Более 40 000 документов в месяц распознает Smart Engines для Актиона
Образовательное направление Группы Актион больше четырех лет использует технологию Smart ID Engine для заключения договоров
В Актионе повышают квалификацию тысячи специалистов самых разных профессий — юристы, управленцы, бухгалтеры, кадровики, специалисты по охране труда. Чтобы каждому выдать удостоверение об окончании обучения или диплом, нужно собрать пакет документов — паспорт, диплом о высшем образовании, свидетельство о браке при смене фамилии – и заполнить соответствующие формы. Smart Engines предстояло автоматизировать ввод данных из этих документов.
Раньше это делали вручную — слушатели образовательных программ присылали копии документов по почте, затем сотрудники службы сервиса построчно вводили данные. С ужесточением требований по работе с персональными данными, а также увеличением объема студентов, Актион стал искать способ перестроить процесс. Выбрали путь автоматизации.
Выбор решения и интеграция
Юлия Андреева, руководитель проектов в Актионе, рассказывает: «Мы поняли, что самостоятельно разработать технологию распознавания документов, загружаемых в целях прохождения обучения — это колоссальный труд, тем более что до сих пор еще остались рукописные экземпляры. Стали выбирать подрядчика, остановились на нескольких компаниях. Я лично протестировала каждый сервис — загружала свой документ и оценивала качество распознавания. В Smart Engines все прошло быстро и четко, по бюджету они тоже подходили. Плюс нам было важно, что в перспективе подрядчик обещал научиться распознавать дипломы».
Интеграция заняла около трех месяцев. Подключение прошло быстро и безболезненно — Smart Engines прислали документацию, в Актионе подключили решение, успешно провели тестирование.
Как это работает
Теперь обучающиеся прямо в личном кабинете могут загрузить фотографию или скан необходимого документа. Система распознает документ, валидирует его и автоматически заполнит все поля. Если все в порядке, высветится зеленая галка, если со сканом/фотографией документа что-то не так — студент увидит оповещение и советы, которые помогут решить проблему.
«Smart Engines одинаково хорошо распознает и документ с машинописным текстом, и документы, заполненные от руки. Было и такое, что обладатель документа не хотел показывать части документов и заклеил их. В этом случае алгоритм тоже отработал корректно, распознав оставшиеся поля», — рассказывает Юлия Андреева, руководитель проектов в Актионе.
Разумеется, все данные распознаваемых документов обрабатываются в защищенном контуре и хранятся на выделенных серверах в соответствие с требованиями законодательства.
Результат
Сейчас Smart Engines распознает для Актиона порядка 40 000 документов в месяц. Это экономит время и клиентов, и сотрудников. Чтобы обработать такой объем, пришлось бы дополнительно нанять не менее трех специалистов.
Рассказывает Елена Корелова, директор по образовательному бизнесу Актиона: «Благодаря системе распознавания документов к моменту окончания обучения студентов у нас уже есть все распознанные данные из их документов, разбитые по нужным полям. Это позволяет с запасом уложиться в срок, когда мы должны оформить дипломы и внести информацию о них в специальный реестр — ФИС ФРДО».
Перспективы сотрудничества
Функция распознавания дипломов, которую уже анонсировали в Smart Engines, снимет еще одну задачу с сотрудников Актиона.
«Нам очень не хватает функции сопоставления данных двух документов, например, документа, удостоверяющего личность и диплома. Важно, чтобы данные в них были одинаковыми. Сейчас такие данные сверяют сотрудники, и, если не совпадают, например фамилия и/или отчество, они запрашивают дополнительные документы для сверки. Например, свидетельство о браке или свидетельство о смене имени или фамилии. Это тоже отнимает время», — рассказывает Михаил Борисов, директор по сервису Актиона.
После запуска новой функции сверять документы между собой, а также запрашивать дополнительные к ним можно будет автоматически.
Сейчас Smart Engines распознает для Актиона порядка 40 000 документов в месяц. Это экономит время и клиентов, и сотрудников. Чтобы обработать такой объем, пришлось бы дополнительно нанять не менее трех специалистов.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль