Как автоматизировать учет корпоративной техники: практическая инструкция

Начну с признания: хотя наша компания работает на рынке уже почти 30 лет, мы задумались об инвентаризации всей приобретенной техники и оборудования только несколько лет назад. Дело в том, что отсутствие строгого учета дает о себе знать только когда большинство сотрудников работает в удаленном режиме. Согласитесь, потерять компьютер, стоящий на рабочем столе в центре офиса, довольно сложно. А вот недосчитаться одного из десятка мониторов, отправленных в разные уголки страны, — уже значительно проще.

Каждый раз при взгляде на стопку заявок на новое оборудование мы задавались вопросами:

• Какая техника у нас сейчас есть?
• Где она находится?
• В каком она состоянии и когда придет время ее заменять?
• Есть ли у нас запасы техники?
• Сдают ли ее уволившиеся сотрудники?

Четких ответов на эти вопросы у нас не было. Примитивный учет велся в обычном файле, но эта работа не была четко организована и систематизирована. В итоге мы приняли решение инвентаризировать всю технику, приобретенную за последние четыре года, выяснить ее состояние и точное местонахождение. Заглядывать в более далекое прошлое мы не стали, посчитав, что за пять и более лет стандартная техника с большой вероятностью приходит в негодность и морально устаревает.

Итак, речь шла о сотнях ноутбуков, планшетов, мониторов, стационарных персональных компьютеров, клавиатур, наушников, усилителей сотовой связи и прочего оборудования. Каждая отдельная единица техники стоила, как правило, не дороже 100 000 рублей, а значит, по правилам бухгалтерского учета, сразу списывалась в затраты. В связи с тем, что оборудование нельзя причислить к основным средствам производства, выяснить его местонахождение и тем более состояние было крайне трудозатратно.

По результатам инвентаризации выяснилось, что часть техники была списана, часть — направлена в офисы в других городах, а часть числилась у сотрудников на руках. Ну и, конечно, мы недосчитались нескольких системных блоков, ноутбука и монитора. Вывод: специалистам по автоматизации пришло время заняться автоматизацией собственного учета.

Поскольку весь управленческий учет компании ведется на базе системы «1С:Управление холдингом», учет техники мы тоже решили вести в ней. Стоит заметить, что в стандартном решении 1С нет возможности отследить купленное оборудование, поэтому перед нами стояла задача разработать специальную подсистему, которая бы учитывала и контролировала местонахождение техники в любой момент времени и могла бы отображать эту информацию в виде удобных отчетов.

Первым делом мы прописали и согласовали бизнес-процесс движения техники: Заказ и обоснование → Согласование заявки → Оплата → Приемка на склад и оприходование на ответственного сотрудника → Выдача в соответствии с заказом → Отражение смены ответственного.

Техника может заказываться как для организации в целом, так и под определенный проект. В соответствии с этим, руководству направляется заявка с примерами возможных цен закупки. После согласования формируется заявка на оплату, техника оплачивается и доставляется на склад или в офис.

На этапе оприходования каждой единице оборудования присваивается инвентаризационный номер, он сохраняется за ней до момента списания. Внесение оборудования в программу реализовано разными способами. Это может быть загрузка из реестра Excel, формирование документа на основании «Поступления товаров и услуг» или ручное оприходование. Ответственным является лицо, занимающееся закупкой оргтехники.

После этого вся техника проходит подготовку по корпоративному стандарту (доступы, программы, безопасность и т. д.) и передается ответственному сотруднику с помощью документа «Закрепление ответственного». Этот шаблон предусматривает вложение файлов (письмо или скан с подписью принявшего технику) и загрузку всей важной информации об оборудовании:

• номенклатура;
• модель;
• серийный номер;
• местонахождение;
• состояние оборудования;
• подотчетное лицо;
• сумма (первоначальная или остаточная стоимость).

Если сотрудник сдает единицу техники, то в системе формируется новый документ — «Закрепление ответственного».

В данной подсистеме также реализована привычная нам функциональность:

• инвентаризация — формирование списка в базе для сравнения с фактическим наличием;
• комплектация — формирование одного объекта оборудования из нескольких и наоборот;
• списание, с указанием причин и ответственных;
• штрихкодирование инвентарных номеров.

Таким образом, мы получили важный в работе инструмент учета с помощью несложного решения в привычной всем сотрудникам корпоративной системе. Каждая компьютерная мышка теперь посчитана и никуда не исчезает.