Программы для современного офис-менеджера: что нужно знать в 2025 году

Владение ИТ-инструментами и прикладным ПО — важное преимущество для современного специалиста АХО.

Андрей Никифоров, эксперт по цифровизации административно-хозяйственных процессов, составил список программ, которые пригодятся в работе офис-менеджера и помогут эффективно справляться с ежедневными задачами.

Программы разделены на две группы: базовые, без которых работа практически невозможна, и продвинутые инструменты для профессионального роста.

Список основных программ и инструментов

Работа с документами

Офис-менеджеру необходимо свободно ориентироваться в программах для работы с документами. Это создание и оформление писем, отчетов, инструкций, служебных записок, а также подготовка наглядных таблиц, презентаций и других материалов. 

Для каждой из этих задач существуют свои инструменты, позволяющие выполнять работу быстро и качественно.

Текстовые редакторы

• Microsoft Word
  Платная и наиболее известная программа для работы с документами.
   
• Яндекс.Документы
  Бесплатный онлайн-редактор документов, работает прямо в браузере. Удобен для совместной работы и быстрого обмена файлами.
   
• LibreOffice Writer
  Бесплатная программа для работы с текстовыми документами различных форматов, включая .doc и .docx. Позволяет открывать, редактировать и сохранять файлы, созданные в Microsoft Word. 

Электронные таблицы

• Microsoft Excel
  Популярная платная программа для работы с электронными таблицами. В Excel удобно, например, формировать простые отчеты или вести базу контактов сотрудников.
   
• Google Sheets
  Бесплатный онлайн-инструмент для работы с таблицами, аналог Excel. Позволяет совместно работать с документами в режиме реального времени.
   
• LibreOffice Calc
  Бесплатная программа с широким функционалом, похожим на Excel. Поддерживает все распространенные форматы, включая .xls и .xlsx, и позволяет открывать и редактировать файлы, созданные в Microsoft Excel.

Презентации

Чтобы наглядно представить отчет о проделанной работе, рассказать о новых правилах работы офиса или подготовить инструкцию для сотрудников — пригодятся программы для создания презентаций.

• PowerPoint
  Классическая программа для презентаций. Входит в платный пакет Microsoft Office.
   
• Google Презентации 
  Бесплатный онлайн-инструмент для создания презентаций с возможностью совместной работы.
   
• LibreOffice Impress 
  Бесплатная программа для создания презентаций, совместимая с файлами Microsoft PowerPoint.
   
• Tome, Prezo, Gamma
  Это сервисы для создания интерактивных презентаций с использованием возможностей нейросети. Позволяют быстро генерировать основу для презентации по запросу. 

На момент публикации подборки доступ к сервисам для презентаций не требовал VPN, однако ситуация может измениться. Так как инструменты зарубежные, оплатить премиум-тарифы из России будет сложно, но бесплатных функций достаточно для решения большинства задач.

PDF

Файлы в формате PDF часто используются для отправки документов. Вам понадобятся программы для их просмотра и печати.

• Foxit Reader
  Бесплатная альтернатива популярного Adobe Acrobat Reader.
   
• Sumatra PDF
  Еще одна бесплатная программа для просмотра PDF.
   
• Sejda PDF
  Условно-бесплатная программа, которая предлагает большинство необходимых функций бесплатно. Просматривать, редактировать, объединять или разделять PDF-документы — Sejda PDF отлично справится с базовыми задачами офис-менеджера.

Архиватор

Архиватор — незаменимый инструмент, когда нужно отправить большое количество файлов, например, по почте.

• 7-Zip
  Популярный бесплатный архиватор, который позволяет создавать и распаковывать архивы различных форматов.

Редакторы изображений

Офис-менеджеру нередко нужно отредактировать фото, создать простую листовку или добавить текст на изображение. Справиться с этим помогут базовые знания графических редакторов.

• Paint / Paint.NET
  Простые и бесплатные графические редакторы, встроенные в Windows. Подойдут для выполнения базовых операций с изображениями.
   
• GIMP
  GIMP — хорошая альтернатива платному Photoshop для решения большинства задач, с которыми может столкнуться офис-менеджер. Например, с помощью GIMP вы сможете поправить макет, уменьшить размер или разрешение фотографии для отправки в типографию.

Программы для скриншотов

Программы для скриншотов полезны, например, чтобы показать что-то на экране, сохранить важную информацию или отправить инструкцию коллеге.

• Lightshot
  Простая и бесплатная программа для создания скриншотов отдельных областей экрана с возможностью редактирования и быстрой отправки.
   
• Ножницы
  Простой инструмент для создания скриншотов, встроенный в операционную систему Windows. Позволяет делать снимки всего экрана, отдельных окон или произвольных областей.
   
• Скриншотер Яндекс.Диск
  Чтобы работать с этой программой, установите Яндекс.Диск на ваш компьютер.

Инструменты для эффективной коммуникации

• Почтовые клиенты
  Для работы с электронной почтой используются почтовые клиенты (например, Яндекс.Почта, Mail.ru). Офис-менеджеру нужно уметь вести переписку, создавать шаблоны, делать рассылки и работать с вложениями.
   
• Корпоративные мессенджеры
  В компаниях часто используют корпоративные мессенджеры (например, Пачка, Microsoft Teams). Офис-менеджеру не нужно быть экспертом по их настройке, администрирование — задача ИТ-специалистов, достаточно уметь пользоваться основными функциями.
   
• Программы для видеоконференций
  Программы для видеоконференций (например, Zoom, МТС Линк) позволяют проводить онлайн-встречи с коллегами и партнерами.

Облачные сервисы для совместной работы

Облачные сервисы для хранения файлов (например, Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox) помогают офис-менеджерам эффективно организовать работу с документами. 

Вся важная информация — договоры, отчеты, презентации, сканы документов — хранится в одном месте и доступна с любого устройства.

Система электронного документооборота (СЭД)

СЭД (например, 1С:Документооборот, Directum, DocsVision) предназначены для автоматизации процессов, связанных с документооборотом, включая подготовку отчетов, регистрацию корреспонденции, создание, обработку и отслеживание документов.

Продвинутые инструменты: для тех, кто хочет большего

Должность офис-менеджера часто становится стартом карьеры в АХО, особенно в крупных компаниях. 

Освоение продвинутых инструментов, наряду с изучением возможностей профессионального развития, значительно повысит ваши шансы на уверенное продвижение по карьерной лестнице.

Система управления сервисными и техническими заявками

Забота о сотрудниках — ключевая задача офис-менеджера.

Обеспечение расходными материалами, контроль своевременного ремонта мебели и техники, учет предложений по улучшению офиса, проверка работы клининга — все это влияет на продуктивность и создает благоприятную рабочую среду.

И здесь вам пригодятся системы Service Desk. Они помогают принимать и распределять заявки, назначать ответственных, контролировать сроки выполнения и отслеживать статус, не тратя время на бесконечные напоминания и поиск информации.

Посмотрите вебинар, чтобы получить базовое представление о том, как работают системы Service Desk.

Программа для управления закупками и учета

Контроль поставок, учет материалов, оптимизация расходов — эти задачи сейчас решают с помощью специализированных программ.

Например, 1С:Предприятие (модули «Закупки», «Склад»). Позволяет вести бухгалтерский и управленческий учет, автоматизировать процессы закупок (от формирования заявок до контроля оплаты) и управлять складскими запасами.

Программы для организации командировок

В некоторых компаниях в обязанности офис-менеджера входит организация командировок: бронирование билетов и гостиниц, оформление документов, контроль расходов.

• Яндекс Командировки
  Платформа для организации командировок, интегрированная с сервисами Яндекс.Go для бизнеса. Позволяет бронировать транспорт, проживание и даже организовывать питание сотрудников в поездках.
   
• ELMA КЭДО (модули «Отпуска» и «Командировки») 
  Система электронного документооборота с функционалом для управления командировками. Помогает автоматизировать процессы согласования поездок, оформления приказов, подготовки авансовых отчетов.
   
• Ракета
  Цифровая платформа для организации командировок и управления расходами. Предлагает инструменты для бронирования, отчетности, аналитики и контроля затрат на командировки.

Системы управления автопарком

Если в обязанности офис-менеджера входит контроль автопарка компании, ему нужно разбираться в специализированных программах.

• 1С:Управление автотранспортом
  Решение для автоматизации учета и управления автомобилями компании. Позволяет контролировать расходы на ГСМ, следить за сроками ТО, формировать путевые листы и т.д.
   
• ANTOR LogisticsMaster
  Система для управления транспортной логистикой, которая также включает в себя функционал для управления автопарком.

Этот список программ — отправная точка для профессионального развития. Начните с тех инструментов, которые наиболее актуальны для текущих задач, и постепенно расширяйте компетенции. 

Владение продвинутыми программами — это всегда преимущество, открывающее путь к карьерному росту.