Зачем компании программа адаптации персонала и кто за нее отвечает

Каждый работодатель хочет как можно быстрее адаптировать новичков, чтобы они начали приносить компании пользу. Но без продуманной программы и грамотного подхода к адаптации спешка ведет к повышению текучести кадров. Сотрудники, не получившие необходимой поддержки, покидают компанию.

Как разработать план адаптации нового сотрудника и ускорить онбординг, каких ошибок стоит избегать при организации адаптации — разбираемся в статье. 

Что такое адаптация сотрудников и чем она полезна

Адаптация персонала — это процесс введения нового сотрудника в рабочие задачи и коллектив. Цель адаптации — помочь специалисту успешно освоиться, начать продуктивно работать и приносить пользу компании.

Грамотная программа адаптации сотрудников поможет:

• снизить текучку;
• увеличить производительность труда;
• повысить лояльность;
• снизить уровень стресса;
• быстрее подготавливать новичков.

Кто занимается адаптацией персонала

Если в компании налажен процесс адаптации сотрудников, обязанности распределяются между такими участниками этого процесса, как:

• HR-менеджер.

Специалист по работе с персоналом следит, как новичок вливается в коллектив. Он поддерживает его мотивацию, следит за сроками адаптации и при необходимости организует дополнительное обучение.

• Руководитель компании или отдела.

Руководитель регулярно проверяет, какие навыки освоил сотрудник. Он оценивает его работу и помогает разобраться в рабочих процессах.

В сложных ситуациях руководитель подсказывает новичку пути решения. По мере адаптации начальник постепенно передает сотруднику более сложные задачи.

• Наставник.

Наставник поддерживает нового сотрудника, делится опытом и является связующим звеном между ним и руководством.

Что влияет на процесс адаптации нового сотрудника

На эффективность адаптации могут влиять разные факторы. Некоторые из них зависят от компании, а другие — от человека.

На адаптацию новых сотрудников влияет:

• Размер компании.

В крупных организациях, как правило, адаптация более структурирована, а удержанию кадров уделяется больше внимания.

• Корпоративная культура.

Развитая корпкультура и хорошая команда более продуктивно помогают новичкам вливаться в коллектив и работу.

• Должность и навыки сотрудника.

При наличии нужных для позиции навыков, адаптация персонала происходит быстрее.

Процесс онбординга зависит и от сложности должностных обязанностей. Например, на руководящих позициях больше работы и ответственности, поэтому и осваиваться специалист будет дольше.

• Объем работы.

Для новичка должен быть установлен посильный и четко прописанный объем работ. Дополнительные функции и лишняя нагрузка могут отпугнуть нового сотрудника.

• Мотивация и благонадежность новичка.

При отсутствии проверки кандидатов, в штат может попасть человек, который запланировал украсть базу клиентов для своего бизнеса или узнать секрет производства. Такой сотрудник вряд ли заинтересован в адаптации и покинет компанию сразу после того, как осуществит свой замысел.

Виды адаптации персонала

Выбор вида адаптации сотрудников зависит от квалификации нового работника. 

Адаптация сотрудников бывает:

• Первичная.

Нужна тем, кто раньше не работал по специальности или долго был вне профессии. Например, сюда относятся выпускники вузов или сотрудницы после длительного декрета. 

• Вторичная.

Необходима специалистам, которые уже имеют необходимый для работы опыт, но поменяли компанию или должность. Такие сотрудники быстро привыкают к рабочим обязанностям и легко вливаются в коллектив.

Основные подходы к адаптации сотрудников

Выделяют 3 подхода к адаптации новых сотрудников в компании:

• Оптический.

В адаптации компания не участвует, но наблюдает со стороны за сотрудником. После определенного момента работодатель решает, справился ли новичок с обязанностями и стоит ли продолжать сотрудничество с ним.

Этот подход чаще применяется в компаниях, у которых нет проблем с поиском хороших специалистов.

• Армейский.

Суть подхода полностью отражена в названии — компания проверяет новичков на прочность и выбирает лучших. Перед сотрудником ставят сложные цели, которых он должен достичь за время испытательного срока. Если новичок не справляется, с ним прощаются.

Такой подход часто изматывает нового сотрудника так, что после окончания испытательного срока сил на работу у него не остается.

• Партнерский.

Самый грамотный подход к адаптации персонала. Компания обучает нового сотрудника, назначает ему наставника.

Этапы адаптации персонала

Адаптация новых сотрудников проходит в несколько этапов. Чем лучше они разработаны, тем более безболезненно и быстро будут приспосабливаться новички.

Этапы адаптации персонала в организации:

• Пребординг.

На данном этапе кандидата знакомят с корпоративной культурой до выхода на работу. Цель пребординга — создание положительного впечатления о компании.

В рамках пребординга человека заранее знакомят с корпоративной культурой, будущими задачами. Для него готовят документы, оборудование. Этот этап помогает новичку чувствовать себя более уверенно в первый день работы.

• Первый день онбординга.

Первый рабочий день — это знакомство с коллегами, наставником, настройка оборудования и получение доступов. В некоторых компаниях назначают бадди — работника, который помогает новичку влиться в коллектив и рабочий процесс в том числе с помощью неформального общения.

• Второй день адаптации.

На второй день HR-специалист, руководитель и наставник знакомят новичка с программой адаптации, рассказывают о целях и задачах на этот период и в работе в целом.

• Первый месяц онбординга.

В конце месяца новичок встречается с HR-специалистом для обсуждения успехов в работе, вопросов и целей. При необходимости корректируется план адаптации сотрудника.

• Конец испытательного срока.

Конец адаптационного периода часто совпадает с окончанием испытательного срока. По его итогам обе стороны трудовых отношений принимают решение о дальнейшем сотрудничестве.

Во время обсуждения руководитель и HR уточняют, с какими сложностями столкнулся сотрудник при адаптации и что можно скорректировать в программе. Для оценки процеса онбординга сотрудник может заполнить адаптационный лист.

Что может ускорить процесс адаптации сотрудников

Быстрая адаптация персонала помогает сэкономить ресурсы, а также в сжатые сроки получить квалифицированного специалиста, понимающего особенности рабочих процессов компании.

Что можно сделать для ускорения адаптации персонала:

• Разработать план адаптации нового сотрудника.

Без четкого плана сотрудники будут хуже понимать цели онбординга, что повысит текучку. Конкретный же план ускорит интеграцию новичка.

• Проводить обучения.

Семинары, тренинги и другие обучения помогают новичку быстрее освоиться и приступить к работе.

• Закрепить за новичком наставника.

Наставник помогает не только освоить необходимые для работы навыки, но и стать частью команды. Новичок будет чувствовать себя более уверенно, если сможет при необходимости обратиться к наставнику за помощью.

• Наладить обратную связь от руководителя.

В некоторых компаниях подбор и адаптация персонала проходят при участии руководителя. При таком подходе конструктивный фидбэк от непосредственного начальника может повысить мотивацию специалиста и его эффективность.

• Помочь влиться в коллектив.

Поддержка коллег и открытая коммуникация помогают новичку быстрее адаптироваться.

Частые ошибки при адаптации персонала

Процесс адаптации нового сотрудника — дело нелегкое и затратное. А ошибки в нем допустить довольно просто, особенно если программа в компании появилась недавно.

Ошибки, которые могут затруднить онбординг:

• Молчание до первого рабочего дня.

Чтобы упростить адаптацию сотрудника на новом рабочем месте, можно заранее начать знакомить его с организацией. Например, вместе с оффером отправить приветственное письмо, презентацию о компании и полезные материалы. Это снизит стресс в первый день и даст понять, что сотруднику рады.

• Нечеткая постановка задач и целей.

Если задачи для новичка поставлены конкретно, он сразу поймет, что ему нужно делать. Это поможет человеку меньше нервничать и не тратить время впустую.

• Слишком мало времени на адаптацию.

Важно уделить адаптации сотрудника достаточное количество времени. Стоит помнить, что для разных должностей будет и разный срок онбординга.

• Нет процесса приема на работу.

Важно иметь четкий процесс приема на работу и введения в должность. В этом помогут чек-листы адаптации сотрудника, поставленные цели и контрольные точки.

Нужно уделять внимание и проверке кандидатов, чтобы снизить шанс трудоустройства неблагонадежного человека. Если у вас в компании нет СБ, основные параметры можно оценить с помощью автоматизированных сервисов проверки соискателя.

• Нет обратной связи.

Обратная связь помогает понять, как новичок адаптируется и какие трудности у него возникают. В некоторых случаях это помогает исправить ошибки в системе адаптации персонала.