Как использовать методологию scrum в нефтегазовой компании

Agile довольно сложно адаптировать к основным текущим процессам в производственных и инжиниринговых компаниях. Но его можно применить, например, в маркетинге. Конкретным кейсом scrum-подхода делится Алена Дмецова, руководитель отдела маркетинга АО «ОВЛ-Энерго».

1. Что такое scrum

Цифровизация производства — хотим мы этого или нет — активно отвоевывает свое место, проникая даже в те процессы, которые, казалось, всегда будут исключительно «офлайновыми». Поэтому совершенно естественно, что рост роли представителей IT-сферы и их вовлеченности в деятельность компании приводит к изменениям в философии управления, которое становится более гибким. Один из инструментов agile — методология scrum — оказался неожиданно эффективным в маркетинговой деятельности.

Scrum подразумевает поэтапное достижение поставленной задачи командой даже в том случае, если сложно представить итоговый результат или проект кажется очень масштабным и «тяжеловесным». Иными словами — если мы знаем итоговую цель, но как к ней двигаться до конца не понимаем, то scrum может стать своеобразным навигатором.

Важные этапы работы в рамках системы scrum:

• разработка бэклога и сбор команды;
• планирование спринтов;
• scrum-митинги;
• подведение итогов спринта;
• ретроспектива и оценка результатов проекта.

2. В чем суть каждого этапа scrum-метода

Разработка бэклога — это подготовка подробного технического задания для scrum-команды. Здесь мы ставим цель проекта и составляем полный перечень задач с детальным описанием каждой, чтобы через две-три недели каждый в команде мог прочесть формулировку и понять, что конкретно нужно сделать. Есть еще важное правило — в процессе создания бэклога должна участвовать вся команда: владелец продукта, scrum-мастера и сотрудники, которые будут непосредственно работать над решением поставленных задач. Scrum-мастера обычно выполняют роль наблюдателей, контролирующих соблюдение основных методологических принципов. Они не берут на себя роль руководителей проекта, не включаются в работу вместо кого-то, а помогают команде двигаться в верном направлении, четко контролируя сроки и дисциплину.

После того как все участники проекта определились со стратегическим видением по проекту, начинается разбивка задач на более мелкие этапы (спринты). Стандартная продолжительность спринта — две недели.

Митинги — это привычные нам планерки. Обычно они проводятся ежедневно, но в нашем случае такая частота сверки результатов не требовалась, поэтому мы встречались дважды в неделю. Scrum-митинги в нашем проекте длились 15 минут, в ходе которых оперативно представлялся статус всех задач, незначительные трудности обсуждались и разрешались сразу, а для более крупных проблем назначались отдельные встречи с участием заинтересованных членов команды. Основная задача каждого сотрудника — осуществлять хотя бы минимальное движение к решению поставленной задачи.

В конце спринта подводятся итоги проделанной работы — обзор занимает около часа. Это позволяет оценить гибкость всего процесса и понять на какой стадии находится разработка проекта. В случае если результат сильно отличается от ожидаемого в худшую сторону, есть возможность оперативно скорректировать бэклог или пересмотреть всю стратегию движения. Сама презентация результатов не подразумевает рефлексии — никто не спрашивает и не объясняет, благодаря чему удалось достичь цели или, наоборот, что оказалось серьезным препятствием, помешавшим решению задачи. А вот после презентации проводится промежуточная ретроспектива, в рамках которой обсуждаются все факторы, способствовавшие или препятствовавшие динамичной реализации проекта.

3. Какую задачу мы решали

Целью проекта было повысить эффективность управления рекламными кампаниями в интернете и в полной мере привлечь активный трафик. Для этого компания искала менеджера, который должен был заняться обработкой заявок от потенциальных партнеров. Новый сотрудник должен был прийти на рабочее место с готовой базой CRM, в которой все процессы будут настроены в достаточной степени эффективно для того, чтобы быстро вникнуть в них и приступить к работе.

На старте мы имели установленную программу «Битрикс24», но CRM-база там не работала. Самостоятельная настройка CRM удовлетворяла нас по всем параметрам, кроме главного — затрачиваемое на нее время. Стало очевидно, что без изменения подхода работу с входящим трафиком быстро наладить не удастся. Тогда было принято решение привлечь к настройке команду профессиональных экспертов по внедрению scrum-подхода.

4. Каких результатов удалось достичь

В результате использования нового подхода были решены следующие задачи:

• настроена CRM-система;
• налажен автоматизированный сбор и систематизация заявок потенциальных контрагентов, полученных через различные каналы, в том числе появилась возможность отслеживания UTM-меток разных рекламных кампаний;
• выстроена воронка продаж и оценка результатов работы рекламного трафика;
• организована автоматическая выгрузка отчетов по трафику;
• интегрированы каналы связи с клиентами посредством мессенджеров WhatsApp (принадлежит корпорации Meta, деятельность которой признана в России экстремистской и запрещена)и Telegram, а также по e-mail;
• все сотрудники перешли на IP-телефонию, что оказалось достаточно удобным.

В итоге на работу был принят менеджер с опытом работы и высокими показателями личной эффективности. Созданная база знаний по взаимодействию с клиентами, в том числе видео-уроки, снятые нами для вновь пришедших сотрудников, позволили кандидату быстро вникнуть в свои рабочие задачи.

5. Почему стоит попробовать scrum

Методика имеет несколько преимуществ:

• каждый член команды несет ответственность за абсолютно конкретный участок работы, но при этом видит свой вклад в общий результат;
• команду можно сформировать так, чтобы навыки и умения отдельных участников делали ее полностью автономной и разносторонней;
• благодаря тому, что от митинга к митингу совершенствуются коммуникации и взаимодействие в команде, совершенствуется и сам реализуемый ею проект;
• появляется внутреннее осознание своей способности быстро и эффективно достигать поставленных задач.

Хотя, конечно, как любой другой управленческий инструмент, scrum имеет и свои недостатки. Это, например, невозможность ее использования в крупных проектах, обусловленная сложностью координации большой команды, или необходимость постоянного общения владельца продукта с сотрудниками, отвечающими за реализацию проекта.

Сегодня методология scrum в нашей компании продолжает использоваться, и в нее вовлекаются новые сотрудники. Реализуемый сейчас проект по созданию нового сайта компании в своей основе тоже имеет технологию scrum.