Как за один год выстроить эффективную систему найма в компании

Подготовка и реализация проекта

Выстраивание любой рабочей и эффективной системы требует поэтапных решений. Мы определили два главных шага, в рамках которых разворачивалась реализация проекта.

Шаг первый: анализ ситуации

Глубокий внутренний аудит помог выявить сложности:

• В цепочке управления наймом и коммуникации между заказчиками и рекрутерами. Среди них — большое количество рекрутеров в прямом подчинении у одного руководителя, сложная структура в команде подбора, как следствие, лакуны в коммуникации между заказчиками и рекрутерами.
• В блоке работы с руководителями с высокими требованиями к кандидатам. Во время интервью не всегда получается качественно презентовать вакансию и компанию. Причина — сложные профили кандидатов с избыточной детализацией и разнородные по структуре интервью, соответственно, на промо компании и позиции остается мало времени.
• В процессах поиска специалистов — узкий пул каналов поиска. Рекрутеры действовали в рамках единственной площадки.

Шаг второй: формирование команды, обучение, автоматизация

Формирование команды

Первым делом мы уделили внимание пересборке команд рекрутеров:

• Уменьшили количество рекрутеров в команде с 12 до 6 человек, что считается максимально допустимым значением в рамках эффективного управления проектом.
• Для каждой группы определили специализацию и назначили групхеда-эксперта, в задачи которого входит не только координация проекта и решение вопросов заказчика, но и обучение подчиненных рекрутеров.

Обучение и переподготовка

Параллельно мы разработали и запустили внутренние тренинги для рекрутеров и заказчиков.

Тренинги для рекрутеров включали два направления: переподготовку по рекрутинговой специализации и общие, где сотрудники найма учились, как находить кандидатов, как правильно коммуницировать с соискателями, презентовать бонусную систему и продавать нематериальные бенефиты, как удерживать эксперта и отрабатывать контроферы, как работать с рекомендациями, потому как 80% успеха закрытия вакансий — навык получения рекомендаций от кандидата.

Тренинги для заказчиков были необходимы для системы подбора персонала, поскольку эксперты не имели верного представления о текущем состоянии кадрового рынка и не обладали нужными навыками рекрутмента. Мы научили их, как проводить интервью, проверять компетенции кандидатов без тестовых заданий и выбирать стажеров, что впоследствии позволило закрыть большое количество стартовых позиций. Еще одной важной задачей в рамках работы с заказчиками было внедрение регулярных встреч-статусов, где мы работали с изменениями их ожиданий по уровню вакансий в условиях общего дефицита специалистов.

Инструменты для автоматизации и оптимизации процессов

Столкнувшись с проблемой ограниченности рынка труда, мы расширили ландшафт поиска кадров: нашли подрядчиков, подключили соцсети и Telegram-каналы, а также чат-боты для работы с начальными позициями, например для бэк-офиса и IT. Внедрили в практику булевые запросы (boolean search) — техника поиска по операторам поискового движка (Google, Yandex, Bing), созданная, чтобы сузить результаты выдачи и найти наиболее релевантный ответ. Булевые запросы помогают быстрее найти нужных экспертов по заданным символам и специальным командам через поисковик определенной платформы, например на LinkedIn можно искать специалистов по навыкам (skills) или по заголовку (headline).

Также мы доработали систему отслеживания кандидатов (applicant tracking system — сокращенно ATS), сделав функции более понятными на интуитивном уровне, и собрали базу знаний в Notion, которая значительно ускорила погружение новичков в работу: благодаря ей уже через месяц рекрутеры могли вести более десяти вакансий одновременно.