От бумаги к байтам: для чего бизнесу внедрять СЭД

Признаком зрелой ИТ-инфраструктуры компаний выступают системы электронного документооборота (СЭД). Их роль и значение переходят сегодня в разряд обязательного «гигиенического минимума».

И вот почему 

Точно так же, как элементарные гигиенические процедуры необходимы для поддержания здоровья человека, СЭД служат основой здоровой бизнес-экосистемы компании. Легко интегрируясь в ИТ-инфраструктуру, СЭД предлагают преимущества, выходящие далеко за рамки простого удобства, становясь неотъемлемым элементом развития устойчивого бизнеса. 

Представьте, что вы тратите часы на поиск важного документа, погребенного под пеленой бесконечной бумажной волокиты. Системы СЭД упорядочивают этот хаос, облегчают мгновенный поиск нужной информации и оптимизируют рабочие процессы, экономя время и повышая производительность. 

Например, на фоне частых изменений нормативных требований СЭД обеспечат соответствующую классификацию, автоматизируют контроль версий договоров и хранение документов, а также будут вести контрольные журналы и много другое, что снижает финансовые риски и вероятность штрафных санкций.

Требования современной бизнес-среды — слаженное взаимодействие и кооперация всех структурных подразделений компании. Разрозненность информационных потоков крайне негативно влияет на финансовые результаты. 

СЭД позволяют обеспечить быстрый обмен ключевой информацией в режиме реального времени, организовать удаленную работу персонала, а также автоматизировать совместное создание документов, что способствует командной работе и гибкости в принятии управленческих решений.

Не менее важная причина обратить внимание на внедрение системы электронного документооборота — безопасность. 

Человеческий фактор, нарушения целостности данных и утечка конфиденциальной информации могу нанести бизнесу существенный ущерб. СЭД предлагают надежные протоколы безопасности, контроль доступа и шифрование для эффективной защиты чувствительной информации от халатности сотрудников и внимания злоумышленников.

Наконец, физическое хранение документов занимает ценное офисное пространство. Оно сопряжено с канцелярскими затратами, содержанием архивных помещений, расходами на печать, подшивку, поиск нужного документа и тому подобное. Тогда как СЭД устраняет эти расходы, освобождая неэффективно используемые площади, экономя компании деньги и время.

Локальная актуальность 

В качестве иллюстрации, подтверждающей востребованность СЭД, приведем данные исследования компании Koniсa Minolta, собранные в ходе анализа ИТ-зрелости российских компаний в 2023 году.

В опросе приняли участие свыше 150 компаний из более 10 отраслей российской экономики. Оценивались приоритетные направления развития и функциональные области, затронутые автоматизацией, а также приоритетные предпочтения развития корпоративных ИТ- систем на 2024 год. 

Значительную долю участников исследования составили компании из трех областей: производство (24%), телеком и ИТ (16%), финансовый сектор (13%). 

43% респондентов выделили область внедрения систем электронного документооборота в число приоритетных направлений развития корпоративной ИТ инфраструктуры. 

При этом 91% респондентов уже используют СЭД в разных функциональных областях, и главной задачей 2024 года для них станет миграция на отечественные импортонезависимые решения. Компании, которые еще не внедрили СЭД (9%), планируют начать внедрение с таких областей как договорный процесс, канцелярия и электронный архив.

По данным Konica Minolta, в первую очередь импортозамещаются крупные компании с численностью АРМ 500+, а переход с зарубежных решений продолжится в течение 2024 года. 

Примечательно, что, несмотря на непростую экономическую ситуацию, около половины респондентов (44%) заявили о сохранении объемов финансирования направлений по автоматизации бизнес-процессов. При этом треть участников исследования сообщили об увеличении бюджета на автоматизацию.

По итогам исследования 77% участников исследования выделили в качестве приоритетной области для внедрения СЭД сопровождение договорных процессов, 63% — автоматизацию работы канцелярии, а 59% опрошенных компаний — отслеживание движения первичных документов. 

Также, для дальнейшего углубления использования СЭД там, где он уже внедрен, в фокусе выделены направления, связанные с усовершенствованием внутренних бизнес-процессов, косвенно влияющие на рентабельность бизнеса: электронный архив (39%) и кадровый электронный документооборот (35%). 

Отраслевые рекомендации

По нашему опыту работы на российском рынке, можно сказать, что системы электронного документооборота будут востребованы во всех отраслях и сферах бизнеса. Финансы, производство, логистика — отрасли, для которых СЭД может быть жизненно необходимым, поскольку не только автоматизирует документооборот, но и делает его прозрачным. И чем масштабнее и крупнее организация, чем больше ее географическая рассредоточенность, сложнее и запутаннее документооборот, тем существеннее будет ощущаться положительный эффект от внедрения СЭД. 

Как правило, это компании различного уровня, деятельность которых связана с производством и поставкой широкой номенклатуры товаров, а также предоставлением услуг для большого количества потребителей. Например, банки, ретейлеры, телеком-операторы, логистические компании, сетевые провайдеры, электросетевые и сбытовые компании. СЭД незаменима для FMCG- и фарм-компаний, аптечных сетей, а также компаний с государственным участием, предоставляющие услуги населению. 

Время на СЭД

Проекты по внедрению системы электронного документооборота могут занимать разное время в зависимости от размеров организации, текущего состояния ее документооборота, требований к будущей СЭД и варьироваться от нескольких недель до нескольких лет.  

Наиболее оптимально привлекать к внедрению СЭД специалистов компании-интегратора, обладающих пониманием систем данного типа и опытом их внедрения. Надежный партнер в таком проекте поможет избежать основных ошибок и правильно построить процесс внедрения СЭД. 

Специалисты интегратора помогают в подготовке детального списка бизнес-процессов, которые нужно автоматизировать, плана перехода к новой модели и ведут сопровождение на всех этапах внедрения. 

Примечательно, что проекты СЭД не требуют от компаний создания и согласования специальных метрик эффективности системы. Так, 61% участников нашего исследования заявили, что при внедрении СЭД в ИТ-инфраструктуру они не использовали метрики, что подтверждает безусловную необходимость внедрения СЭД для компаний в любой отрасли. И, как отмечают сами компании, для внутренних процессов СЭД дает кратный рост производительности и скорости исполнения поручений, что подтверждается внутренними бенчмарками до и после внедрения.