Как устроено бухгалтерское сопровождение и зачем оно нужно ООО в 2024

Бухгалтерское сопровождение

Удаленная бухгалтерия набирает популярность среди предпринимателей. Привычная практика найма сотрудников на постоянную работу уже не так актуальна, как раньше.

В данной статье мы разберем суть бухгалтерского сопровождения, объясним, почему его внедрение не является сложной задачей, и почему стоит отказаться от штатного бухгалтера в пользу аутсорсинга.

Когда нужно бухгалтерское сопровождение компании

Бухгалтерское сопровождение бизнеса — это большой комплекс бухгалтерских услуг, который осуществляется сторонней организацией. Он важен для облегчения всей вашей работы с бухгалтерией. Его предоставляют профессиональные бухгалтеры и аудиторские компании.

Правильное ведение бухгалтерии обеспечит фирме порядок в финансовых процессах, создаст системность в работе и поможет вести бизнес с полным соблюдением законодательства. А также поможет избежать сюрпризов в виде переплаты по налогам или штрафов и пени. Согласно исследованию рейтинговой группы RAEX, бухгалтерское сопровождение стало еще более востребованным, чем в прошлых годах, и попало в лидеры среди услуг в 2023 году. Многие предприниматели и руководители предпочитают воспользоваться услугами профессиональных бухгалтеров и аутсорсинговых компаний, вместо штатного сотрудника. И этому есть множество причин.

Как формируют стоимость услуг 

В самом начале каждому предпринимателю необходимо осознать, что не существует единого стандарта к формированию цены на рынке аутсорсинга. Компании-аутсорсеры при расчете финальной тарифной ставки опираются на:

• количество первичных документов;
• время затраты менеджеров, бухгалтеров и юристов (тарификация на почасовой основе);
• общий оборот, выручку и даже статус компании.

Из-за этой многообразной практики сравнивать цены напрямую между разными компаниями затруднительно и даже может привести к ошибкам. 

В чем отличие бухгалтерского сопровождения от бухгалтерского обслуживания

Сейчас эти два понятия так сильно переплетены между собой, что часто используются взаимозаменяемо, хотя они на самом деле имеют некоторые различия. 

Бухгалтерское сопровождение — это услуги, которые охватывают только определенную часть бухгалтерского учета компании-заказчика. По сути, это перепроверка работы вашего штатного бухгалтера. 

Например, если руководитель начал сомневаться в чистоте работы своего штатного бухгалтера и задумался об аудите, он может обратиться к компании-аутсорсеру за услугой бухгалтерского сопровождения.

Бухгалтерское обслуживание — это более проактивный и углубленный подход в бухгалтерском аутсорсинге, когда клиента предостерегают от возможных финансовых рисков и предлагают стратегические рекомендации для оптимизации финансов компании.

Все о документации, прогнозах и отчетах аутсорсинга

Документация

Передать на аутсорсинг можно как полный пакет отчетных документов, так и конкретные формы в зависимости от своих потребностей, например:

• Ведение бухгалтерского учета.
• Декларации по всем видам налогов.
• Бухгалтерская отчетность, баланс и приложения. 
• Формирование отчетности для ПФР и ФСС.
• Предоставление нулевой отчетности.

Отчетность

Аутсорсинговая компания может представить отчетность в разных форматах, в том числе с использованием электронных форм. Руководитель предоставляет ЭЦП (свою электронную цифровую подпись) или доверенность для представления отчетности.

Аутсорсинговые компании стремятся снизить беспокойство своих клиентов и улучшить прозрачность взаимоотношений. Для клиентов предоставляются Личные кабинеты, которые позволяют отслеживать текущие рабочие процессы и соблюдать сроки выполнения задач. Следует помнить, что бухгалтерская компания, демонстрирующая ответственный подход к качеству (о чем они часто заявляют в коммерческом предложении), заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур. 

Все правовые отношения между клиентом и бухгалтерской компанией закрепляются силой юридического договора. Кроме того, уважаемые бухгалтерские фирмы обязательно страхуют свою профессиональную ответственность на существенные суммы. Это неоспоримое преимущество аутсорсинга бухгалтерии по сравнению с наемным бухгалтером.

Прогнозы

На этапе ведения переговоров важно уточнить у бухгалтерской компании, как она предупреждает своих клиентов о важных изменениях в законодательстве. Запросите примеры предыдущих рассылок или информационных материалов для других клиентов. Компания, которая дорожит своими клиентами не просто будет копировать новости из СМИ, а предоставит информацию с экспертными выводами и предложением конкретных решений.

Комплексное бухгалтерское сопровождение компаний

Оказание услуг бухгалтерского сопровождения в формате «все включено» представляет собой полную замену бухгалтерии, включая как главного бухгалтера, так и всю бухгалтерскую службу.

Этот вид бухгалтерского сопровождения бизнеса охватывает широкий спектр задач, включая ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет заработной платы, сбор и обработку первичных документов, подготовку платежных документов для банков, а также представление разнообразных отчетов и деклараций.

Кроме того, на комплексном бухгалтерском сопровождении бизнеса:

• Доработают или заменят учетные системы, что может повысить эффективность учетных процессов и обеспечить их соответствие современным требованиям.
• Проверят, правильно ли заполнены первичные документы
• Подготовят отчетность и посчитают сколько нужно заплатить работникам
• Дадут профессиональные советы по вопросам бухгалтерии и налогов.

Услуги частичного бухгалтерского сопровождения

К выборочному аутсорсингу бухгалтерии чаще всего обращаются по просьбе главного бухгалтера. Желание делегировать некоторые свои обязанности проверенным фирмам появляется в результате следующих обстоятельств:

• Они не планируют увеличивать штат сотрудников и решать связанные с этим организационные вопросы, такие как найм, адаптация, обучение новых сотрудников, их контроль и мотивация, что занимает много времени и усилий.
• Они стремятся распределить обязанности с бухгалтерской фирмой, освобождая себя от ответственности за управление особенно сложными или высокорисковыми аспектами бухгалтерии.
• Они ценят возможность обратиться за бесплатной экспертной консультацией по профессиональным вопросам на горячей линии бухгалтерской фирмы.

В каждой бухгалтерии существуют участки, которые требуют значительных усилий и времени, но не обязательно требуют высокого уровня экспертизы главного бухгалтера. Поэтому оказание услуг бухгалтерского сопровождения компаний представляет собой отличное решение.

Наиболее популярные области, которые передаются на бухгалтерское сопровождение, включают:

• Расчет заработной платы сотрудников.
• Учет кассовых операций (особенно важно для розничных торговых компаний).
• Обработка первичных документов, особенно актуальная для компаний, которые подвергаются аудиту или часто проходят проверки со стороны налоговой.

Почему выгодно воспользоваться комплексным сопровождением

Компании подвергающиеся частым проверкам, могут ощутить значительные преимущества от комплексного бухгалтерского сопровождения. В отличие от частичного обслуживания, комплексное бухгалтерское сопровождение предоставляет возможность сокращения налоговых обязательств через разнообразные методы. Например, можно изменить систему учета, внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), использовать хостинг или арендовать программное обеспечение 1С. При комплексном сопровождении компания может получить консультации по оптимизации налогообложения, а также юридическое сопровождение, включая рекомендации по правовым аспектам, связанным с финансовой и налоговой деятельностью.

В чем разница между бухгалтерским сопровождением под руководством самозанятых или фрилансеров и целых компаний

• Компании имеют большой опыт и сталкивались за время своей практики с самыми разными ситуациями, что говорит о них как о более опытных и надежных подрядчиках.
• Бухгалтерское сопровождение удобно тем, что вся ответственность за корректность и своевременность учета несет аутсорсинговая компания. Клиенту не нужно содержать собственный штат бухгалтеров, оборудовать рабочие места и обучать персонал.
• Бухгалтер-фрилансер может вести несколько проектов одновременно, порой жертвуя качеством работы или допуская ошибки из-за переутомления.
• Самозанятый и фрилансер не станет искать возможные пути обхождения в спорных или «накаляющихся» ситуациях. 
• Компания-аутсорсер будет решать проблемы здесь и сейчас, в режиме реального времени.

Какому бизнесу подойдет бухгалтерское сопровождение

Одним из ключевых преимуществ крупных бухгалтерских фирм является возможность взаимодействия с высококвалифицированными профессионалами. В этих компаниях действует эффективная система подбора персонала, включающая многоуровневое письменное и устное тестирование, а также предоставляется обширная программа профессионального обучения.

Врезка: Важно! Исполнительный директор, который самостоятельно подбирает бухгалтера для постоянного трудоустройства, зачастую лишен специализированного образования в области бухгалтерии. Это вынуждает его делать выбор, опираясь на косвенные показатели, такие как опыт работы, рекомендации от знакомых и личные впечатления. Иногда помогают профессиональные тесты, но даже они не являются всегда безусловным залогом высокого качества.

Бухгалтерское сопровождение позволяет вам избежать проблем с управлением персоналом, так как аутсорсер берет на себя оформление, обучение и контроль над своими сотрудниками, а при необходимости может их заменить. Следовательно, вы перестаете быть зависимыми от конкретных сотрудников.

Сколько стоит бухгалтерское сопровождение бизнеса

Если целью компании является сокращение расходов на бухгалтерию, не стоит просто запрашивать стоимость услуг и сравнивать ее с текущими затратами. Переход на аутсорсинг бухгалтерии предоставляет возможность пересмотреть ситуацию в компании и выбрать наиболее подходящий подход. К тому же, как мы говорили ранее, стоимость бухгалтерского сопровождения рассчитывается исходя из объема работ.

Как выбрать компанию для работы с удаленной бухгалтерией

Владельцу бизнеса может быть сложно разобраться, какие критерии, помимо стоимости, следует учитывать при выборе бухгалтерской компании для оказания услуг бухгалтерского сопровождения. Существует большое количество рейтингов, которые составлены с учетом приоритетов компаний и здесь важно понимать одну важную деталь. В общем и целом, такой подход имеет смысл. Тем не менее, необходимо понимать, что одним из действительно авторитетных рейтингов является рейтинг «Эксперт РА». 

Лидеры первой тройки или пятерки обеспечивают высококачественное обслуживание малого и среднего бизнеса. Они выделяются рейтингом по уровню технологической развитости и организации. Они специализируются на аутсорсинге конкретных бухгалтерских процессов, таких как расчет заработной платы, подготовка авансовых отчетов и так далее. Представленные в нем компании прошли тщательный отбор и подтвердили свою финансовую надежность, предоставив подтверждающие документы.

На что обратить внимание помимо стоимости обслуживания:

Стаж и масштаб предприятия. Если компания-аутсорсер функционирует менее 10 лет и имеет небольшой штат (до 50 сотрудников), это может указывать на то, что у нее не было достаточно времени и ресурсов для полноценного развития в зрелый и технологичный бизнес. Такая организация может столкнуться с трудностями в области взаимозаменяемости персонала, эффективной коммуникации, обеспечения контроля качества и т.д.

Используют понятные регламенты. Проверьте документы обозначающие все процессы работы. Регламенты могут свидетельствовать о наличии критериев работы и системы для сотрудников. Изучив эти регламенты, вы сможете лучше понять, как работает бухгалтерское сопровождение и что можно ожидать от нее в плане сроков и качества работы.

Технологичность. Убедитесь, что компания придерживается современных технологий для контроля качества, готовы обеспечить своему клиенту конфиденциальность бухгалтерской информации и коммуникации. Технологическая оснащенность считается важным аспектом для надежных бухгалтерских компаний.

Финансовая ответственность. Компания должна быть готова предоставить полис страхования профессиональной ответственности. Вам остается только убедиться, что он действителен. Проверьте, что условия ответственности провайдера прописаны в Договоре.