Как предотвратить уход специалиста с проекта

Современный мир диктует свои правила: конкуренция растет, рынок стремительно меняется, а квалифицированных специалистов становится все сложнее удерживать. Вырастить такие кадры — дело затратное, к тому же сохраняется высокий риск потери вложений, поскольку, набрав нужные знания и опыт, специалист попросту может уйти из компании.

Поэтому руководителям, прежде всего руководителям проектов, крайне важно научиться управлять рисками, связанными также и с потерей важных сотрудников. В этой статье разберем распространенные причины ухода и способы предотвращения их ухода с проекта, а также поделимся советами из практики SimbirSoft.

Как распознать ключевых сотрудников на проектах

Представьте, что вы управляете проектом с полноценной кроссфункциональной командой. В вашей команде аналитики, дизайнеры, разработчики, тестировщики и др. В каждом из кластеров присутствуют специалисты, чей опыт и знания настолько хороши, что позволяют вашему проекту двигаться по намеченному плану. Проектному менеджеру остается лишь дирижировать, наслаждаясь процессом.

Каждый такой специалист и есть ключевой сотрудник вашего проекта. Выявить его легко, поскольку они:

• регулярно проявляют экспертность в своей области;
• умеют принимать решения самостоятельно;
• легко находят нестандартные решения;
• не боятся кризисных ситуаций.

И если вдруг в разгар проекта кто-то из таких специалистов решит покинуть команду, это может не просто замедлить общий темп работы, но и привести к полному провалу. Например, если команду решит покинуть ключевой разработчик, рискуете превысить трудозатраты, что непременно приведет к увеличению бюджета проекта и срыву сроков.

Поэтому проектный менеджер, тимлид или другой управленец должен следить за тем, что происходит в команде, наблюдать за настроением специалистов. Крайне важно вовремя заметить отклонения и поработать над мотивацией сотрудника. 

Основные причины ухода сотрудников

Повлиять на уход специалиста в процессе проекта может что угодно. Разберем наиболее популярные причины:

Отсутствие развития и роста в профессиональном плане

Профессионалы часто нацелены на постоянное развитие своих навыков. Для многих карьера является важным мотивирующим фактором. Если специалист, работающий на проекте не видит для себя возможностей роста, это стоит рассматривать как крайне высокий риск. Если руководитель вовремя на него не среагирует, в будущем все может только усугубиться.

По статистике высококлассные специалисты в три раза чаще меняют работу, если не видят перед собой явных карьерных возможностей и перспектив. И это не всегда связано с деньгами. Ведь, как мы все с вами знаем, кроме финансовой мотивации человеку также требуется уважение, возможность быть услышанными и влиять на процессы.

В конце концов, сотруднику важно доказать самому себе, что он становится лучше, профессиональнее и ценнее. Поэтому каждому члену команды важно осознавать свою ценность, так он будет работать с еще большей отдачей.

Отсутствие мотивации и признания

Этот фактор также часто становится причиной ухода сотрудника с проекта. Согласитесь, если мы не чувствуем, что нас ценят — наш моральный дух падает, энтузиазм снижается и уже не хочется что-либо делать, пусть даже и за хорошие деньги. Поэтому признание успехов и вкладов в общий проект играет огромное значение.

По данным исследований, 34% специалистов готовы сменить работу по причине того, что не чувствуют себя действительно значимыми, когда их недостаточно хвалят и поощряют за проделанную работу.

Тенденция на поддержку уровня мотивации влечет за собой поиск более эмпатичных лидеров, которые умеют отслеживать и поощрять заслуги команд. Тренд на обратную связь набирает обороты, но важно не только уметь критиковать, но и хвалить.

«Людям важно, чтобы их ценили, чтобы учитывали их мнение и прислушивались к их идеям». — говорит Майкл Си Буш, спикер проекта TED и глава консалтинговой компании «Great Place to Work».

Стресс, перегрузки

Высокая загруженность специалиста и частые переработки неминуемо приводят к сильному стрессу. 

Важно помнить о балансе и будучи руководителем не забывать, что человеку требуется отдых, время на хобби и самообразование, на семью и друзей. В постоянной перегрузке производительность начинает падать и постепенно приводит к ошибкам и полному выгоранию, а после к увольнению.

Слабый менеджмент

Иногда в проектах случается так, что сотрудник не понимает, какие обязанности за ним закреплены, из чего строится его мотивация и какие перспективы у него есть. Донести эту информацию до работника — задача руководителя проекта. От него же будет зависеть и то, насколько четкие и понятные задачи получает специалист на проекте. Если возникают вопросы или проблемы, важно, как с ними помогает справиться руководитель.

Поэтому проектному менеджеру важно уметь налаживать контакт с командой и быть открытым для обратной связи. 

Отсутствие корпоративной культуры

Согласно исследованию Employee Retention Report, вероятность увольнения может увеличиваться из-за недовольства внутренними отношениями внутри команды. Сотрудники, которые не чувствуют уважения по отношению к себе, увольняются чаще, чем те, кто таких проблем не испытывает. Также на внутреннее настроение могут влиять такие факторы, как интриги, жесткая конкуренция или предвзятость руководства. Все это также вызывает стресс, и у работника рано или поздно возникнет желание покинуть такой коллектив.

Главные принципы командной работы в SimbirSoft — честность, равенство и взаимоуважение. Люди должны видеть, что отношения в команде строятся в равных для всех условиях, независимо от должности, пола, возраста или национальности.

Как проектному менеджеру предотвратить уход ценного сотрудника с проекта

Мы разобрали распространенные причины, по которым команда может лишиться специалиста на проекте. Для минимизации такого риска рекомендуем проектным менеджерам воспользоваться следующими советами:

1. Помогайте сотруднику создавать условия для профессионального роста. Приглашайте в новые проекты, содействуйте в получении новых знаний и повышении квалификации. Например, можно проговорить с сотрудником новые точки роста и составить план развития.

2. Поощряйте команду. Важно регулярно отмечать достижения коллег: отмечайте успехи на общих встречах, применяйте доступные схемы поощрений. Если вы с командой закончили проект раньше срока и уложились в бюджет, вы как проектный менеджер вправе согласовать премии как для всей команды, так и для отдельных сотрудников.

SimbirSoft в этом помогают четко выстроенные процессы отслеживания KPI. Проектному менеджеру наглядно видно, справляется ли сотрудник с задачами и хорошо ли распределены его задачи относительно загрузки. Например, если сотрудник выполняет задачи с опережением, это сразу отображается на общем графике. Это отличный повод отметить такого рода успех. Как минимум, на следующем дейли или встрече с руководителями можно при всех поблагодарить сотрудника за такие результаты. 

3.  Отслеживайте настроение команды. Следите за тем, как распределяются задачи проекта. Перед тем как ставить задачу поговорите со специалистом, чтобы быть уверенным, что он успеет выполнить все вовремя и без перегрузок.

Помимо отслеживания задач в системах управления, менеджеру проекта важно постоянно коммуницировать с командой. Проводите ежедневные встречи с командой и регулярные тет-а-тет встречи.

4. Планируйте задачи вместе с командой. Чтобы правильно распределить задачи, необходимо учитывать не только нагрузку, но и интересы, а также сильные и слабые стороны каждого члена команды.  Какие-то задачи могут оказаться сложными для одного специалиста, в то время как для сильного эксперта легкие задачи скорее покажутся скучными. 

5. Создавайте здоровую позитивную атмосферу на проекте. Со старта проекта выстраивайте доверительные отношения в команде. Совместно обсуждайте все вопросы проекта, проводите неформальные встречи для укрепления связи между коллегами.

6. Собирайте и давайте обратную связь. Регулярно устраивайте встречи один на один, чтобы собрать отзывы о текущей работе и атмосфере в команде. Так вы сможете вовремя отреагировать, если вдруг возникнет негатив и повысите удовлетворенность работой.

Полезные советы из практики SimbirSoft 

У каждого опытного проектного менеджера есть свой набор лайфхаков и инструментов для комфортной работы команды. В зависимости от проекта этот набор может меняться, но мы перечислим основные из них.

Совет 1. Обустройте рутину проекта

На старте проекта, когда команда только сформировалась, часто присутствует неопределенность. Поэтому менеджеру проекта важно сформировать рутину, вместе с командой определить необходимые процедуры и задать правила работы на проекте. 

Проектный менеджер, как правило, имеет заготовки необходимых процедур, документов или инструментов, которые в дальнейшем транслируются на команду. Например:

• Матрица коммуникаций с определением обязанностей каждого члена команды
• Описание проектных процессов. В нашей компании они прописаны в регламенте. 
• База знаний проекта. Например, пространство в Confluence или, как минимум, папка проекта, где собирается информация.
• Система управления проектом. Мы для этого используем Jira.
• План проекта и его методология
• Реестр рисков 

Находясь на старте проекта, важно познакомить команду со всей информацией проекта и получить обратную связь.

Совет 2. Задайте правила ведения документов и постановки задач

У нас в компании прописаны регламенты, которые помогают задавать в проекте правила подготовки документов и формирования задач. Например, для имени файлов есть единый стандарт: [название, код проекта]_[название, номер задачи]_[название документа]_[версия]. В зависимости от компаний стандарт может меняться. Главное — соблюдать принцип единого формата.

Как показывает практика, шаблоны для оформления документов могут облегчить работу. В этом случае в ваших документах автоматически будут применяться общепринятые стили оформления.

Совет 3. Результаты встреч должны быть зафиксированы

Каждый проектный менеджер знает: чем больше проект, тем больше в его рамках встреч. Но если митинг по проекту затягивается на час и более, участники начнут уставать и терять фокус внимания. Чтобы встречи проходили эффективно, старайтесь придерживаться нескольких простых правил:

• Готовьтесь к встрече заранее
• Выпишите список ключевых вопросов, которые нужно обсудить
• Сформулируйте цель встречи
• Модерируйте процесс встречи 

Для каждой встречи запомните простую «мантру»: «Нет протокола — считай, встречи не было». Обязательно фиксируйте все договоренности. Для коротких и внутренних встреч достаточно скинуть основные тезисы и договоренности в чат или на почту всем участникам. В идеале это делать сразу после встречи, иначе появляется риск, что информация станет неактуальной. 

Совет 4. Выстраивайте отношения с командой

Чтобы выстроить комфортные взаимоотношения с командой, проектный менеджер должен уметь владеть собой, быть стрессоустойчивым, уравновешенным, иметь развитый эмоциональный интеллект, уметь грамотно излагать мысли и слушать собеседника.

Помимо ежедневных статус-встреч проводите ретроспективы по окончанию проекта. Например, в нашей компании такая встреча проводится после завершения каждого этапа. Перед встречей руководитель просит команду ответить на 3 вопроса: Что было хорошо? Какие были недоработки? Что можно улучшить?

Во время проведения ретроспективы каждый член команды по очереди комментирует свои ответы и в конце дает оценку удовлетворенности проектом/этапом по шкале от 1 до 10.

В конце менеджер проекта формирует список пунктов, по которым требуются улучшения, после чего команда расставляет приоритеты. Таким образом, вы сможете выявить наиболее значимые точки роста для улучшения работы на вашем проекте.

Для отслеживания настроений внутри команды регулярно проводите тет-а-тет встречи, где можно говорить с сотрудником на отвлеченные темы. Это поможет понять, насколько отдельный член команды понимает что делает, нужна ли ему помощь. А все вопросы, которые не требуют глубокой экспертизы, старайтесь обсуждать с заказчиком самостоятельно. 

Вместо вывода

Потеря ценного специалиста в разгар проекта может повлечь за собой серьезные последствия не только для самого проекта, но и для компании в целом. Умение вовремя выявлять недовольства и прорабатывать конфликты на проекте помогут менеджеру разработать грамотную стратегию, чтобы сохранить ценных работников.

Создавайте для членов команды условия для роста, признавайте успехи, оптимизируйте нагрузку, адаптируйте роли и поддерживайте положительную атмосферу.  Каждый из этих критериев в конечном итоге поможет поддерживать высокий уровень мотивации и вовлеченности команды в проекте.