работу сотрудников», — рассказал Андрей Кулешов, ИТ-директор «Ямми Груп».
Сегодня все деловые коммуникации «Ямми Груп» ведутся в Рулле. Это дает возможность быстро готовить еженедельные отчеты, а на совещаниях — не тратить время на обсуждение всех задач и сфокусироваться на том, что предстоит сделать. Протокол совещаний теперь расшифровывается с помощью AI-ассистента, задачи выгружаются в таск-трекер прямо из него, а исполнители и сроки назначаются автоматически.
В ходе проекта команда Руллы дорабатывала сервис с учетом полученного клиентом опыта и возникающих потребностей. Например, в сервисе реализовали возможность ставить подзадачи с назначением исполнителей и сроков и отражать их в дашборде. Также в процессе внедрения была улучшена система статусов задач.
«Команда Руллы очень быстро реагирует на запросы, доработки реализуются оперативно», — подчеркнул Эльдар Надуев, старший проектный менеджер «Ямми Груп».
Адаптация сотрудников
Чтобы помочь сотрудникам адаптироваться к новому формату коммуникации, команда Руллы разработала обучающие гайды. Специалисты службы поддержки продукта всегда были на связи и сопровождали онбординг.
«Сейчас у Руллы есть возможность предоставлять бутиковый сервис: в чате на вопросы клиента отвечают не специалисты технической поддержки, а, например, кофаундеры или главный дизайнер. В дальнейшем мы хотим сохранить этот подход, когда команда продукта вовлечена в общение с клиентами. Это поможет лучше понимать потребности клиента и проблемы, с которыми он сталкивается», — рассказал Хэнлун Чжао, сооснователь Руллы.
- Эффективные деловые коммуникации в едином пространстве.
- Прозрачность бизнес-процессов и возможность контролировать задачи.
- В два раза сократилась продолжительность еженедельных совещаний.
В следующих двух кварталах мы планируем реализовать для «Ямми Груп» следующие функции:
- Транскрибация совещаний с помощью AI, чтобы не нужно было вручную вести протокол.
- Автоматическое обновление статусов задач на основе коммуникаций сотрудников в мессенджере.
- Автоматическое формирование еженедельных отчетов.
В результате с менеджмента будет снято 80% рутинной работы.
Источники изображений:
Личный архив компании
Рубрики
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
