Более 40 000 документов в месяц распознает Smart Engines для Актиона

Выбор решения и интеграция

Юлия Андреева, руководитель проектов в Актионе, рассказывает: «Мы поняли, что самостоятельно разработать технологию распознавания документов, загружаемых в целях прохождения обучения  — это колоссальный труд, тем более что до сих пор еще остались рукописные экземпляры. Стали выбирать подрядчика, остановились на нескольких компаниях. Я лично протестировала каждый сервис — загружала свой документ и оценивала качество распознавания. В Smart Engines все прошло быстро и четко, по бюджету они тоже подходили. Плюс нам было важно, что в перспективе подрядчик обещал научиться распознавать дипломы». 

Интеграция заняла около трех месяцев. Подключение прошло быстро и безболезненно — Smart Engines прислали документацию, в Актионе подключили решение, успешно провели тестирование.

Как это работает

Теперь обучающиеся прямо в личном кабинете могут загрузить фотографию или скан необходимого документа. Система распознает документ, валидирует его и автоматически заполнит все поля. Если все в порядке, высветится зеленая галка, если со сканом/фотографией документа  что-то не так — студент увидит оповещение и советы, которые помогут решить проблему.

«Smart Engines одинаково хорошо распознает и документ с машинописным текстом, и документы, заполненные от руки. Было и такое, что обладатель документа не хотел показывать части документов и заклеил их. В этом случае алгоритм тоже отработал корректно, распознав оставшиеся поля», — рассказывает Юлия Андреева, руководитель проектов в Актионе. 

Разумеется, все данные распознаваемых документов  обрабатываются  в защищенном контуре и хранятся на выделенных серверах в соответствие с требованиями законодательства. 

Результат 

Сейчас Smart Engines распознает для Актиона порядка 40 000 документов в месяц. Это экономит время и клиентов, и сотрудников. Чтобы обработать такой объем, пришлось бы дополнительно нанять не менее трех специалистов. 

Рассказывает Елена Корелова, директор по образовательному бизнесу  Актиона: «Благодаря системе распознавания документов к моменту окончания  обучения студентов  у нас уже есть все  распознанные данные из их  документов, разбитые по нужным полям. Это позволяет с запасом уложиться в срок, когда мы должны оформить дипломы и внести информацию о них в специальный реестр — ФИС ФРДО».   

Перспективы сотрудничества

Функция распознавания дипломов, которую уже анонсировали в Smart Engines, снимет еще одну задачу с сотрудников Актиона. 

«Нам очень не хватает функции сопоставления данных двух документов, например, документа, удостоверяющего личность и диплома. Важно, чтобы данные в них были одинаковыми. Сейчас такие данные  сверяют сотрудники, и, если  не совпадают, например фамилия и/или отчество, они запрашивают дополнительные документы для сверки. Например, свидетельство о браке или свидетельство о смене имени или фамилии. Это тоже отнимает время», — рассказывает Михаил Борисов, директор по сервису Актиона. 

После запуска новой функции сверять документы между собой, а также запрашивать дополнительные к ним  можно будет автоматически.