Эффективное управление сроками проекта: зачем нужна их балансировка

Сроки — один из критических аспектов управления проектами. Однако любой, кто хоть раз реализовывал крупный проект, понимает, что вероятность соблюдения графика каждого из этапов может зависеть от множества внешних и внутренних факторов и действий большого количества сотрудников, подрядчиков, субподрядчиков. В некоторых случаях влиять на сроки может даже погода: к примеру, продолжительный штормовой ветер может остановить проведение высотных работ при строительстве, в результате чего придется сдвигать план-график связанных этапов. 

Если сроки нарушены, то возникает сразу несколько проблем. Прежде всего, нужно найти, на каких этапах или работах можно «нагнать» упущенное время, чтобы в итоге вернуться к планам. Если отставание небольшое, его, возможно, получится компенсировать за счет одного какого-то этапа, но так бывает не всегда. Вероятнее ситуация, когда сокращать приходится время выполнения целого ряда этапов — их могут быть сотни и даже тысячи. При этом надо учитывать, какие работы завязаны на подрядчиков, а какие — нет или где сроки в принципе нельзя сдвигать по каким-то причинам (например, расписание приезда и отъезда вахтовиков с определенными навыками).

На любое изменение установленного графика необходимо оперативно и эффективно реагировать, чтобы избежать задержек в сроках окончания всего проекта. Если это делать в ручном режиме, то с учетом большого количества работ на крупных проектах это займет много времени, да и вероятность критической ошибки будет очень высока. Остро встанет и вопрос кадров: для подобной работы нужны специалисты с достаточно высокими компетенциями, который найти не так легко. Причем, на период внесения изменений они будут выключены из других процессов, т.е. потребуется расширение штата, что приведет к росту ФОТ. 

Особенно актуальна проблема соблюдения графиков для компаний, работающих по строгим регламентам, где любое отклонение от графика может привести к серьезным последствиям, т.е. для государственных организаций,  корпораций, а также компаний, специализирующихся на сложных долгосрочных проектах.  Например, наши клиенты, такие как Управление информационных технологий и связи Cанкт-Петербурга, сталкивались с необходимостью регулярно перестраивать план-графики проектов в условиях жестких временных рамок. 

Кроме того, задача актуальна и для проектов со множеством зависимостей и сложной структурой, где важно быстро реагировать на изменения. Для небольших проектов не очень сложно на глаз прикинуть, какие работы подвинуть или где уменьшить сроки — речь идет лишь о нескольких работах. В случае же с крупным и долгосрочными проектом это серьезная боль, которая к тому же дает о себе знать достаточно часто, потому что в процессе длительной реализации какие-то работы под воздействием проявившихся рисков часто идут не по плану и требуется перестраивать график неоднократно.

Подчеркну еще раз: с учетом того, что изменения могут происходить постоянно, а корректировать в связи с ними надо многое, сбалансировать сроки в ручном режиме крайне трудно, потребуется много времени, да и сам процесс будет недостаточно эффективным. 

Соответственно, в системе управления проектами должен быть специальный функционал для автоматизированной балансировки сроков. Мы, к примеру, неоднократно сталкивались с подобными запросами от клиентов, поэтому в решении N3.Проектное управление подобный инструментарий уже есть. 

Функция балансировки помогает решать несколько ключевых задач. До старта проекта, если нужно завершить проект раньше плановой даты, балансировка помогает автоматически перестроить план-график проекта. Когда в проекте происходят срывы сроков, система автоматически корректирует длительность работ, минимизируя влияние человеческого фактора и снижая вероятность ошибок. Она также выделяет измененные элементы плана и показывает величину отклонения от исходных дат в альтернативной версии для анализа изменений. Пользователь может внести ручные корректировки при необходимости и выбирать наиболее оптимальный вариант нового план-графика проекта. Подобный инструментарий для автоматизации дает компаниям уверенность в том, что проект будет выполнен в рамках установленных сроков даже при возникновении непредвиденных обстоятельств. 

Как работает функция балансировки сроков проекта

Механика работы функционала такова. Пользователь создает альтернативную версию плана проекта. Система анализирует проект, определяет критический путь и проверяет, не выходят ли работы за установленные сроки проекта. Если система находит нарушения, можно воспользоваться кнопкой «Выровнять», которая активирует процесс балансировки. В процессе балансировки учитываются параметры всех дочерних элементов, статусы проекта и работ, а также зависимости между работами, что позволяет создать оптимальный график выполнения проекта.

Пользователь (например, руководитель проекта) может запустить функцию балансировки, и система автоматически скорректирует длительность работ, ориентируясь на минимально допустимые сроки. В случае с N3.Проектное управление система учитывает параметры критического пути, зависимости между элементами плана, а также блокировки дат. Это позволяет минимизировать риски задержек и коллизий, обеспечивая выполнение проекта в рамках установленных сроков. Если проект уже запущен и изменения затрагивают верхнеуровневые контрольные точки, утвержденные паспортом проекта, система автоматически формирует запрос на изменения для согласования с ответственными лицами. Такой подход гарантирует, что все изменения будут утверждены руководством перед тем, как они вступят в силу.

Как изменится балансировка сроков проекта в будущем

Перспективными направлениями развития функционала, на мой взгляд, является  балансировка ресурсов и работ. Это позволит упростить для руководителей проектов задачу оптимизации имеющегося плана с учетом доступных ресурсов и предоставить максимально эффективный вариант планирования с минимальными затратами и сроками. 

Также потенциально интересно видится автоматическая балансировка утилизации ресурсов, которая поможет распределять неиспользованные ресурсы по проектам с наибольшей потребностью. Подобные улучшения сделают управление проектами еще более точным, гибким и экономически эффективным.