Как бизнес использует электронную подпись: примеры из жизни

Подтверждение операций

C простой электронной подписью сталкивается каждый. Вы пользуетесь ПЭП, когда вводите логин и пароль на сайте, набираете код из СМС или push-уведомления для подтверждения платежа. Онлайн-покупки, перевод средств в приложениях банков, вход в личный кабинет и учетную запись на сайтах — все это может делаться при помощи простой электронной подписи. Для подтверждения простых действий этой хороший инструмент, но для документооборота он не подходит. Этот вид подписи наиболее уязвим, так как документ может быть изменен в одностороннем порядке после подписания, а подписью могут завладеть мошенники. Для серьезных документов и договоров он не подходит — слишком легко можно оспорить подписанное.

Далее перейдем к усиленным видам электронной подписи.

Документооборот с клиентами-физлицами

Возьмем для примера Анну — владелицу школы английского языка. Анна и несколько ее преподавателей очно и онлайн готовят студентов к сдаче международных экзаменов. С каждым клиентом им нужно подписывать договор об оказании услуг, и неважно, встречаются они со студентами лично или по видеосвязи. Договоры подписываются с каждым клиентом один раз, и по окончании курса в школу приходят новые ученики — значит, Анна не ведет регулярный документооборот с одними и теми же людьми. Школа пользуется сервисом по выпуску усиленной электронной подписи (УНЭП), защищенной криптографическим шифрованием. Для выпуска подписи не нужно никуда ехать, также ее невозможно взломать или подделать.

Для скорости подписания документов в случае Анны УНЭП выпускается без сертификата. Анне, чтобы подписать договор об оказании услуг с учениками, сертификат не нужен — в следующем примере расскажем, в каком случае он пригодится.

Вести электронный документооборот очень легко, и в личном кабинете сервиса все документы «разложены по полочкам», их всегда можно оттуда «достать» и перепроверить условия и дату окончания договора. Это намного удобнее, чем хранить обычный архив документов, где бумаги со временем могут потеряться или испортиться.

Итог: у Анны и ее школы английского языка нет проблем с документооборотом, все документы находятся в одном месте и под рукой. Ученики и их родители счастливы, ведь больше они не теряют документы, а для подписания не надо никуда ехать.

Регулярный документооборот

C историей Анны мы уже познакомились, перейдем к следующему бизнесу, которому больше подходит другой вид подписи, и разберемся почему. Алиса — HR в дизайнерском агентстве. В компании работают дизайнеры из разных городов. Алисе часто нужно принимать новых сотрудников на работу, заключать договоры ГПХ и многое другое. Когда Алиса принимает на работу сотрудников, ей нужны данные их документов — паспорт, СНИЛС, ИНН, а еще юридически значимая подпись в трудовом договоре. В этом ей может помочь сервис по выпуску усиленной электронной подписи (УНЭП), который встроен в информационную систему компании и используется для кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Для выпуска УНЭП с сертификатом Алисе и ее подчиненным нужно пройти идентификацию личности онлайн — c помощью ЕСИА, или очно — встретившись с представителем удостоверяющего центра. Проверку документов проходят один раз перед первым выпуском подписи, а потом обмениваются документами онлайн в мобильном приложении в пару кликов. Это позволяет дистанционно принимать удаленных сотрудников на работу без личного визита, а идентификация подтверждает личность соискателя — подлинность паспорта, ИНН и СНИЛС. Все внутренние документы с сотрудниками Алиса также подписывает с помощью УНЭП — должностные инструкции, положение об оплате труда, заявления на отпуск, правила внутреннего распорядка.

Итог: УНЭП с сертификатом пользуются компании, которым нужно вести регулярный документооборот и использовать для идентификации личности третью сторону. В примере мы рассмотрели документооборот с сотрудниками, но также его можно вести с клиентами и подрядчиками. Теперь Алисе не нужно содержать бумажный архив с кучей кадровых документов, все хранится прямо под рукой. HR уверена, что работа будет выполнена качественно и в срок, ведь у обеих сторон есть прозрачно закрепленные договорные отношения: оригинальные документы, подписанные УНЭП.

Документооборот с государственными структурами

Петр был самозанятым, а теперь решил открыть собственную компанию. Сделать это можно удаленно, например, через сервис онлайн-банка. Петр обратился в банк, который пользуется сервисом для выпуска усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) своим клиентам. УКЭП нужна, чтобы подписывать документы для отправки в госорганы, в том числе для регистрации юрлица. Вести документооборот с госреестрами можно не только быстро, но и безопасно, ведь УКЭП, как и УНЭП, защищена от взлома криптографическим шифрованием. Для выпуска УКЭП Петр должен был пройти процедуру очной идентификации личности представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра. Представитель приехал в назначенное время и место для проверки документов, подписания заявление и выпуска подписи. Готово! Теперь Петр стал генеральным директором собственной компании, даже не выходя из квартиры.

Итог: Петр открыл новый бизнес за сутки при помощи банка, использующего сервис для выпуска УКЭП. Благодаря тому, что процесс регистрации компании и выпуска электронной подписи прошел быстро и юридически значимо, Петр и дальше продолжит пользоваться услугами банка — вести отчетность, брать кредиты для расширения бизнеса, оплачивать налоги, подключать терминалы.

Выбор электронной подписи для электронного документооборота зависит от вашей деятельности. Для быстрого подписания договоров с клиентами-физлицами удобнее пользоваться УНЭП без сертификата, подписывая документы в личном кабинете на сайте сервиса. В случае регулярного обмена документами с заказчиками и сотрудниками подходит УНЭП с сертификатом, где документооборот ведется в мобильном приложении. Для взаимодействия с госорганами можно пользоваться только УКЭП.