Цифровой HR в ИЗТТ: 46 сервисов в единой платформе

Разработка HR-платформы, объединяющей в себе доступ к HR-сервисам и информации, является ключевым фактором для успешного роста компании, улучшения управления персоналом и повышения общей эффективности бизнес-процессов. Когда в компании есть корпоративный портал с подключенными HR-сервисами, сотрудники оперативно получают HR-услуги, быстро проходит обработка запросов (например, отпусков), понятно и логично выстроена коммуникация с отделом кадров и сокращена бумажная работа. Кроме того, с помощью единой HR-платформы руководство получает прозрачную аналитику процессов, а уровень лояльности сотрудников к компании растет.

В связи с ростом команды и увеличением кадровых запросов на Ижевском заводе тепловой техники (ИЗТТ) возникла необходимость создать единую точку доступа к сервисам и информации, предоставить инструменты для оперативного получения HR-услуг и взаимодействия сотрудников с отделом кадров.

«Ижевский завод тепловой техники» специализируется на проектировании, производстве, поставке и сервисном обслуживании теплового оборудования. Сегодня ИЗТТ — один из крупнейших производителей и лидер российского рынка тепловой техники. На предприятии работают 500 сотрудников.

Проект по созданию HR-платформы проходил в сотрудничестве с веб-интегратором «Факт».  Компания «Факт» специализируется на создании, сопровождении и развитии технологичных веб-систем для промышленности и ритейла. Кроме того, автоматизацией B2B-дистрибуции, заказной разработкой и внедрением корпоративных HRM-систем, CRM-систем. «Факт» является одним из ведущих в России интеграторов продуктов 1С-Битрикс с подтвержденным enterprise статусом.

Выбор подрядчика комментирует заместитель генерального директора по цифровой трансформации ИЗТТ Станислав Ромащев:

«Одним из важных критериев при выборе подрядчика было наличие опыта работы разработки решений в кадровых сервисах. В компании «Факт» все сошлось — опыт, положительные отзывы наших людей, и с первых часов общения сложилось взаимопонимание, мы оказались на одной волне, что далеко не всегда бывает».

Цели и задачи проекта

Помимо основных целей, о который пойдет речь далее, руководство ИЗТТ ставило перед разработчиком задачу создать электронную цифровую подпись для быстрого подписания и оформления кадровых документов. Этот шаг заметно ускорил HR-процессы, сократив время на рутинные формальности и улучшив общую эффективность работы.

Цели

• Сокращение трудозатрат сотрудников на процессы оформления и получения услуг в части управления персоналом.
• Оптимизация процессов предоставления HR-сервисов.
• Сокращение сроков получения HR-услуг.
• Усиление контроля и прозрачности процессов предоставления HR-сервисов.
• Устранение цифрового неравенства между административными и производственными сотрудниками.

Задачи

1. Разработать личный кабинет сотрудника на базе Битрикс24 и автоматизировать получение HR-услуг.
2. Разработать мобильное приложение, повторяющее функционал системы.
3. Внедрить подписание ЭЦП.
4. Реализовать разделение прав доступа пользователей в зависимости от полномочий в бизнес-процессах компании.
5. Выполнить интеграции с внутренними и смежными системами.

Особенности HR-платформы для ИЗТТ

Команда экспертов компании «Факт» реализовали систему на базе Битрикс24, сделав доработки базовой платформы под требования ИЗТТ. С целью обеспечения отказоустойчивости была построена трехуровневая серверная архитектура. Разработана и реализована ролевая модель пользователей и настроена интеграция с контроллером сквозной аутентификации для обеспечения безопасности хранения персональных данных. Для большего вовлечения сотрудников выполнено уникальное брендирование личного кабинета.

Основные этапы проекта

По итогу проекта в корпоративную платформу Ижевского завода тепловой техники было интегрировано 46 HR-сервисов. Подробнее остановимся на некоторых их них.  

1. HR-портал был реализован в уникальном корпоративном стиле ИЗТТ и содержит персонализированную для пользователя информацию:

• список сервисов для пользователей формируется по частоте их запросов; 
• каждый сотрудник помимо заготовленных шаблонов запросов HR-услуг может сделать индивидуальный запрос; 
• реализована возможность обращения ко всей истории запросов сотрудника.

2. Кадровые сервисы

Сотрудник в режиме онлайн с любого устройства может воспользоваться HR-сервисом, выбрав нужный из каталога. 

Карта внедренных HR-сервисов включает в себя все возможные HR-услуги, которые могут понадобиться сотруднику: от оформления отпусков и изменений в графике работ до получения средств под отчет и выпуска ЭЦП. Список HR-сервисов которыми может воспользоваться сотрудник:

• Управление рабочим временем, от контроля времени работы до запросов на отпуск и отгул;
• Кадровый резерв с возможностью введения заместителей и перевода по должностям;
• Реализована возможность отслеживать денежные операции: премирование, надбавки, льготы и пр.;
• Сформированы сервисы для кадровых процессов: изменение личных данных, выпуск сертификата для ЭЦП; 
• Сотрудник может в любое время запросить более 11 справок и документов в один клик, от трудового договора до расчетного листа.

3. Жизненные ситуации. Для того чтобы сделать личный кабинет более понятным и дружественным для пользователей, была внедрена альтернативная система поиска необходимых HR-сервисов на основе жизненных ситуаций. При выборе определенной ситуации, пользователь автоматически перенаправляется на страницу со списком подходящих сервисов. Это удобное решение позволяет сотрудникам быстро находить необходимые HR-сервисы и создает позитивный опыт работы с личным кабинетом.

4. Формирование заявки. Конструктор создания запросов предоставляет возможность быстро оформить HR-услугу всего за несколько кликов, избегая необходимости заполнять бумажные заявления. Такой подход помогает сэкономить как время сотрудников, так и ресурсы компании.

5. Автоматизированная цепочка согласования. Каждый HR-сервис имеет собственную цепочку согласования, по которой отправляется созданная сотрудником заявка. Автоматизация процесса согласования и подписания позволяет исключить ошибки, сделать процесс прозрачным и сократить время оформление заявки на 30%.

6. Электронное подписание документов в HR-платформе. На основе интеграции с Удостоверяющим центром организован процесс согласования и подписания кадровых документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) сотрудником и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателем.

•  Разработан сервис для автоматического выпуска электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
•  Внедрена возможность подписания заявлений и документов HR-сервисов при помощи ЭЦП.

Интеграции HR-платформы ИЗТТ

Для выгрузки данных из различных смежных систем, разработчики компании «Факт» выполнили ряд интеграций.

1. С «1С:Предприятие» для наполнения личного кабинета информацией о сотрудниках;

2. С MS Active Directory для авторизации и выгрузка информации о структуре подчиненности и должностях сотрудников;

3. С внешним сервисом управления командировками для формирования графиков, командировок, графиков отсутствий и выплат по командировочным расходам;

4. С удостоверяющим центром «СБК Контур» для реализации процесса электронного подписания документов.

Результаты проекта

В компании появилась современная система, объединяющая всех сотрудников с возможностью оперативного получения HR-сервисов, подписания и хранения электронных кадровых документов.

• Разработали и внедрили личный кабинет сотрудника с автоматизацией 46 HR-сервисов.
• Разработали полнофункциональное мобильное приложение.
• Реализовали возможность автоматического выпуска ЭЦП.
• Реализовали интеграционный слой со смежными системами.

Более подробно о проекте здесь.