10 причин, почему ваш таск-трекер не работает

Таск-трекеры. Их еще называют менеджерами задач, цифровыми досками, Kanban-пространтсвами. При описании этих продуктов рекламисты громко заявляют, что их инструмент упростит процесс управления проектами и приведет к невиданным результатам. На практике, после некоторых попыток работы с таск-трекером люди бросают сервис и возвращаются к привычным инструментам. 

Я, Дмитрий Новиков — аккредитованный Кабан-коуч. У меня есть 15-летний опыт в химическом R&D и 6-летний опыт руководства лабораторией. Я помогаю им оптимизировать работу над проектами и прогнозировать время поставки задач.  

Опираясь на свой опыт руководителя и консультанта, я сформулировал 10 причин, почему внедренный таск-трекер может не принести желаемого результата.

1. Вы мыслите задачами, а не ценностями, которые получит клиент

Сразу приведу пример. Цель проекта — передать заказчику методику анализа лекарственного препарата, которая будет работать в его лаборатории. Над проектом работает 2 команды: отдел разработки методик и отдел валидации. Методика разработана, валидация пройдена, но заказчик не смог использовать результаты проекта на своем оборудовании. Задача формально выполнена, но цель проекта не достигнута. 

Акцент только на задаче, а не на цели приводит к двум проблемам: 

1. Никто не отвечает за поставку продукта заказчику и его качество.  
2. Специалисты не видят ценности своей работы. Снижается мотивация и продуктивность. 

Как исправить

Визуализируйте ценность для заказчика прямо в карточке задачи. 

Вернемся к нашему примеру. Можно указать в чек-листе контроля выполнения задачи пункт «Работает у заказчика». То есть у исполнителя перед глазами всегда будет напоминание, что созданный продукт должен работать на оборудовании другого человека, и на каждом этапе разработки следует задавать себе вопрос: «Готов ли заказчик принять у нас ЭТО?»

2. Задачи приходят сверху, а работники покорно выполняют

Некоторые таск-трекеры разработаны так, что руководитель сам ставит задачу, назначает ответственного и сроки выполнения. Работнику приходится просто брать и делать. К чему это приводит?

1. Человек полноценно не берет ответственность за проделанную работу. Он постарается сделать так, как хочет начальник. Не будет проявлять инициативу и предлагать необычные решения.
2. Специалист не может отказаться от неинтересного ему проекта или задачи. Такой подход приводит к выгоранию сотрудника.

Как исправить

Выберите сервис для управления проектами, где есть возможность создавать очередь задач (бэклог) и указывать приоритеты. Благодаря этому, сотрудники будут самостоятельно изучать задачи, смотреть их важность и выбирать ту работу, которая им по душе.

3. Нет ограничений в количестве задач 

Может быть, вам знакома такая картина. 33 задачи в работе. Из них 8 срочных, 2 заблокированных, а 3 надо было сдать еще вчера. При этом новые задачи продолжают приходить. К чему это приводит:

• непонятно, какая задача приоритетнее; 
• сдвигаются сроки сдачи работы, так как ни одной задаче не уделяется достаточное количество времени;
• качество продукта непредсказуемо. Это связано с расфокусом команды;
• работники перегружены.

Такую пестрящую задачами доску хочется закрыть и забыть. 

Как исправить

Ограничить количество задач, которые можно брать в работу. Сделать это возможно с помощью WIP-лимитов. 

Когда в колонке с задачами установлен WIP-лимит, исполнитель может вытянуть новую задачу только в тот момент, когда предыдущая работа будет выполнена. Цель WIP-лимита — стимулировать команду доводить взятую в работу задачу до конца. 

4. Задачи «справа» не в приоритете 

Представьте, у вашей команды уже есть 5 задач в работе. Приходит руководитель и приносит новую важную задачу. Команда фокусируется на задаче от руководителя. Так работа, которая была в паре шагов до финала, остается незавершенной, и заказчик не получает результат. 

Как исправить

Старайтесь, чтобы все внимание было направлено на работу «справа». То есть на задачах, которые почти готовы. Они быстрее дойдут до заказчика и принесут пользу бизнесу.   

5. Коммуникация по задаче и обмен документами происходит не в карточке 

Обсуждать задачу можно в мессенджерах, а присылать документы по почте. Если данные по задаче находятся в разных местах, легко что-то потерять забыть сделать или не учесть при выполнении работы. 

Как исправить

Выберите систему, где можно хранить все данные по задаче и обсуждать процесс выполнения прямо в карточке. В таск-трекере Kaiten, который я использую, можно вести переписку и обмениваться файлами внутри каждой карточки.

6. Руководство пренебрегает правилами системы

Бывает, что руководитель обращается к сотруднику в мессенджере и простит сделать работу в обход рабочей доски. Сотрудник вынужден отложить свою нынешнюю задачу и заняться работой от руководителя. В итоге задача на рабочей доске стоит на месте, переносятся сроки сдачи и никто из команды не понимает, почему нет прогресса, так как внеплановая задача от руководителя не отображена на рабочем пространстве. 

Как исправить

Вести всю коммуникацию по задачам нужно только в карточках. Никаких мессенджеров или email. Даже внеплановую задачу от руководителя нужно добавлять на рабочую доску. Если задача важная и ее нужно выполнить как можно скорее, достаточно поставить метку «Срочно», чтобы привлечь внимание команды. 

7. Вы не измеряете общее время, потраченное на задачу   

Некоторые руководители считают, сколько часов конкретный сотрудник работал над задачей. Но важно не то, сколько времени потратил человек, а как быстро заказчик получил результат. Например, копирайтер должен был написать кейс для корпоративного блога. На саму статью он потратил 16 часов. Но данные для написания текста он ждал 2 недели. То есть заказчик статьи получил текст больше чем через 2 недели. Это и есть реальное время работы над задачей. На этот показатель и нужно опираться при оптимизации работы отдела. 

Как исправить

Выберите таск-трекер, где есть функции для отслеживания прогресса задачи на разных этапах.  

На нашей доске в Kaiten есть колонки с разными этапами работы, из-за чего следить за прогрессом становится легче. А также указывается общее время, которое задача находится в работе. 

8. Таск-трекер не визуализирует блокировки

Если отслеживать время выполнения задачи на каждом этапе (об этом я говорил в предыдущем пункте), вы можете заметить, что сроки сдачи проекта могут превышать «чистое» время работы над ним. Часто превышение может быть в 10–50 раз. 

Почему так происходит? Обычно, если рассмотреть задержку пристально, бо́льшую часть времени задача или проект находится в режиме ожидания. Ждать можно:

• решения проблемы по связанной с вашей задаче:
• дополнительной информации, материалов или реактивов, 
• принятия решения от руководства,
• обратной связи от заказчика, 
• починки сломанного прибора,
• ответа от поставщика,
• свободного времени нужного специалиста и другие проблемы. 

Посмотрите на доску ниже. На ней непонятно есть ли какие-то проблемы, которые не дают продолжить работу.

Как исправить

Придумайте, как обозначать «проблемные» карточки на доске. Это могут быть любые привлекающие внимание метки. На нашей доске в Kaiten есть специальный маркер для блокировки. Заблокированная карточка отмечается красным цветом и указывается причина задержки — текстом или другой карточкой.

На ретроспективе я с командой могу изучить время блокировок и их причины с помощью автоматических отчетов, чтобы учесть ошибки в будущем.

9. Нет правил приоритизации задач

Проиллюстрирую то, о чем я хочу сказать. Для внутренних заказчиков лаборатория фармацевтического предприятия выполняет 3 вида работ:

• разрабатывает новые препараты, 
• решает задачи от производства, 
• отвечает на срочные запросы и замечания минздрава при регистрации препаратов. 

Эти задачи приходят от разных заказчиков: директора по развитию, начальника производства, отдела регистрации. Каждый из них хочет, чтобы именно его задача стала приоритетной и была взята в работу немедленно. Но мощности лаборатории ограничены. Поэтому первой выполняют задачу, которая важнее для бизнеса на данный момент, даже если заказчик этим недоволен.  

На примере ниже непонятен приоритет задач. Что важно для бизнеса прямо сейчас, а что подождет. 

Как исправить

В Канбан-методе есть специальная роль – Service Request Manager (SRM). Задача этого человека — следить, чтобы команда (отдел, сервис) выполняла то, что необходимо бизнесу на данный момент, а также помогать внутренним заказчикам договариваться между собой.

Если у вас нет SRM, для начала вы можете  визуализировать разные виды задач на рабочей доске. Сделать это можно с помощью дорожек (свимлейнов, треков). Такая функция должна быть у вашего таск-трекера. 

На нашей доске есть такие дорожки как: 

1. Неотложные задачи.
2. Разработка нового продукта.
3. Технологические задачи. 

10. Вы не развиваете процессы и не улучшаете рабочее пространство

Нельзя один раз создать рабочую доску и пользоваться ей годами. Меняются процессы, задачи, члены команды. Созданная вами доска может устареть и не будет соответствовать реальности. Также в самом таск-трекере могут появиться новые функции, которые оптимизируют вашу работу или улучшат коммуникацию. 

Как исправить

Регулярно проводите встречи (ретроспективы), где команда будет обсуждать, что нужно доработать на доске. Такие встречи достаточно делать хотя бы раз в квартал. 

И мой главный совет! Не нужно выбирать таск-трекер с ограниченным количеством функций и подстраивать процессы команды под то что есть. Таск-трекер — это инструмент. Он должен отвечать вашим запросам. Если вы понимаете, что не можете визуализировать все, что вам нужно, ищите другой инструмент.