Автоматизация выдачи временных пропусков в БЦ: опыт УК «Теорема»
Делимся опытом клиента об использовании Wave Service для выдачи временных пропусков для гостей, курьеров, грузчиков и других посетителей бизнес-центров
Задача:
- Автоматизировать выдачу временных пропусков для посетителей бизнес-центров.
Причина:
Растущее число посетителей и, как следствие, заявок на временные пропуска создавало высокую нагрузку на отдел аренды и службу охраны.
Чтобы попасть в бизнес-центр, людям приходилось стоять в очередях и заполнять бумажные журналы — это сказывалось на лояльности к управляющей компании. Процесс требовал изменений и автоматизированного подхода к выдаче пропусков.
Контекст: знакомство и раннее сотрудничество
Управляющая компания «Теорема» является одним из крупнейших игроков на рынке коммерческой недвижимости Санкт-Петербурга.
Наше сотрудничество началось в 2019 году, когда компания WavePoint взяла на поддержку продукт smart.space — систему для взаимодействия собственников, арендаторов и представителей управляющих компаний.
Узнать больше о связи Wave Service и smart.space, а также о нашем пути к универсальному Service Desk можно здесь.
Сегодня «Теорема» — это ключевой заказчик Wave Service и один из главных генераторов идей по развитию продукта.
Временные пропуска: проблемы и поиск решения
На объектах управляющей компании действует строгая пропускная система, предусматривающая использование постоянных и временных пропусков.
Постоянные пропуска оформляются для сотрудников УК и арендаторов в установленном порядке через отделы кадров и службу безопасности.
Оформление временных пропусков представляет собой более сложную задачу.
По статистике Wave Service, в будний день объекты «Теоремы» посещают более 1800 человек, которым необходим временный гостевой пропуск. Среди них курьеры, доставщики воды, гости арендаторов и грузчики.
Оформление временных пропусков по старинке вызывает неприятные ассоциации:
- отстоять очередь к охране
- заполнить бумажный журнал
- предъявить личные документы
- подождать, пока все проверят
- не потерять временную карту-пропуск
Такая ситуация плохо отражалась на лояльности к управляющей компании и вызывала недовольство посетителей и потенциальных клиентов. Уже в 2016 году «Теорема» занялась поиском решения.
Чтобы централизовать поток заявок на пропуска, для начала процесс организовывали так: арендаторы обращались к менеджерам отдела аренды, и менеджеры уже вручную занимались оформлением пропусков.
Но со временем количество бизнес-центров и арендаторов росло, и этот подход стал неэффективным.
Что не устраивало в ранних решениях
Ключевыми требованиями «Теоремы» к потенциальному решению были прозрачность и удобство.
- С одной стороны, управляющая компания должна была иметь полный контроль над доступом на объекты, включая информацию о целях визита и личности посетителей.
- С другой — необходимо было обеспечить комфорт посетителей, исключив длительное ожидание в очередях и сложности, связанные с получением пропуска.
На первых этапах автоматизации данного процесса выдача пропусков осуществлялась по SMS через систему контроля и управления доступом (СКУД). На тот момент в УК уже использовали систему Nedap AEOS.
Чтобы запросить пропуск, необходимо было отправить SMS по предельно точному алгоритму: с верным указанием целей посещения, личного номера заявителя и контактов гостя.
Пропуск выдавался только в том случае, если номер заявителя был в базе проверенных контактов «Теоремы». Для этого арендаторы предварительно писали в отдел аренды с просьбой одобрить их контакты для получения пропусков.
Процесс выдачи пропусков по SMS имел ряд недостатков:
- Строгая форма заполнения требовала много времени и предельной точности: необходимо знать, куда отправить сообщение и какие данные указать.
- Если заявитель допустил ошибку, система не разрешала дальнейшую выдачу пропуска. Процедуру приходилось выполнять заново.
Кроме того, первоначальная версия системы smart.space поддерживала только один тип пропусков — гостевой, предназначенный для посетителей арендаторов (курьеров, клиентов, грузчиков и других).
Это не соответствовало всем потребностям управляющей компании и не позволяло полностью автоматизировать процесс, сохраняя высокую нагрузку на отдел аренды.
Как помогает Wave Service
В конце 2019 команда Wave Service вместе с «Теоремой» приступили к доработке приложения, и сейчас оно успешно применяется во всех бизнес-центрах УК.
Помимо автоматизации пропускной системы, заказчик пользуется и другими возможностями Wave Service: сервисные заявки, бронирования, объявления и корпоративный мессенджер для внутренней коммуникации.
Мы интегрировали систему через API со СКУД «Теоремы» и добавили новые типы пропусков, например, пропуск для ТМЦ.
Как сейчас оформляют пропуска в системе
Арендатор заводит заявку «Заказать пропуск» в мобильном приложении. Заполняет поля формы и отправляет на согласование.
Процесс оформления временного пропуска в мобильном приложении Wave Service - Система проверяет наличие прав и корректность заполнения данных.
- Если все в порядке, заявка подтверждается. Если что-то не так, заявка отклоняется и обязательно указывается причина. В обоих случаях арендатору приходит push-уведомление.
Посетителю приходит SMS с QR-кодом, который и служит пропуском в бизнес-центр.
SMS с временным пропуском в бизнес-центр - Посетитель прикладывает QR-код к турникету на пункте охраны и проходит без заполнения бумажных журналов и предъявления документов.
- Специалист службы охраны на мониторе видит всю информацию: кто этот человек, к кому он пришел и с какой целью.
Благодаря слаженной работе с заказчиком, мы смогли облегчить работу отдела аренды и службы охраны.
- Помимо гостевых пропусков, в систему добавили пропуска для операций с товарно-материальными ценностями: доставка и вывоз ТМЦ курьерами и арендаторами.
Пропуска для ТМЦ используются при заезде/выезде арендаторов из помещений. В заявке перечисляется список ТМЦ для учета в охранном пункте. Специалист сверяет имущество по готовому списку и не тратит время на заполнение бумажной отчетности.
- В рабочий день через приложение оформляют около 1 800 гостевых пропусков. В выходной — более 250 пропусков.
- Пропуск в среднем оформляется за 3 минуты.
- За период с 2020–2025 создано около 1,7 миллиона заявок на оформление гостевого пропуска; более 190 тысяч пропусков для выноса и доставки товарно-материальных ценностей курьерами; и около 30 тысяч пропусков для выноса ТМЦ арендаторами.
- Ранее на пропускных пунктах объектов «Теоремы» работали 2 охранника, чтобы избежать большого скопления очередей. Сейчас достаточно одного сотрудника, поскольку пропала необходимость проверять документы и записывать информацию о госте — все уже есть в системе.
Менеджерам отдела аренды больше не нужно вручную обрабатывать запросы на временный пропуск. Арендаторы активно заказывают гостевые пропуска самостоятельно через приложение: за день стало обрабатываться втрое больше заявок.
Наша статистика подтверждает, что автоматизация пропускной системы — это выгодное решение. Так, вы экономите значительное количество времени и ресурсов, повышаете лояльность к управляющей компании и выглядите современно и высокотехнологично для арендаторов.
Источники изображений:
Личный архив компании
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль