Что такое электронная подпись и какую выбрать для бизнеса

Развитие современных технологий постепенно переводит все наши рутинные процессы в цифровой формат. Если раньше в магазины за продуктами, техникой или одеждой мы ходили пешком или добирались на транспорте, то сейчас уже не представляем свою жизнь без сервисов доставки и маркетплейсов, которые позволяют сделать все онлайн. Также произошло и в сфере документооборота. Сегодня, чтобы подписать любой документ, можно оформить электронную подпись. Что это такое и какая подпись вам нужна — давайте разбираться.  

Что такое электронная подпись и когда она появилась?

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог рукописной подписи, который позволяет подписывать документы в электронном виде. Первый стандарт электронной подписи в России появился еще в 1994 году, тогда она называлась ЭЦП — электронная цифровая подпись. Сегодня этот термин устарел, специалисты используют более современный — ЭП. В 2011 году был принят федеральный закон №63-ФЗ, подробно объясняющий и регламентирующий создание и применение электронной подписи.  

Виды ЭП: чем отличаются и для каких документов подходят?

В России существуют простая и усиленные электронные подписи. 

Простая электронная подпись (ПЭП) — это комбинация цифровых данных, подтверждающая какое-либо действие пользователя, например, логин и пароль или СМС-код. Такая подпись не подходит для важных документов, она формируется без криптографических преобразований, поэтому наиболее уязвима. Также ПЭП не позволяет точно определить подписанта и не дает гарантии, что документ не будет изменен в одностороннем порядке после его утверждения. 

Усиленные подписи более надежные, так как создаются системой криптографической защиты информации (СКЗИ). Она формирует 2 уникальные последовательности знаков — открытый и закрытый ключи. Доступ к закрытому ключу есть только у владельца, а открытый ключ математически связан с закрытым и позволяет определить подлинность электронной подписи.

Выделяют два вида усиленных электронных подписей: квалифицированную и неквалифицированную. 

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП или КЭП) — вид подписи, к которому предъявляются самые строгие требования закона. Она используется для подписания важнейших документов, которые особенно внимательно контролируются государством. Например, с помощью КЭП можно:

• заключить кредитный или ипотечный договор в банке;
• зарегистрировать право собственности на недвижимость в Росреестре;
• получить патент или зарегистрировать товарный знак;
• сдавать отчетность в налоговую инспекцию.

Конечно, этими сценариями применение КЭП не ограничивается: ее можно использовать и для любых других документов. Вопрос здесь лишь в удобстве и целесообразности. Из-за высоких требований к КЭП со стороны регуляторов, процедура ее получения довольно сложная: только очно, с обязательной идентификацией представителем аккредитованного удостоверяющего центра. Для рутинного документооборота, не подлежащего регистрации в государственных реестрах, есть более гибкое решение — УНЭП. 

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП или НЭП) тоже создается с применением криптографии, а значит определяет личность подписантов и делает невозможным внесение правок в одностороннем порядке после подписания хотя бы одним участником документооборота. Этот вид ЭП подходит для 95% документов среднестатистического бизнеса в России. И главное — закон позволяет получить НЭП очень быстро и легко — с идентификацией личности с помощью Госуслуг. 

Примеры документов, которые можно подписать с помощью НЭП:

• договор услуг или закрывающие документы (кроме счетов-фактур) между физическими и юридическими лицами, а также самозанятыми;
• договор аренды или авансовый договор с риелтором;
• дистанционное заключение трудового договора, а также многие кадровые документы (заявление на отпуск, внутренние приказы и распоряжения);
• документы для общедомовых собраний и собраний учредителей фирмы;
• документы для страховых компаний и многое другое.

Какую же подпись выбрать для бизнеса? 

Конечно, все зависит от задач и потребностей вашего бизнеса. Выбирайте КЭП, если вы регулярно подписываете документы, которые особенно внимательно контролируются государством. Но помните, что затраты на этот вид подписи будут выше, так как к ней применяются самые строгие требования и она обладает самым высоким уровнем надежности.

Если же вам нужно перевести большую часть рутинного документооборота в онлайн, облегчить работу с сотрудниками на удаленке, или расширить географию бизнеса с клиентами из регионов, то намного удобнее сделать это с помощью НЭП. По закону для признания НЭП сторонам документооборота необходимо заключить дополнительное соглашение о признании такой ЭП — это одно из основных отличий НЭП от КЭП. А выпустить НЭП можно онлайн за пару минут.