Как крупной компании перейти с SharePoint 2010 на «Битрикс24: Энтерпрайз»

«МИР ИНСТРУМЕНТА» — огромный холдинг, клиенту было важно реализовать систему прав, ролей и доступов со своей логикой, которая не должна была наследоваться иерархически по административному принципу: часто базовая логика выстраивания процессов в «Битрикс24» идет вразрез с видением заказчика и регламентами. Например, в модуле «Задачи» есть роль «Соисполнитель». В компании такой роли нет. А если оставить ее в системе, то пользователь может запутаться. В итоге задачи будут выполнены не так, как нужно, и с большими затратами ресурсов.

Аналитика

У клиента уже были зафиксированы все процессы, которые ранее компания выстроила в SharePoint 2010.

Аналитики команды ZeBrains написали ФДР (функциональный дизайн разработки — это документ, который отражает требования к разрабатываемой функциональности и показывает, как она должна работать) под Битрикс24 и описали все бизнес-процессы на основе разработанной схемы:

• Интерфеис взаимодеиствия администратора с каталогом запущенных БП (бизнес-процессов);
• Интерфеис взаимодеиствия участников запущенного БП;
• Страница инициации БП;
• Библиотека стандартов.

Как только ФДР окончательно утвержден заказчиком (после всех правок и замечаний со стороны заказчика), он поступает в распоряжение команды разработки.

 Модуль «Задачи и проекты»

В первую очередь кастомизировали конструктор и шаблоны задач:

• Создание задач за подчиненных сотрудников. По умолчанию в Битриксе нет такой функциональности — он просто блокирует возможность изменений в данных полях. Но так как компания клиента включает 1500 постоянных пользователей портала, часто требуется создать задачу за кого-то другого и назначить третье лицо. Теперь у пользователей на стороне заказчика есть такая возможность.
• Связки задач и подзадач. На портале можно создавать связанные задачи и подзадачи. Но связь отображается только в той задаче, где пользователь вручную настроит связь. А если таких десятки? То ему придется каждый раз возвращаться в базовую задачу и настраивать связь с каждой созданной подзадачей. Мы сделали так, что связь автоматически появляется и во второй связанной сущности. Кстати, на связанных задачах теперь тоже можно смотреть те же данные, что и в подзадачах — все шаблоны внутри переписаны.
• Блок фильтров задач. Полностью переписали логику счетчиков просроченных задач, потому что раньше они могли подсчитываться некорректно и даже теряться. Для этого мы сделали скрипт с фильтрами, который, например, позволяет раскрывать задачи на подзадачи. Также добавили функциональность в фильтре по закрытым задачам, который зачеркивает красным задачи, выполненные позднее установленного дедлайна. А еще сделали счетчик переноса крайних сроков — теперь можно увидеть, сколько раз был сдвинут дедлайн в задаче.

• Логика заполнения полей. Некоторые стандартные функции заполнения полей на портале противоречили бизнес-процессам холдинга. Поэтому мы убрали добавление соисполнителей, создание задачи без крайнего срока и привязки к проекту. А если автор задачи отсутствует, то результат работы может принять руководитель проекта, его ассистент или другое лицо из списка, основанного на бизнес-процессах компании.

• История. Если кто-то помимо автора вносил правки в задачу, то в базовой функциональности в истории изменений отображалось, будто это сделал автор. Теперь у поставщика есть уникальная фича — видеть, кто и что поменял.
• Добавление комментариев в новости. Сделали возможность помечать галочкой любой комментарий в задаче как новость. Пользователь выбирает задачу при формировании новости, затем в нее автоматически попадают все отмеченные комментарии. Это сделано для внутренней ИТ-команды, чтобы упростить процесс описания релизов и оповещений коллег.
• Отчет по стадиям. Чтобы клиент мог отследить, какой этап в реализации проседает, мы реализовали отчеты, где видно, сколько задача провела в той или иной стадии.
• Отчет по исполнителям. Кто-то по ошибке может записать время в задачу, где он отмечен наблюдателем. И мы сделали так, что теперь специальный отчет показывает, что в задаче учтены трудозатраты двух и более людей.
• Добавление новой задачи с копированием. В соответствии с процессами клиента сделали так, что возобновить задачу нельзя — это нарушает логику стадий и подсчета времени. Поэтому можно создать подзадачу с автоматическим копированием всех параметров родительской сущности — описания и даже комментариев.

• Регулярные оповещения с задачами. На портале каждое утро всем сотрудникам приходят рассылки с задачами: в работе с разбивкой по срокам, ожиданию контроля (надо принять), а также список просроченных задач, в которых пользователь значится постановщиком.

Возможности прав доступа

В компании есть штатный блок «Руковожу», который позволяет изучать аналитику выполнения задач по всей компании только владельцу бизнеса. Мы сделали доступ настраиваемым. И теперь его можно дать любому сотруднику

Важно отметить, что правами и доступами руководит администратор на стороне клиента.

Также мы настроили следующую функциональность:

• Синхронизацию с почтой и Active Directory (AD).
• Обмен данными с AD с синхронизацией каждые 2 часа.
• Алгоритм доступа к пользованию порталом новым сотрудником. Информация о новом пользователе передается из AD в «Битрикс24». Там создается пользователь, но пока он не получил привязку к одному из подразделений, то профиль не активен.

Мультиязычность интерфейса

•  «Битрикс24» из «коробки» не позволяет выбирать язык интерфейса. Но «МИР ИНСТРУМЕНТА» — многонациональная и мультиязычная компания с сотрудниками по всему миру. Поэтому мы написали внутренний отдельный модуль, который через Яндекс Переводчик адаптирует весь интерфейс под выбранный язык. Всего доступно 9 языков, включая китайский.

• Уведомления на своем языке. Это значит, что если один пользователь использует интерфейс портала на русском, а другой на английском, то уведомления при совместной работе над задачами каждому будут приходить на своем языке. Тут важно отметить, что комментарии коллег, добавленные в задачу, не переводятся, потому что не относятся к пользовательскому интерфейсу.

Доработка CRM

Для CRM-блока мы разработали модуль со сложным алгоритмом распределения звонков между филиалами и сотрудниками с учетом зон ответственности и рабочего времени сотрудников. Доработали функциональность работы с лидами и компаниями согласно бизнес-логике «Мира Инструмента». Настроили автоматизацию с помощью бизнес-процессов и роботов.