АХО компании «Ipsos в России»: переход от Google Forms к Wave Service

Административно-хозяйственный отдел (АХО) компании «Ipsos в России» — это команда профессионалов, которая делает работу сотрудников и клиентов компании комфортной. В состав отдела входят офис-менеджер, секретари, техники, водитель, служба уборки, кофе-леди и другие специалисты.

Подробнее о буднях и нестандартных задачах АХО Ipsos в России читайте в интервью с административным директором Татевик Оганнисян.

Знакомство Wave Service с АХО Ipsos в России состоялось на бизнес-завтраке, посвященном цифровизации АХО, в мае 2023 года.

Татевик Оганнисян, административный директор Ipsos в России, уже тогда активно внедряла разные инструменты для автоматизации рабочих процессов.

На мероприятии эксперт и сама рассказала о своем опыте: сначала о замене бумажных меню на электронные планшеты, а затем, с началом пандемии, — на систему с QR-кодами и Google Forms.

Отправной точкой сотрудничества стал 2024 год — у компании появилась задача импортозамещения, так как многие зарубежные инструменты стали недоступны.

Wave Service находится в реестре отечественного ПО, поэтому мы подошли по критериям, и внедрение системы позволило продолжить эффективную работу AXO на российской платформе.

Решение

Для достижения поставленных задач по цифровизации процессов и импортозамещению мы предложили Ipsos следующие модули Wave Service:

• Сервисные заявки
  Замена Google Forms и автоматизация сервиса для сотрудников и клиентов, например, заказ еды и напитков на мероприятиях, получение пароля от Wi-Fi, вызов уборки, пополнение расходников.

«Нам было важно обеспечить бесшовный переход на российскую платформу, не требующей от сотрудников компании устанавливать какие-либо приложения или осваивать новые системы взаимодействия с АХО»
— Татевик Оганнисян, Административный директор Ipsos в России

• Учет расходников, обходы, дашборды для быстрой визуализации
  В рамках цифровизации внутреннего взаимодействия АХО.
• Отчетность и аналитика
  Создание единой базы данных для контроля и анализа эффективности АХО.

«Нам нужна была возможность получать отчеты и анализировать задачи, с которыми сотрудники обращаются в АХО, чтобы лучше планировать необходимые ресурсы, своевременно предпринимать корректирующие действия и решать потенциальные проблемы на уровне задач»
— Татевик Оганнисян

Внедрение Wave Service проходило по стандартной процедуре, которая начинается с детального анализа бизнес-процессов. После этого система настраивается в соответствии с требованиями клиента, и на объекте размещаются QR-коды — ключевой элемент взаимодействия пользователей с системой.

Настройка и запуск системы заняли неделю. Однако предварительное согласование требований потребовало больше времени, но благодаря гибкости и оперативности обеих команд, система была запущена в эксплуатацию в течение месяца с момента принятия решения о сотрудничестве.

После завершения настройки системы и размещения QR-кодов заказчик получил готовое к использованию решение.

Автоматизация сервиса для сотрудников и клиентов

Ранее для автоматизации обращений использовались Google Forms и QR-коды. Сейчас эту задачу решает модуль сервисных заявок Wave Service.

Для заказчиков услуг процесс практически не изменился: чтобы создать заявку, нужно отсканировать QR-код. Изменилась сама платформа: вместо Google Forms — интуитивно понятная система с расширенным функционалом.

Помимо импортозамещения, внедрение Wave Service дало специалистам новые возможности: аналитику по заявкам, отслеживание сроков, статусы с уведомлениями — все преимущества специализированной системы для АХО.

Как работают сервисные заявки

К QR-коду в каждой локации (например, кухня или уборная) привязан определенный набор заявок. 

Сотрудник сканирует код и выбирает нужное действие — например, «Провести уборку» на кухне, «Заполнить диспенсер с мылом» в уборной или просто запросить пароль от Wi-Fi на рабочем месте.

Набор заявок гибко настраивается под процессы заказчика. Есть стандартные варианты, а есть и уникальные решения, как, например, у клиента — заявка на заказ еды из определенных ресторанов.

В компании регулярно проводятся клиентские встречи. АХО помогает и в организации, и в обеспечении клиентов и сотрудников всем необходимым. Чтобы обеспечить участников вкусными обедами, реализовали удобный сервис заказа горячего питания по заявке через QR-коды.

Как это работает

1. Заказчик заранее формирует меню (например, предлагает на выбор несколько ресторанов).
2. Гости сканируют QR-код и самостоятельно выбирают блюда, как в приложении доставки еды. Имеется также возможность оставить дополнительный комментарий в свободной форме для персонала АХО.
3. Кофе-леди получает информацию о заказах на свою рабочую почту, точно понимая, из какой переговорной комнаты пришел заказ (QR-коды уникальны и привязаны к конкретным помещениям) и оформляет их у соответствующего поставщика компании.

Цифровизация внутреннего взаимодействия AXO

1. Учет расходных материалов

При внедрении Wave Service создали несколько виртуальных складов, каждый из которых предназначен для определенной категории ТМЦ (например, для кофе-леди создан отдельный виртуальный склад, где ведется учет бакалеи, конфет, чая, кофе и других снеков).

Виртуальный склад — это цифровой двойник вашего склада ТМЦ, независимо от того, где они физически находятся. Все возможности модуля «Учет расходников» вы можете изучить в отдельном материале.

При поступлении или списании материалов сотрудник сканирует смартфоном QR-код рядом с местом хранения, и вносит изменения в систему. Все данные автоматически фиксируются в журнале учета и доступны с любого устройства.

Это упрощает планирование закупок, поскольку в режиме онлайн всегда доступна информация об актуальных остатках по всем позициям.

2. Ежедневные утренние обходы для поддержания порядка

Дежурные сотрудники AXO ежедневно проводят утренние обходы офиса для поддержания порядка и оперативного выявления потенциальных проблем.

Ответственный сотрудник проверяет состояние офиса по определенным критериям: от исправности замков и освещения до наличия воды в кулерах. Полный чек-лист включает проверку входных групп, кабинетов, санузлов, кухонь, переговорных и других помещений.

Если обнаружена проблема — например, протечка — Wave Service автоматически создает заявку ответственному сотруднику.

Также в модуле «Обходы» предусмотрены график плановых работ, подтверждение геолокации исполнителя, журнал обходов и другие возможности. Подробное описание с примерами вы найдете в отдельном материале.

3. Контроль выдачи и возврата физических пропусков

Для выдачи пропусков заказчик использует физические карточки с уникальными номерами.

Мы адаптировали Wave Service под этот процесс: при выдаче физического пропуска ответственный сотрудник регистрирует в системе номер пропуска, данные получателя, данные выдавшего сотрудника и время возврата.

Для оперативного контроля и мониторинга всех пропусков есть специальный дашборд. Он отображает статус каждого пропуска, кто его получил, когда и кем он был выдан, и когда ожидается возврат.

4. Справочная информация для секретарей

Для эффективной работы секретарям необходим быстрый доступ к большому объему информации: контакты поставщиков, инструкции, регламенты и т. д. Обычно для этого используются различные программы и облачные документы с общим доступом.

Но заказчик придумал новый подход: вывести справочную информацию в Wave Service, чтобы она была под рукой. Теперь вся необходимая информация доступна в одном месте через QR-код или веб-версию системы.

5. Отслеживание корпоративных зонтов

Корпоративные зонты для сотрудников — приятный бонус, который демонстрирует заботу АХО о своих сотрудниках.

С Wave Service процесс выдачи и возврата зонтов стал простым и прозрачным: сотрудник берет зонт, сканирует QR-код на подставке и выбирает «Беру зонт». При возвращении зонта нужно снова отсканировать QR-код и выбрать уже «Возвращаю зонт».

Для контроля предусмотрен дашборд. Ответственный сотрудник видит, сколько зонтов в наличии, у кого они находятся и как долго.

6. Отслеживание занятости водителя

В рамках задачи цифровизации внутреннего взаимодействия АХО в систему также были переведены заявки для корпоративного водителя: «Перевезти ТМЦ», «Забрать документы» и т. д.

Для удобства планирования рабочего времени водителя тоже есть специальный дашборд, который наглядно показывает занятость сотрудника в режиме онлайн.