Можно ли перевести всех в ЭДО: опыт World Class

3000 специалистов: почему старая схема обмена документами перестала работать? 

Администрированием собственных клубов занимается HR-департамент. Один офис HR-специалистов в Москве, и он занимается московскими подразделениями, другой в Санкт-Петербурге — там специалист администрирует все региональные клубы. В клубе работает 3 000 специалистов — сотрудники, ИП, самозанятые. И нужно проверить, что каждый получил и подписал нужный документ. В итоге HR-департамент вместо развития персонала тратит часы на микроменеджмент листов бумаги. 

«Мы очень быстро выросли: открылись новые клубы, расширился штат фитнес-тренеров. Бумаг тоже стало больше — новые регламенты в компании. HR-специалисты чаще стали подсвечивать, что им не хватает времени на крупные проекты, вместо стратегических задач они думают, где находится документ, который они отправили в клуб 2 недели назад. Стоял вопрос: остаться на бумаге и нанять специалиста по документообороту или идти в автоматизацию», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Новый сотрудник или сервис КЭДО: 4 фактора, которые повлияли на решение

1. Экономия: бумага — это 6000 рублей в месяц и еще одна ставка в ФОТ

Одна из целей кампании — снижение операционных затрат на обмен документами. В год компания тратила около 70 тысяч рублей на бумагу, платила сторонней организации за архивное хранение. Компания растет, а значит, и площадь, и стоимость архива тоже будут расти. 

Найм нового сотрудника для ведения документооборота тоже бы увеличил сумму издержек, ведь нужно заложить деньги на поиск и оплату новой штатной единицы.

С автоматизацией обмена документами компания могла сэкономить на бумаге и организации архивного хранения. 

2. Снижение нагрузки на руководителя

Бумажные документы очень сложно передавать в клубы: чтобы отвезти документ, World Class использовали внутренних курьеров. Курьер забирал бумаги, привозил в клуб, там его встречал руководитель клуба и забирал документы. Потом руководитель искал нужного тренера, подписывал с ним бумаги, снова вызывал курьера, и курьер доставлял документы обратно в офис.

«Бывает сложно найти нужного сотрудника быстро: он может быть в отпуске или на больничном. Из-за этого подписание затягивается, а порой про документы и вовсе могут забыть. А когда документ нужно отправить в другой город, а у участников процесса разные часовые пояса — ни о какой оперативности нельзя даже говорить», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

3. Привлекательность для соискателей

Больше всего вакансий клуба — вакансии тренеров. Обычно это люди поколения Z — 20-25 лет, которые привыкли, что заказать еду, оплатить ипотеку, купить билет на поезд можно через смартфон в пару кликов. От оформления на работу у них те же ожидания. 

«Наши кандидаты — молодые ребята, для них сидеть в кабинете кадрового специалиста и подписывать каждый лист бумаги — трата времени. Им важно, чтобы эти процессы проходили быстро и просто. Нам хотелось стать для них более привлекательными, выделиться на фоне остальных, показать, что подписать документы они смогут также быстро, как отсканировать код на смартфоне», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

4. Экологичность

World Class заботится об экологии. Внутри фитнес-клубов культура пользования своими личными бутылочками, а не привычными всем пластиковыми стаканчиками. Переход на электронный документооборот соответствует экологичному подходу — ЭДО помогает сократить использование бумаги, а значит, сохранять деревья. 

Эти факторы повлияли на решение в пользу перехода на электронный документооборот с сотрудниками и внешними специалистами. Дальше началось изучение предложений от разработчиков, тендер и внедрение новой системы.

Выбор сервисов: когда что-то еще в разработке — это страшно

Перед тем как изучать рынок сервисов, в компании определили критерии выбора. 

«Мы встретились с IT-отделом, составили техническое задание и описание сервиса, который хотим видеть у себя. Было 6 основных критериев. В тендере участвовало 5 сервисов: это были IT-решения, с которыми у нас уже были проекты, рекомендации компаний, и сервисы, которые мы сами нашли в интернете», — Инна, руководитель отдела по работе с персоналом. 

Критерии, по которым World Class выбирал сервис:

1. Один сервис для работы и с сотрудниками, и с внештатными специалистами

«Мы работаем и со штатными сотрудниками и с внештатными специалистами: ИП, самозанятые и физлица. Важно было перевести в электронный вид документы с каждой категорией. Не все компании были готовы это реализовать. Кто-то специализировался только на КЭДО, а кто-то работал только с контрагентами», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Сервис Nopaper позволяет обмениваться документами со всеми: и с сотрудниками и с внештатными специалистами. Также в сервисе появился новый функционал для работы с самозанятым — при подписании документа автоматически проверяется статус самозанятого, а после выполнения работ сервис напомнит исполнителю прикрепить и отправить чеки.

2. Наличие удобного мобильного приложения

Тренеры редко пользуются компьютером, а вот телефон у них всегда с собой. Тренеры World Class используют приложение клуба для ведения клиентов и отслеживания расписания — такой же мобильности хотелось в подписании документов.

«Некоторые компании нам говорили, что у них приложение в разработке — это пугало, так как мы не знали ни сроков реализаций, ни того, каким это приложение будет», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

«Нам понравился минимализм приложения. Часто приложения перегружают различной информацией, это минус: наши тренеры не IT-специалисты, они не будут сидеть, переключать вкладки и разбираться. В Nopaper сразу видно, куда пришел документ и как его подписать», — Инна, руководитель отдела по работе с персоналом.

3. Интеграция с 1С и защита данных

«Хотелось, чтобы кадровый специалист мог отправлять документы прямо в 1С и чтобы все отправленные и подписанные документы были защищены согласно ФЗ-152», — Инна, руководитель отдела по работе с персоналом.

4. Стоимость сервиса и скорость работы техподдержки

«В течение тендера оценивали команду: насколько быстро отвечают на вопросы, организовывают встречи, проводят демонстрации, отправляют предложения и вносят корректировки. Оценивали и стоимость, у нас был определенный бюджет, за который мы не могли выйти», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Также был важен опыт внедрения, чтобы сервис уже использовался  другими крупными компаниями. Nopaper уже используют «АльфаСтрахование», «Увелка». Про эти кейсы читайте в блоге Nopaper. 

Внедрение сервиса: «У нас была доработанная версия 1С — это усложнило внедрение»

Перед внедрением World Class провели аудит кадровых документов, а само внедрение разделили на 2 части:

1. Техническая часть. Настройка интеграции с 1С, внесение доработок. 
2. Юридическая часть. Подготовка документов к переходу. 

Первая часть заняла около месяца из-за индивидуальных доработок в учетной системе 1С.

«Мы используем не стандартную 1С, а доработанную: у нас использовались нестандартные формы документов и места отправки, поэтому обычный коннектор 1С не подходил. Команда Nopaper дорабатывала отправку документов из 1С под нас. Мы еженедельно встречались по статусу работы, смотрели, что готово и над чем еще предстоит работать», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

«Для World Class сделали ряд доработок: массовую отправку документов, чтобы кадровый специалист отправлял документы в один клик по всем сотрудникам и исполнителям. Разработали фильтры по видам документов, юрлицам и фамилия получателей», — Федор Мельников, руководитель отдела внедрения Nopaper.

Вторая часть внедрения — подготовка юридических документов. Чтобы перейти на КЭДО, необходимо оформить локально-нормативные акты, уведомить сотрудников и получить их согласие.

«Юристы Nopaper помогли нам с оформлением ЛНА. Мы добавили в трудовой договор пункт о кадровом ЭДО и написали инструкции для сотрудников», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Отказались от найма еще одного сотрудника, экономят на бумаге и заботятся о природе — результаты внедрения 

Меньше одного 1% сотрудников отказались от использования КЭДО. 

«Из 3000 сотрудников только 20 остались на бумаге. В основном на их решение повлиял предыдущий негативный опыт: “мошенники сняли деньги с карты, теперь я использую телефон только для звонков”, — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

В начале перед компанией стоял выбор: внедрить КЭДО или нанять нового сотрудника. Они выбрали второй вариант, это позволило:

• Сократить расходы на обмен документами
  Не нужно закупать несколько коробок бумаги на месяц, повышать платежи за архивное хранение. 
  «Мы уже и не помним, когда заказывали бумагу. Также экономим деньги, которые могли бы пойти на зарплату нового сотрудника», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
• Оптимизировать работу руководителям
  Руководители клубов больше не бегают за тренерами ради нескольких синих закорючек, а занимаются стратегическим планированием и вопросами увеличения прибыли филиала. 
• Стать более технологичной компанией
  Раньше на оформление нового тренера уходило 3 часа: путь до офиса, ознакомление со всеми документами, их подписание и путь в клуб. Сейчас тренера подписывают документы, пока идут из одного кабинета в другой. А документы с действующими тренерами подписываются день в день.
• Снять нагрузку с HR-специалистов
  Теперь у HR-специалистов появилось время на проекты и важные задачи. Им не надо помнить про каждый документ, который они отправили в клуб: статусы всех документов видны в 1С. А потерять документ стало невозможно — отправленные и подписанные документы хранятся в учетной системе и личном кабинете сотрудника (исполнителя). 
• Продолжить заботиться о природе
  Раньше в компании тратили около 70 тысяч на бумагу в год, в месяц это примерно 11-16 пачек. На производство 16 пачек бумаги уходит одно дерево. Теперь компания спасает по одному дереву в месяц.