Документооборот в складской логистике и способы его автоматизации

Современную складскую логистику сложно представить без эффективного документооборота. Документы играют ключевую роль в управлении складскими запасами, отслеживании статусов поставок, осуществлении процедур контроля качества товаров и обеспечении безопасности заказов по всему жизненному циклу оказания услуг потребителям.

Ведение документации вручную может нести для компании серьезные риски — намеренные или случайные ошибки персонала, задержки поставок, переоформление заказов, работа с возвратами, а это существенные потери в ресурсах. Поэтому автоматизация документооборота становится не просто конкурентным преимуществом, а неотъемлемой частью эффективного менеджмента склада.

Далее в  статье мы рассмотрим, как можно автоматизировать документооборот в складской логистике и какие преимущества это может принести компаниям.

Документооборот в складской логистике

Из основных документов в работе склада можно выделить следующие:

•  Приходные документы: товарная накладная (подтверждает факт приема товара на склад); cчет-фактура (подтверждает факт покупки товара потребителем и стоимость), транспортная накладная (подтверждает факт доставки товара на склад), акт приема-передачи (фиксирует факт передачи товара от поставщика);
• Внутренние документы: счет-фактура (документ, подтверждающий внутреннее перемещение товара на складе), наряд-заказ (документ, подтверждающий заказ на перемещение товара), акт инвентаризации (документ, фиксирующий фактическое наличие товара на складе), товарно-транспортные накладные, путевые листы, приходные и расходные ордера, акты о списании товара,  инвентаризационные ведомости;
• Отгрузочные документы: товарная накладная (документ, который подтверждает факт отгрузки товара со склада), счет-фактура (документ, подтверждающий факт продажи товара и стоимость), транспортная накладная (документ, который подтверждает факт отправки товара со склада), акт отгрузки (документ, который фиксирует факт передачи товара покупателю).

Помимо этого есть еще внутренние стандарты работы компании (регламенты, рабочие инструкции, СТО), СОП (от англ. SOP — стандартные операционные процедуры), ОРД (организационно распорядительная документация — приказы, распоряжения, служебные записки), финансовые документы.

Если компания принимает решение масштабироваться и открывать филиалы, формируется «база знаний» — минимальный набор необходимых внутренних регламентирующих документов, которые позволяют в короткий срок выстроить и наладить ключевые бизнес-процессы в филиалах, легко вовлечь персонал в работу и эффективно управлять взаимодействием со всеми заинтересованными сторонами (органы власти, партнеры, поставщики, клиенты и т.п.).

Схема документооборота склада в общем представляет собой следующие этапы:

1. Поступление и оприходование товара от поставщика или контрагентов на склад;
2. Учет товара, распределение по помещениям, инвентаризация, перемещения товаров;
3. Продажа товара и отгрузка потребителю;
4. Получение рекламации или претензии;
5. Списание брака/порчи в виду несоответствий по качеству или вылеживания по срокам годности, на собственные нужды;
6. Возврат от потребителя и отправка поставщику, либо утилизация, ремонт;
7. Формирование внутренней/внешней отчетности, корректировка в учетных карточках товаров.

К проблемам традиционного документооборота можно отнести низкую скорость обработки документов на бумажных носителях, риск несогласованности и потери актуальности данных, утеря и порча документов, отсутствие единой базы данных, затрудненный доступ к информации, а также высокие затраты на печать, хранение, доставку документов, оплату труда сотрудников.
Таким образом, документооборот на складе — это комплекс операций по обработке, хранению и передаче документов, связанных с приемом, хранением, перемещением и отгрузкой товаров. Он играет важную роль в обеспечении прозрачности и контроля над складскими процессами и его автоматизация решает сразу много задач современного бизнеса.

Преимущества автоматизации очевидны: повышение скорости и точности обработки документов, сокращение времени на обработку, снижение количества ошибок. Улучшается контроль в части доступа к актуальной информации в режиме реального времени, возможность отслеживать все этапы движения товаров на складе, повышается прозрачность и безопасность с возможностью электронной подписи. Как итог, снижаются расходы и оптимизируется вся цепочка взаимодействий процессов:

• Формируется база шаблонов документов и справочников;
• Возможно ограничивать права доступа к документации;
• Инвентаризация производится автоматически и в режиме реального времени;
• Контроль качества осуществляется системой (печать ценников и этикеток, сроки годности, соблюдение принципа FIFO (First in — First out, англ.)).

Способы автоматизации документооборота в складской логистике

Существует несколько способов автоматизации документооборота в складской логистике, каждый из которых имеет свои особенности и преимущества:

1. Использование специализированных программных продуктов. Современные системы управления складом (WMS — Warehouse Management System) содержат встроенные инструменты для автоматизации документооборота, что позволяет сократить время на выполнение операций и уменьшить вероятность ошибок.
2. Электронная обработка и передача документов. Использование электронных документов (накладные, счета-фактуры, акты приема-передачи и т.д.) позволяет сократить время на обработку, уменьшить расходы на бумагу и улучшить прослеживаемость информации.
3. Использование технологий Интернета вещей (IoT, англ. internet of thing). Системы автоматизации на базе IoT позволяют отслеживать местоположение товаров, температурные режимы, влажность и другие параметры, что повышает эффективность управления складскими процессами.
4. Использование систем распознавания данных (OCR- Optical Character Recognition, англ.). Технологии OCR позволяют автоматически распознавать и извлекать информацию из документов, ускоряя процесс обработки и уменьшая вероятность ошибок.

Внедрение автоматизации документооборота в складской логистике позволяет компаниям значительно повысить эффективность своей деятельности, сократить издержки и сделать весь процесс управления складом более прозрачным и контролируемым. 

Автоматизация документооборота не только оптимизирует рабочие процессы, но и способствует улучшению качества обслуживания клиентов и формированию конкурентных преимуществ на рынке. Безусловно, это является конкурентным преимуществом, потому что позволяет управлять взаимодействием сразу всех бизнес процессов компании.

В складской логистике можно выделить целый ряд практически подтвержденных показателей эффективности: снижение вероятностей возникновения критических ошибок; автоматическая обработка документов; возможность ведения мониторинга и аналитики данных в режиме реального времени. 

Алгоритмы блокировки и корректировки задач снижают вероятность влияния человеческого фактора при вводе информации, система сама планирует и отслеживает выполнение текущей операционной деятельности в части:

• оперативности выполнения задач. Автоматизированные системы позволяют обрабатывать и передавать документы любому сотруднику мгновенно, что ускоряет весь процесс работы склада.
• экономного расходования времени и ресурсов. Автоматизация позволяет освободить сотрудников от рутинных операций, сосредотачивая их на более важных задачах.
• улучшения контроля и прослеживаемости. Системы автоматизации позволяют в режиме реального времени контролировать передвижение товаров и состояние складских запасов.

При выборе  системы автоматизации документооборота необходимо учитывать:

1. Размер и специфику склада:  типы товара, количество операций, объемы хранения, оборачиваемость.
2. Бюджет: стоимость программного обеспечения, оборудования, внедрения и обслуживания.
3. Интеграция с другими системами: возможность обмена данными с бухгалтерскими системами, системами управления транспортом.
4. Требования к безопасности: защита данных, доступ к информации.
   Если компания решает постоянно увеличивать количество SKU и расширять ассортимент, автоматизация документооборота  позволит осуществлять качественный учет и не нести потери  издержки.  

Автоматизация документооборота склада на примере WMS

Рассмотрим автоматизацию складской логистики при помощи AS WMS. Документооборот склада с использованием системы управления складом — это организованный процесс обмена информацией между различными участниками складской деятельности. Он включает в себя создание, обработку, хранение и передачу документов, необходимых для эффективного управления складскими операциями. Из основных этапов внедрения  документооборота в WMS можно выделить:

1. Прием товара: вводятся скан копии сопроводительных документов товаров для автоматической обработки информации в WMS: товарная накладная, счет-фактура, этикетка ( с указанием информации: наименование, артикул, количество, партия товара).
2. Хранение товара: в системе происходит формирование графического изображение склада с указанием мест хранения товара (карта склада), сбор и мониторинг информации о месте хранения конкретного товара (схемы размещения товара), инвентаризационное описи и отчеты.
3. Отгрузка товара: WMS создает заказ-наряд, накладную, счет-фактуру, этикетку, транспортную накладную.
   Преимущества автоматизации документооборота заключаются в повышении производительность склада, ускорении обработки заказов, улучшению обслуживания клиентов и полному соответствию требованиям законодательства, что снижает риск получения штрафов и судебных исков. 

AS WMS автоматически обрабатывает документы и предоставляет доступ к информации о товарах, складе и операциях в режиме реального времени.
Значительно улучшаются функции контроля и прослеживаемости — непрерывно отслеживается движение товаров по площадям склада, ведется учет остатков и формируются прогнозы на спрос с применением ABC анализа.

Система обеспечивает полный контроль над документооборотом, что позволяет отслеживать все этапы обработки документов и предотвращать потери, эффективность кросс-функциональных коммуникаций  между различными отделами и сотрудниками возрастает, что приводит к более быстрому решению проблем.

WMS легко интегрируется с другими системами, например:

• ERP (англ. Enterprise Resource Planning)  в части обмена данными о заказах, товарах и поставках;
• CRM (англ. Customer Relationship Management) в части обмена данными о клиентах и заказах;
• TMS (англ. Transportation Management System) в части обмен данными о перевозках;
• POS (англ. Point of sale)  в части данными о продажах.

Подход к автоматизации документооборота каждого склада при помощи WMS может зависеть от разных факторов, таких как специфика бизнеса, тип склада, используемое программное обеспечение. 
В заключении отметим, что автоматизация документооборота на складе является необходимым шагом для повышения эффективности, прозрачности и контроля над складскими процессами. Она позволяет сократить затраты, повысить скорость обработки документов, улучшить качество работы и получить конкурентное преимущество в современных реалиях динамичного развития отрасли.