Цифровая платформа для проведения приёмных кампаний ЮФУ

Задачи клиента

Для разработки сервиса подачи документов мы погрузились в процесс проведения приемной кампании вуза. Команда изучила целевую аудиторию, аналогичные системы на рынке и предложила следующие идеи:

• создать интуитивно понятный и продуманный UX/UI-дизайн для поступающих, сделать «единое окно» для поступления и подачи заявления о зачислении;
• упростить работу представителей приемной комиссии ЮФУ и подготовить удобный инструмент для работы с заявлениями.

Цифровая платформа решает сразу несколько важных задач:

• сокращает документооборот;
• уменьшает количество ошибок при подаче заявлений;
• быстро формирует отчеты и статистические показатели для улучшения сервиса.

Решение задач

В 2022 году государство изменило правила приемной кампании незадолго до старта сбора документов. Поэтому команда в сжатые сроки, учитывая требования министерств и ведомств, сделала следующее:

• сформировала систему подачи заявлений, согласий и документов для абитуриентов;
• ускорила и автоматизировала процесс проверки информации от будущих студентов;
• автоматизировала создание и актуализацию конкурсных списков;
• сделала автоматическое формирование приказов о зачислении и отчислении абитуриентов;
• организовала автоматическое добавление информации об абитуриентах из сервиса «Госуслуги»;
• создала автоматическую выгрузку данных абитуриентов в ФИС ГИА.

Дизайн цифровой платформы

С цифровой платформой будут взаимодействовать три группы пользователей: абитуриенты, родители и менеджеры приемной комиссии. Было необходимо спроектировать понятный интерфейс, который поможет абитуриентами и родителям подать все необходимые документы, заполнить все данные без ошибок. Также требовалось позаботиться о менеджерах — автоматизировать и упростить их работу.

Сотрудники ЮФУ могут отсматривать десятки тысяч заявлений, большинство полей заявок однотипные и с большим количеством текста. Чтобы минимизировать риск совершения ошибок, решили:

• отметить блоки с информацией, которые нужно проверять особенно внимательно;
• обозначить разделы, в которых абитуриент изменил информацию, которые требуют дополнительной проверки.

Цифровая платформа помогла достигнуть главную цель — абитуриент понимал порядок действий, быстро заполнял заявку и получал обратную связь, а менеджер эффективно выполнял свою работу без ошибок.

Интеграции и технологии

Для корректной работы цифровой платформы с другими сервисами потребовались интеграции.

• Суперсервис «Госуслуги» — «единое окно», через которое абитуриент подает заявление в вузы. Благодаря интеграции было обработано более 50 000 заявлений.
• ФИС ГИА — сервис Рособрнадзора, куда передаются данные поступающих.
• Moodle — система, на которой проводятся вступительные испытания.
• 1С — интеграция с системой для ведения учета и структурирования данных.

Также нам помогли облачные решения и микросервисы. При их помощи можно:

• в момент максимальной нагрузки системы быстро масштабироваться и обработать большое количество заявок;
• использовать сразу несколько технологий в одном цифровом решении;
• быстро и эффективно обновлять ИТ-продукт;
• ускорить разработку за счет микрокоманд;
• выработать высокую отказоустойчивость 24/7.

Ограничения и сложности

Автоматизация процесса поступления всего вуза за 6 месяцев — задача из разряда «что-то фантастическое». Вся работа над цифровой платформой ЮФУ сопровождалась постоянно меняющимися гос. требованиями, давлением дедлайнов. Но несмотря на перечисленные ниже трудности, приемная компания Южного федерального университета прошла успешно.

1. Жесткие сроки

Ввиду постоянно меняющихся условий и активной разработки новых российских информационных систем — требования заказчика систематически обновлялись. Приходилось перерабатывать критически важную функциональность и изменять логику интерфейса.

Нам пришлось адаптироваться под задачи клиента и внешние неконтролируемые факторы, поэтому мы:

• увеличили количество IT-экспертов с 15 до 40;
• использовали выходные дни и ночные часы, чтобы не отставать от графика.

2. Государственные ИС

Так как государственные информационные системы находились в активной стадии разработки, во время проведения приемной кампании приходилось неоднократно вносить изменения в исходный код цифровой платформы. Молниеносная реакция была необходима, чтобы обеспечить своевременную передачу данных в ИС России (по причине изменений протоколов передачи данных со стороны государственных информационных систем).

3. Маппинг данных

Многие исходные данные, которые отправлялись в различные государственные ИС, имели или неэквивалентные идентификаторы, или совершенно другие значения. Например, в информационной системе платформы ЮФУ были одни ID для очной формы обучения, в государственной ИС — другие, не имеющие ничего общего с первыми. Или в одной системе было всего 5 типов условных данных, во второй — 4, в цифровой системе — 3. И так далее по всем справочным данным.

Для решения подобных ситуаций мы произвели маппинг данных — спроектировали таблицы соответствия для всех информационных систем.

4. Игра не по правилам

Некоторые находчивые абитуриенты обходили правила приема заявлений. В цифровой системе ЮФУ создавали профиль и намерено заполняли некоторые формы с ошибкой или пропускали их вовсе. После делали дубли аккаунтов с идентичным ФИО, но с другими email. Пропускали поле с ИНН, по которому проходила верификация, выбирали разные направления обучения и регистрировали похожий профиль при помощи суперсервиса «Госуслуги».

Поступающие специально создавали дубли и усложняли процесс проверки заявлений, чтобы повысить шанс на поступление в ЮФУ. И чтобы не допустить возможности случайного зачисления, мы отслеживали такие дубли. На основе данных написали алгоритм поиска, который находил совпадения, и после объединяли все дубли.

5. Иностранные абитуриенты

При интеграции с внешними информационными системами было принято около 1000 заявлений от иностранных поступающих. Во многих заявлениях отсутствовали важные социальные данные, что впоследствии не позволяло синхронизировать их в разных ИС.

Совместно с экспертами клиента мы сформировали алгоритм выявлениях таких коллизий и разработали решение для подобных ситуаций.

Стек технологий

ASP.NET Core, С#, Python, React.js, Figma, Microservices, Kubernetes, PostgreSQL.