Как обосновать боссу затраты на внедрение HR-проекта

Средний и крупный бизнес ужесточают требования к обоснованию проектов. Даже если вы выходите с пачкой успешных клиентских кейсов, доказательными цифрами и отраслевыми премиями, все равно приходится уделять огромное внимание тому, чтобы грамотно, наглядно и прозрачно аргументировать причины и перспективность внедрения новых HR-проектов внутри компании. Известно много случаев, на внутреннюю аргументацию проекта среди разных кругов лиц, принимающих решения, уходили месяцы или даже год.

Предлагаемая модель состоит из двух блоков. Первый нужен, чтобы  максимально емко скомпоновать всю ключевую информацию о проекте. Второй блок посвящен расчету возврата инвестиций (ROI), то есть ть финансовому обоснованию критериев, по которым мы будем оценивать эффективность проекта.

Первая задача: максимально емко и понятно представить суть проекта в презентации или обосновании. 

Для этих целей возьмем за основу Business Model Canvas Александра Остервальдера. Эта модель широко известна в предпринимательских кругах, так как изначально создавалась для предоставления понятной и наглядной картины бизнес-модели нового бизнеса или нового направления в уже существующем. 

Она помогает понять, что мы собираемся продавать, кому, по какой ценовой политике, какие партнерства и каналы сбыта использовать, а также что потребуется для реализации проекта.

Взяв за основу эту модель, мы адаптировали ее для презентации проектов внутри компании. Конечно, можно подготовить подробный документ с большим количеством текста, картинок и цифр. Но  руководители — люди очень занятые. Они мечтают о том, чтобы тратить как можно меньше времени на изучение информации для принятия решения. 

Идеальная картина выглядит так: сотрудник в двух словах объясняет, что предлагается суперперспективная вещь, на внедрение нужно три месяца, а возврат инвестиций будет 300%. Такой подход, основанный на Business Model Canvas, сокращает объем информации, который мы доносим до руководителя, при этом делает его максимально наглядным.

Пройдемся по блокам нашей адаптированной Business Model Canvas и заполним ее на примере внедрения корпоративного портала. Корпортал — это комплексное решение с разнообразным функционалом и широким набором метрик, которые позволяют рассчитать возврат инвестиций.

Первый блок, который необходимо заполнить — это определение задачи, которую мы собираемся решить.

Например, внедряем корпоративный портал. Какие задачи стоят перед нами? Это может быть:

• Повышение информированности сотрудников.
• Улучшение знаний о корпоративных новостях и актуальной повестке.
• Повышение вовлеченности сотрудников.
• Снижение текучести кадров.
• Улучшение коллаборации между сотрудниками.

При формулировке задачи крайне важно использовать формулировки, привязанные к бизнес-метрикам, а не перечислять функциональные возможности. 

Для руководителя «создание единого социального пространства» — это описание решения, а не задачей, которая стоит перед коллективом.  Задача же может звучать как «объединение сотрудников единой коммуникационной средой для повышения сопричастности бренду, укрепления командного духа, создания профессиональных сообществ и, как следствие, снижения текучести кадров». Она будет измеримой и будет иметь четкую связь с бизнес-результатами. 

Следующий пункт напрямую связан с первым: в чем будет измеряться эффект.

Когда у нас есть ответ на этот вопрос, проект сразу приобретает серьезный вес. Мы не просто придумали идею — мы придумали, как ее измерить.

Допустим, у в компании никогда не было корпоративного портала, или был старый, самописный, а внедрили новую, современную систему. Как можно измерить эффект от его внедрения? 

• Первый вариант — измерять эффект с помощью опросов. Например, если цель — повышение вовлеченности, то можно проводить регулярные опросы и отслеживать динамику вовлеченности сотрудников. В таком случае для оценки эффективности используется посещаемость портала (дневная, недельная, месячная) и то, насколько сотрудники активно взаимодействуют с контентом.
• Если портал более социально ориентирован, то измеряется количество просмотров, лайков и комментариев к новостям. А если портал предполагает пользовательский контент, то важный показатель — сколько сотрудников становятся авторами, наполняющими платформу. Уже даже сформировался специальный термин — UGC (User Generated Content), или пользовательский контент, в  компаниях он трансформировался в EGC — Employee Generated Content. Также есть внутренние метрики, такие как Engagement Rate — ER (рейтинг вовлеченности).
• Если задача — удержание сотрудников, то ключевым показателем будет снижение текучести кадров. Сложность в том, что этот показатель нельзя измерить за короткий срок — динамика оценивается как минимум за год.

Как измерить эффект? Однозначного ответа нет, но важно зафиксировать договоренности. Например, можно опросить совет директоров и сотрудников, а затем напомнить боссу: «Мы договорились спросить совет, и они сказали „да“, так что, пожалуйста, выделите бюджет».

Более точные метрики возможны в корпоративных системах. В одной компании заменяли старый портал на новый. Оценивали эффект через скорость поиска: раньше сотрудники тратили X человеко-часов на запросы, после обновления — в пять раз меньше. Это пересчитали в деньги и показали директору: «Смотрите, сколько мы сэкономили».

Дальше определяем аудиторию. 

Это поможет определить специфические особенности. 

Например, если компания территориально распределенная, нужно, чтобы портал работал даже в самых отдаленных деревнях с низкой скоростью интернета. Значит, портал планируется легким, без сложной анимации. Или, допустим, сотрудники работают «в полях» и не сидят за компьютерами. Тогда важно заложить  mobile-first подход: сначала делаем мобильное приложение или хотя бы мобильную верстку сайта. 

Определение аудитории также поможет адаптировать проект под конкретный контекст. 

Например, при запуске геймификации, если аудитория возрастная, анонсировать проект можно как «программу признания и поощрения лучших». А если аудитория молодая — можно добавить больше драйва, например, в стиле «Звездных войн» или гонок.

Кто будет делать? 

Во-первых, есть ли у проекта руководитель и, конечно, для технических решений всегда нужны IT-специалисты. Стоит заранее также обсудить детали с «безопасниками» — это позволит понять будет проект развернут во внутреннем контуре или можно ли использовать «облака», и маркетологами, чтобы привлечь ресурсы для развития проекта.  Задача показать, что команда сформирована, и директору не нужно ни о чем беспокоиться. «Пожалуйста, дайте мне таких-то людей, они необходимы для реализации».

И, наконец, самое интересное — бюджетирование.

Сначала поговорим о затратной части, а следующим шагом обсудим возврат инвестиций.

Вопрос: «А сколько будет стоить корпоративный портал на 1000 человек?» аналогичен вопросу: «Сколько стоит дом?» Ведь домом может оказаться и новая башня в Москва-Сити, и дачный домик, и трехкомнатная квартира. У каждого свое представление, и стоимость, конечно, будет разной. 

Однозначного ответа на этот вопрос нет, но давайте посмотрим из чего обычно складывается цена, в случае если планируется использование внешнего ПО, а не разработка решения с нуля внутри компании. 

• Лицензии:  серверные лицензии, если решение размещается на внутренних серверах компании, или облачные, если вы арендуете сервера и размещаетесь «облаке».
• Серверы и серверное ПО: если решение разворачивается внутри компании будут затраты на серверы и сопутствующее программное обеспечение.
• Работы по внедрению.

Покупая готовое ПО, вы всегда покупаете конструктор, который нужно адаптировать под вашу компанию и наполнить контентом.  Это база, на которой выстраивается целевая конфигурация под задачи вашей компании. Сюда входит настройка полей профиля пользователя, синхронизация данных, оргструктуры, разработка стратегии для новостей, модерации идей, конфигурации уведомлений и многое другое.

Такая адаптация может включать:

• Предпроектный анализ.
• Написание технического задания.
• Целевую кастомизацию (например, синхронизацию с 1С, чтобы сотрудники подтягивались автоматически).

• Дизайн в цветах и шрифтах вашего бренда.

  

Эксплуатация;
После внедрения начинается этап эксплуатации. Обычно он начинается с пилота, когда решение начинает использовать рабочая группа. На этом этапе часто появляются новые пожелания, поэтому рекомендуем заложить в бюджет строку «тайм-энд-материал» — часы, которые бюджетируются, но расходуются по необходимости. Это такой запас, который  используется для оперативных изменений в проекте.

Дополнительные затраты;
Например, написание документации, обучение сотрудников и внутренняя PR-кампания. Если это инструмент для массового использования (например, корпоративный портал), сотрудников нужно научить им пользоваться и привить эту привычку.  Для более узких инструментов, например, рекрутинговых ATS, это не нужно, достаточно будет обучения для рекрутеров.

Стоимость владения.
В тендерах часто просят указать не только стоимость внедрения, но и стоимость владения на 5 лет. Это важно, потому что после внедрения у вас все равно будут затраты:

• Обновления лицензий.
• Техническая поддержка.
• Кастомизация новых функций (силами внешних подрядчиков или внутренних программистов).
• Контентное сопровождение (нужен руководитель проекта, который будет этим управлять).

Теперь переходим к следующему вопросу: что именно будет включать в себя наш корпоративный портал? 

Корпоративный портал — это очень интересная сущность на HR-tech рынке, потому что у него нет строго определенного набора функций. Рекрутинговые ATS или системы управления обучением (LMS) можно сравнивать по функционалу, но с корпоративными порталами это практически невозможно. 

На этой картинке представлена экосистема HR-tech среды от программы повышения квалификации «HR-архитектор». 

Исторически корпоративный портал всегда был связан с внутренними коммуникациями: новости, телефонный справочник, миссия и ценности компании — чтобы сотрудники понимали, что происходит в компании. 

Но дальше начинается бесконечное расширение функционала. В портал можно добавить LMS, а еще функции оценки и мотивации, программы признания, аналитики. Аппетит, как говорится, приходит во время еды.

Особенно это стало заметно в 2022 году, когда с рынка ушли западные провайдеры. Тогда появилось множество тендерных запросов (или исследований рынка), в которых компании хотели получить «все в одном»: и подбор, и обучение, и программы льгот, и многое другое. Однако за три года, что мы живем без зарубежных провайдеров, такое универсальное HR-tech решение так и не появилось. Даже крупные игроки не закрывают 100% этих потребностей. Более того, они ориентируются на крупный бизнес, а для компаний с численностью менее 1000 человек такие решения недоступны.

Решения на  российском рынке развиваются вокруг своих ключевых функций. Например, Websoft изначально специализировался на LMS, и это до сих пор его сильная сторона. А «Пряники» 13 лет назад начали с корпоративной социальной сети и генерации идей — это функции, вокруг которых выросла целая экосистема: обучение, работа с идеями, базы знаний, опросы, мобильное приложение и так далее.

В нашей Business Model Canvas нужно крупными мазками определить, какие функции будет включать итоговое решение. Если в компании уже есть сложная IT-инфраструктура поможет слайд с блок-схемой, где будет показано, как портал взаимодействует с другими системами: берет данные из Active Directory, отдает данные в ДМС и так далее.

И последний пункт —  вишенка на торте: как будем вовлекать сотрудников и продвигать новое решение?

Что сделаем, чтобы сотрудники заходили на портал и активно им пользовались?

Заполненная бизнес-модель будет основным слайдом презентации, с которым вы выйдете на защиту проекта и который закроет все вопросы руководителя. Возможно потребуются дополнительные слайды с расшифровкой каждого пункта,  а возможно, руководитель даже не станет углубляться в детали и скажет: «Ребята, молодцы, все продумали. Супер! Берите бюджет, идите в бухгалтерию».

Переходим к числовому обоснованию возврата инвестиций. 

Чтобы понять, какой эффект принесет корпоративный портал,  можно использовать следующие источники данных: 

1. Исследования и статистика.

Мировые или российские исследования, которые показывают влияние подобных инструментов на ключевые HR-метрики — на текучесть кадров, вовлеченность и другие показатели. Например, компании, которые тратят хотя бы 1% фонда оплаты труда на программы нематериального признания, имеют более низкую текучесть по сравнению с теми, кто этого не делает. Это данные от известных исследователей, таких как Gartner и Gallup.

2. Бенчмарки компаний вашего сектора.

Посмотрите, как подобные решения работают в других компаниях вашей отрасли. Такие данные можно найти в публикациях, блогах (например, блог «Пряников» или других HR-tech платформ), на вебинарах и в статьях. B2B-платформы активно занимаются контент-маркетингом, и их кейсы с цифрами — это отличный источник информации.

3. Самостоятельный расчет возврата инвестиций (ROI).

Приведем пример расчета.

Допустим, в компании 1000 сотрудников, каждый из которых в среднем 10 раз в год запрашивает справку. На обработку одной справки вручную уходит полчаса. Если автоматизировать процесс, время сократится до 10 минут. Учитывая среднюю зарплату сотрудника, который занимается обработкой, легко рассчитать экономию.

Без портала затраты на обработку справок составляют, например, 5 миллионов рублей в год. С порталом и автоматизацией — 3,5 миллиона. Экономия — 1,5 миллиона рублей в год. За два года это уже 3 миллиона рублей. Также можно измерять время поиска внутренних экспертов, стоимость текучести (во взаимосвязи с вовлеченностью), экономический эффект от внедрения идей, которые сотрудники будут предлагать на портале. Ищите, что можно измерить, и конвертируйте в деньги.

Подведем итог 

Чтобы получить добро и бюджет на реализацию своего HR-проекта, необходим емкий и понятный план, в составлении которого нам поможет Business Model Canvas, и расчет потенциального экономического эффекта от внедрения проекта. Качественно подготовив и просчитав оба пункта, вы максимально повышаете свои шансы получить бюджет на свою идею, воплотить ее в жизнь и получить славу, почет, премии и повышение. Удачи!