Безопасный таск-трекер Kaiten для Нефтехимической транспортной компании

Kaiten — сервис для управления проектами, задачами и командами. Наши клиенты стремятся сделать рабочие процессы прозрачными и управляемыми в разных сферах, от IT до производств. Чтобы им помочь мы делимся успешными кейсами пользователей, которым удалось это сделать. 

Нефтехимическая транспортная компания — экспедитор, осуществляющий грузовые железнодорожные перевозки сжиженных газов и продуктов нефтехимии. Компания обслуживает крупные производственные холдинги и занимается управлением ж/д транспорта на магистралях и площадках предприятий.

В конце 2022 года компания начала программу цифровизации. В рамках ее реализации одной из важнейших задач является координация различных участников нескольких проектов.

В компании НХТК выделили критерии для выбора инструмента реализации задачи:

• интуитивно понятный и не перегруженный интерфейс. Потому что планировали использовать сервис не только для IT-подразделений, но и для бизнес-заказчиков;
• легкое подключение всех участников и удобное управление пользователями;
• возможность переноса данных из Jira;
• модели и инструкции для адаптации пользователей в новом сервисе. 

«Таск-трекер Kaiten как базово соответствовал нашим критериям, так и отзывы по рынку были положительные. Важную роль сыграла возможность бесплатно протестировать продукт без ограничения по функциям и приглашенным пользователям. Мы смогли попробовать сервис и в последствии перешли на платную версию», — Антон Мартынов, руководитель по цифровизации в НХТК. 

Как организовали работу в Kaiten

Важным преимуществом Kaiten для решения задачи НХТК стала гибкость и возможность настройки разных пространств, поскольку каждый проект компании имеет свою специфику, и подходы для управления различаются.

Улучшение готового продукта по Kanban-методу

Один из проектов компании — это доработка системы МЦ-Слежение. В нем есть бизнес-заказчик, внешние подрядчики и внутренняя команда архитекторов. Для него создали отдельное пространство и добавили в него всех участников.

Этот проект предполагает постепенное развитие текущего продукта с определенным бэклогом задач. Работа команд выстроена по Канбан-методу, и вся визуализирована в Kaiten:

• есть очередь задач на продолжительный период;
• задачи разделены по приоритетам на дорожки;
• колонки отражают этапы работы: бэклог, очередь, проектирование, передали в разработку, передали в тестирование и приемка из тестирования.

На еженедельных встречах команда проекта проходит по этим доскам, синхронизируется со всеми участниками и пользователями. Перемещает задачи по этапам или добавляет новые в бэклог.

Бизнес-планирование по Waterfall

Есть крупный проект по созданию новой системы с нуля. По нему есть договор с заказчиком с фиксированной стоимостью услуги и определенная этапность работы. Команда в целом работает по Agile, но в то же время есть четкие этапы и сроки.

Визуализировать сроки, эпики и задачи помогают не только доски, но и диаграмма Ганта. 

Проект, работа по которому велась в Jira

Еще одна команда работает над проектом по созданию единой системы отчетности. Раньше все они работали в Jira — делили пул работ на классические эпики, user stories и задачи.

Чтобы выстроить привязку объектов Kaiten к этой идеологии, команда создала на пространстве три отдельные доски:

• для эпиков,
• для user stories,
• для задач.

Затем связали «сверху вниз» эти карточки друг с другом, построив иерархию с помощью системы родительских и дочерних задач. Таким образом, можно открыть карточку эпика, посмотреть, какие user stories с ним связаны и какие задачи нужно выполнить для реализации каждой истории.

Удобные мелочи

Помимо визуализации работы над проектами, есть дополнительные функции, которые делают работу НХТК в Kaiten комфортной:

«Внутри карточек можно оставлять комментарии с тэгом определенного сотрудника для оперативного решения вопроса. Уведомление придет ему на почту. Командные встречи по проектам проходят быстрее и продуктивнее, так как можно посмотреть на доску и понять статус по задачам. Внутри каждой карточки видно ответственных и всю переписку», — Антон Мартынов, руководитель по цифровизации в НХТК. 

Итоги за полгода работы в Kaiten

Нефтехимическая транспортная компания переходила в новый сервис, чтобы наладить координацию разных участников рабочего процесса — штатных сотрудников, проектных команд на стороне холдинга, внешних специалистов и бизнес-заказчиков. В итоге у них получилось создать единое пространство для обсуждения и контроля всех проектов, какими бы разными они ни были. 

«Благодаря гибкости системы и оперативности реагирования службы поддержки, для каждого проекта мы подобрали уникальный набор шаблонов и видов рабочих пространств», — Антон Мартынов, руководитель по цифровизации в НХТК.