Как крупная аптечная сеть сократила трудозатраты на HR в два раза

В сети уже были установлены системы 1С: Документооборот и 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП), поэтому мы автоматизировали процессы на их основе.

Ход проекта:

Обходные листы в компании в силу ее специфики очень объемны: они включают в себя около 15 задач в зависимости от должности сотрудника. Это значит, что для увольнения человеку нужно было обойти 15 ответственных, у каждого из которых была своя задача: например, HR-менеджеры должны провести беседу и узнать причину увольнения, ИТ-специалисты — отключить учетные записи, АХО — сделать ревизию рабочего места и так далее. Заполнить лист надо было вручную: то есть приехать в центральный офис, пройти по всем отделам с документом и собрать подписи.

Поскольку ежедневно в компании выходило 15-20 приказов на увольнение, у всех ответственных эти процессы отнимали много времени, не говоря уже о неудобстве для самих увольняющихся. Кроме того, бумажное согласование часто приводило к путанице. 

Процесс перевода сотрудника между подразделениями тоже был очень трудозатратен, так как требовал согласования нескольких руководителей, которые подписывали документы и отправляли их по электронной почте.

Что мы сделали:

Во-первых, доработали интеграцию 1С: Документооборот с базой 1С: ЗУП в части создания и обработки обходных листов. Разработали и настроили маршрутизацию задач.

Теперь, когда HR-менеджер формирует в базе ЗУП приказ на увольнение, он через интеграцию автоматически отправляется в 1С: Документооборот. Уже в этой системе так же автоматически создается обходной лист, и на его основе формируется перечень задач. Их число и ответственные: служба безопасности, руководитель ИТ-отдела и так далее — назначаются исходя из должности увольняющегося.

Каждый специалист, указанный в обходном листе, получает в системе задачу в разрезе его зоны ответственности. Выполнив ее, он отмечает это в системе — и это становится видно всем участникам процесса. Иначе говоря, эйчары в любой момент могут посмотреть, сколько пунктов согласования уже пройдено.

Во-вторых, по аналогии мы настроили процесс перемещения сотрудников. То есть в ЗУП точно так же выходит приказ о кадровом переводе, который отправляется в Документооборот. Там формируется соответствующая карточка и документы по переводу, и тоже стартует процесс согласования.

В-третьих, мы настроили аналитические отчеты для сотрудников отдела кадрового администрирования. Поскольку благодаря интеграции между ЗУП и Документооборотом все процессы увольнения теперь проводятся в одной системе, компания получила возможность собирать аналитику по увольнениям. Во время выходного интервью HR-менеджер заполняет все нужные данные, и они сохраняются в системе. Так что в любой момент можно посмотреть статистику по увольнениям, отфильтровав по регионам, месяцам, должностям, причинам увольнения и так далее. И уже на основе этой информации эффективно работать с текучкой кадров.